Un océan de possibilités

Lorsque vous intégrez l’Administration portuaire d’Halifax (APH), vous assumez un rôle utile offrant la possibilité d’avoir une influence réelle à l’échelle mondiale. Les plus grandes compagnies maritimes du monde font escale au port d’Halifax, qui offre des liaisons avec plus de 150 pays. Chaque jour, nos équipes se relient au monde entier à l’aide d’une infrastructure de premier ordre pour offrir à la province une prospérité durable.

Notre mission consiste à faciliter la circulation des biens et des personnes pour favoriser le développement économique, en veillant à l’efficacité, à la sécurité et à la durabilité de nos activités.

Nos activités recouvrent trois domaines : le fret, les croisières et l’immobilier, sous la responsabilité d’équipes dévouées et compétentes. Ayant reçu la certification ISO45001, nous sommes profondément attachés à une culture de la sécurité. Assurer le bien-être de chacun de nos employés est donc pour nous une priorité absolue.

À l’Administration portuaire d’Halifax, vous prendrez part au travail collectif visant à façonner l’avenir de la région, de la province et du Canada.

Nous sommes à la recherche d’un analyste principal des documents et de l’information.

Résumé du poste

Relevant de l’avocate générale / secrétaire générale, l’analyste principal des documents et de l’information est chargé d’apporter un soutien à l’élaboration, la mise en œuvre et la gestion des stratégies, processus et procédures de gestion des documents et de l’information de l’Administration portuaire d’Halifax (APH). La personne retenue dirigera donc la mise en œuvre de projets de modernisation de la gestion de l’information et des documents et veillera à ce que le protocole et la documentation liés au service Info Source de l’APH soient conformes aux exigences législatives.

Vos responsabilités

• Apporter un soutien à la gestion des documents et de l’information au sein de l’APH, notamment en élaborant, en mettant en œuvre et en gérant de nouveaux processus de gestion des documents et de l’information, conformément aux exigences législatives et réglementaires.
• Agir à titre d’expert en matière de pratiques et d’initiatives liées à la gestion des documents et de l’information.
• Contribuer à la mise en œuvre de projets liés à la gestion des documents et de l’information au sein de l’APH, en appliquant les principes de gestion de projets et en collaborant avec divers services de l’organisation.
• Faciliter la communication et préparer des formations pour les personnes clés dans différents services et fournir des conseils et un soutien réguliers.
• Travailler en collaboration avec d’autres services pour mettre en place le système de gestion des documents et de l’information de l’APH et superviser le processus de transition.
• Évaluer l’efficacité du système de gestion des documents et de l’information de l’APH, et recommander les améliorations nécessaires en respectant les nouvelles dispositions législatives.
• Rester informé sur les pratiques exemplaires en matière de gestion des documents et de l’information, y compris les outils technologiques pouvant faciliter la gestion de l’information.
• Effectuer des contrôles réguliers pour déterminer si les employés respectent le système de gestion des documents et de l’information de l’APH.
• Produire de manière indépendante des documents et rapports liés à la gestion des documents et de l’information, et présenter des comptes rendus oraux lors de réunions.
• Agir à titre de coordonnateur de l’AIPRP, et traiter les demandes relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels, en temps voulu et conformément à la loi.
• Contrôler les demandes, assurer le suivi des informations clés, évaluer les demandes et assurer le suivi des mesures requises.
• Collaborer avec d’autres services et les consulter en fonction des besoins.
• Respecter les exigences de la Loi sur l’accès à l’information, assister aux séances d’information et de formation sur l’AIPRP et répondre aux sondages, selon les besoins.
• Revoir et mettre à jour, chaque année et selon les besoins, la documentation liée à Info Source, conformément aux exigences législatives et réglementaires et en collaboration avec les organismes de réglementation et des ministères.
• Préparer des rapports conformément à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, et coordonner la présentation des rapports en temps voulu.

À noter : Afin d’assumer les responsabilités liées à ce poste, la personne retenue devra avoir accès à des documents hautement confidentiels provenant de tous les niveaux de l’APH.

Vos formation et expérience

• Diplôme ou certificat dans un domaine pertinent. Les combinaisons équivalentes d’expérience en gestion de documents ainsi que de connaissance des pratiques et des exigences relatives à la gestion de documents seront prises en considération.
• Posséder un certificat en gestion des documents, p. ex., Certified Records Analyst (CRA) ou Certified Records Manager (CRM), constituerait un atout.
• Expérience en matière de gestion de projets complexes et de grande envergure en gestion de documents.
• Expérience en matière d’élaboration et de mise en œuvre de méthodes de gestion de documents, notamment la numérisation des documents, les délais de conservation et les processus d’élimination.
• Expérience dans la mise en œuvre de la gestion de documents à l’aide de SharePoint et de Microsoft Suite.
• Solides compétences en matière de relations interpersonnelles, d’analyse et de résolution de problèmes, et souci du détail.
• À l’aise pour communiquer avec des interlocuteurs à tous les niveaux, en interne comme en externe.
• Solides compétences en matière de gestion du temps, d’organisation et de planification.
• Excellente aptitude à communiquer à l’écrit et à l’oral.
• Excellent niveau en compréhension écrite (y compris pour les documents juridiques et gouvernementaux).
• Capacité avérée à prendre des initiatives et à faire preuve de jugement.
• Bonne capacité à travailler en équipe ainsi que de manière indépendante.
• Capacité à faire preuve de discernement, esprit d’initiative, et capacité à travailler dans un cadre hautement confidentiel.

Pourquoi vous allez adorer travailler ici

• Un milieu de travail dynamique qui favorise le perfectionnement professionnel.
• Des avantages sociaux qui font la différence.
• Un engagement en faveur du développement durable, Stratégie de développement durable de l’APH.
• Des technologies de pointe et des innovations.
• Une culture inclusive et solidaire.
• Partenariat communautaire, et bien sûr…
• La vue imprenable sur le port d’Halifax depuis nos bureaux.

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L’Administration portuaire d’Halifax cultive une culture d’appartenance. Peu importe qui vous êtes, d’où vous venez, ce que vous pensez, ce en quoi vous croyez ou qui vous aimez, nous vous invitons à postuler. Nous venons tous d’horizons différents, et chacun possède des points de vue et des expériences uniques. Nous invitons donc les personnes 2SLGBTQ+, noires, autochtones et de couleur, les femmes, les nouveaux arrivants et les personnes handicapées à postuler. Si vous avez besoin d’aménagements particuliers pour le processus de candidature et d’entrevue, veuillez nous en faire part.