Une carrière chez Realterm vous permet de prospérer dans un environnement de travail dynamique à grande échelle. Profitez de travailler dans un environnement collaboratif avec des collègues solidaires où vous serez mis au défi de grandir et d'être à votre meilleur chaque jour. Nous offrons à nos employés un ensemble d'avantages sociaux robuste et compétitif. Si vous recherchez une carrière enrichissante dans l'immobilier commercial en capital-investissement, postulez dès aujourd'hui.

Résumé

Fournir le support administratif aux gestionnaires immobiliers pour toutes les opérations visant à atteindre les objectifs financiers et opérationnels du portefeuille canadien en matière de biens immobiliers.

Devoirs et responsabilités essentiels

• Préparer, gérer et suivre les contrats de service, de projet, de construction et commandes
• Aider à préparer des demandes de propositions pour divers services nécessaires à la propriété
• Travailler avec les gestionnaires immobiliers sur les tâches administratives pour les améliorations locatives, les emménagements et les déménagements et les projets d'investissements
• Aider à l’enregistrement des inspections de propriétés
• Établir et maintenir des relations positives avec les locataires, les vendeurs et les entrepreneurs
• Aider à traiter les plaintes des locataires, coordonner avec les fournisseurs et à assurer le suivi de performance
• Effectuer la revue initiale et codification des factures des fournisseurs
• Préparer et suivre les factures de services à facturer aux locataires
• Effectuer le processus de transfert des services liés aux acquisitions/cessions des activités des locataires
• Soutenir le département dans la recherche et le suivi des comptes créditeurs
• Aider à la préparation des rapports des propriétaires, des analyses des écarts et des budgets d'exploitation
• Configuration de nouveaux comptes avec des fournisseurs de services
• Veiller à ce que les fournisseurs et les locataires se conforment aux exigences en matière d'assurance
• Aider à la tenue et au suivi des certificats d'assurance
• Gérer la base de données d'informations sur les locataires et les fournisseurs ainsi que les demandes de stationnement
• Élaborer et tenir à jour des documents et informations utiles à la gestion de chaque propriété
• Maintenir l'organisation des dossiers du département, registres, dossiers de construction, y compris les contrats, les approbations, la vérification de certificats d'assurance, les soumissions pour la construction et déclarations de contrats
• Maintenir et diriger les efforts administratifs de yardi elevate, y compris, mais sans s'y limiter, la saisie et le suivi des avis de service entrés dans le système de bon de travail
• Tenir à jour les coordonnées des bâtiments et les listes de personnes-ressource en cas d'urgence pour chaque propriété
• Aider à la préparation des plans d'intervention d'urgence, le cas échéant, au sein du portefeuille canadien
• Assurer le suivi de l'état des inspections et des certifications des équipements et collaborer avec les gestionnaires immobiliers pour qu'elles soient menées à terme
• Assister les gestionnaires immobiliers dans le processus de transition pour l’acquisition et la cession de biens immobiliers
• Aider la direction de la Gestion immobilière en matière de soutien administratif et la mise en œuvre d'initiatives à l'échelle du département, y compris, mais sans s'y limiter, la gestion et le suivi des procédures opérationnelles
• Effectuer des projets de recherche spéciaux occasionnels
• Assurer la suppléance de la réception lorsque le responsable est absent du bureau ou n’est pas à son poste. Les tâches comprennent les appels téléphoniques et la correspondance du bureau, y compris les courriels, l'accueil des clients en visite et livraison, les commandes de fournitures et nourritures, ainsi que les services administratifs, selon les besoins

Compétences

• Responsabilité
• Caractère, confiance, intégrité
• Planification, prise de décisions et initiative
• Développement et apprentissage
• Collaboration, communication et travail d'équipe

Qualifications requises

• Maîtrise de l'informatique avec Microsoft Office.
• Expérience avec Yardi un atout
• Fortes aptitudes en communication verbale et écrite et des compétences efficaces en matière d'organisation et de résolution de problèmes.
• Le candidat doit être capable de prendre des initiatives et de résoudre des problèmes. Nécessite la capacité de maintenir un comportement accessible et amical et de travailler avec des priorités et des demandes concurrentes.
• Doit également être en mesure de développer des relations de travail efficaces avec le personnel, les propriétaires, les locataires et les vendeurs.
• Doit être organisé et soucieux des tâches à accomplir, capable de travailler dans un environnement où le rythme est rapide et où l'esprit d'équipe est à l'œuvre, avec des échéances multiples, et de s'adapter facilement à des priorités changeantes
• Capacité de rédiger et de rédiger des notes détaillées, de fournir des communications aux locataires et aux fournisseurs et d'aider à préparer des rapports et des présentations de manière claire et concise
• Souci du détail avec la capacité de transmettre des informations oralement et par écrit d'une manière claire et concise en français et en anglais pour communiquer avec les collègues et les clients à l'extérieur du Québec.

Études et/ou expérience

• Minimum (1) à (2) deux ans d'expérience dans l'aide au personnel de gestion des biens immobiliers et des biens immobiliers et des responsabilités supplémentaires de soutien administratif.
• Certains cours techniques scolaires et / ou collégiaux sont utiles, en comptabilité immobilière ou immobilière un plus.
• Un diplôme AS / AA ou une combinaison équivalente d'études, de formation et d'expérience supplémentaire est requis, ainsi qu'une facilité et une facilité de travail avec des chiffres.

Environnement de travail

Le poste travaillera dans un bureau général et peut nécessiter des déplacements, jusqu'à 10 % du temps par année, vers des bureaux éloignés en fonction des besoins organisationnels et opérationnels.

Exigences physiques

Doit être en mesure de rester dans une position stationnaire pendant la majeure partie de la journée de travail, assis à un bureau, constamment utiliser un ordinateur. La personne qui occupe ce poste doit être en mesure d'accéder aux classeurs et aux machines de bureau (y compris un ordinateur, un copieur et un télécopieur). À l'occasion, peut avoir besoin de soulever des boîtes allant jusqu'à 10 lbs.

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Realterm privilégie, adopte et valorise des environnements sûrs, inclusifs et collaboratifs et s'engage à construire intentionnellement un lieu de travail où nos employés peuvent réussir. Les employés à temps plein éligibles peuvent participer à notre programme d'avantages sociaux robuste qui comprend des soins de santé (couverture individuelle et familiale disponible), un plan de retraite avec des contributions de contrepartie, des congés payés, des congés de bénévolat, des avantages de bien-être/style de vie et plus encore. Plus d'informations concernant les avantages et la rémunération totale seront fournies pendant le processus d'embauche.

Realterm est un employeur offrant l'égalité des chances, car nous valorisons et respectons la diversité. Nous encourageons la diversité des idées, des opinions, des expériences et des identités. Nous ne pratiquons aucune discrimination dans nos pratiques d'emploi en fonction des classes protégées, y compris la race, la couleur, la religion, le sexe, l'origine nationale, l'âge, le handicap ou les informations génétiques.