Si vous recherchez un environnement de travail à dimension humaine, où la collaboration et l'amélioration continue font partie de votre quotidien, et où vous avez un impact direct sur l'expérience clients, vous êtes au bon endroit ! Sommaire du rôle Le rôle est responsable de fournir une expérience employé fluide et accompagnée tout au long du cycle de vie RH, de l’intégration à la sortie. En tant que principal point de contact RH pour les employés au Canada et aux États-Unis, ce poste offre des conseils au quotidien, répond aux questions sur les politiques RH et veille à ce que les employés se sentent soutenus tout au long de leur parcours.

Un axe clé consiste à administrer les avantages sociaux et les régimes de retraite, à gérer les relations avec les assureurs et à fournir un soutien réactif aux employés concernant les réclamations, les inscriptions et les congés. En outre, le poste coordonne les communications aux employés, promeut les programmes d’avantages sociaux et fournit des mises à jour régulières, accessibles et cohérentes sur les politiques et pratiques RH.

Responsabilités Expérience employé

• Fournir des conseils aux employés sur les sujets RH.
• Gérer l’ensemble des processus d’intégration et de départ, afin d’assurer une expérience employé cohérente et positive.
• Agir comme principal point de contact RH pour les employés, en fournissant des conseils sur les politiques et pratiques RH avec discrétion et professionnalisme.
• Préparer, traduire et diffuser les communications RH, avantages sociaux et paie pour les employés au Canada et aux États-Unis.
• Réaliser des entretiens de suivi (stay et exit interviews) et partager les améliorations possibles avec le HRBP en fonction des retours des employés.
• Organiser des points de suivi avec les nouveaux employés si nécessaire, préparer un résumé des feedbacks et signaler toute information pertinente ou problème au manager et à l’équipe RH pour améliorer l’expérience d’intégration.
• Soutenir les initiatives de santé et sécurité, les audits et certifications, et coordonner avec les partenaires externes si nécessaire.
• Administrer le programme de recommandation d’employés, en communiquant avec la paie pour assurer le traitement rapide des incitatifs. Veiller à la livraison des cartes-cadeaux aux employés éligibles et tenir un suivi des statistiques.

Politiques RH et communications

• Préparer, traduire et envoyer toutes les communications RH aux employés au Canada et aux États-Unis.
• Réviser et mettre à jour les politiques RH, les processus et les organigrammes, en veillant à leur alignement avec la vision et les valeurs de l’entreprise.
• Conseiller les managers et employés sur les politiques RH, interpréter et fournir des orientations sur tous les sujets RH.

Administration des avantages sociaux et de la paie

• Gérer tous les aspects de l’administration des avantages sociaux pour les employés canadiens et américains, y compris les inscriptions, modifications et cessations. Agir comme principal contact pour les employés, assureurs et fournisseurs sur les questions liées aux avantages sociaux.
• Surveiller l’utilisation des avantages, les tendances de coûts et la participation.
• Fournir des conseils aux employés sur l’assurance collective, les régimes de retraite (RRSP/401k) et les procédures de congé. Offrir un soutien pour les réclamations et assurer une communication rapide des informations sur les avantages.
• Organiser des réunions pré-congé avec les employés (ex. congés maladie, maternité) pour examiner les congés, les soldes de vacances et les responsabilités liées aux primes d’assurance.
• Administrer les régimes RRSP et 401k, y compris les inscriptions et les cessations des employés.
• Soutenir le VP RH et le HRBP dans les renouvellements annuels et évaluations des programmes d’avantages sociaux, en collaboration avec les assureurs si nécessaire.
• Collaborer avec le coordinateur RH sur la facturation des avantages sociaux, les rapprochements, les audits et assurer l’exactitude des données.
• Comprendre les processus de paie et fournir un soutien à l’administrateur de la paie si nécessaire, y compris lors des ajustements et rapports de fin d’année. Coordonner certaines tâches de fin d’année avec le coordinateur RH.
• Contribuer à l’amélioration continue des processus d’avantages sociaux et de l’expérience employé en collaboration avec l’équipe RH.

SIRH, processus RH et reporting

• Garantir l’exactitude et l’intégrité des données SIRH, y compris les mises à jour relatives aux avantages, soldes de vacances et dossiers employés.
• Collaborer avec le coordinateur RH pour auditer les données, gérer les rapports récurrents et maintenir la documentation employé à jour.
• Piloter l’amélioration des processus SIRH, les efforts d’automatisation et le développement de modèles et rapports pour améliorer l’efficacité et l’analyse.
• Préparer des rapports RH réguliers (mensuels, trimestriels, annuels), incluant les mouvements de personnel, le turnover, les organigrammes et les soldes de vacances.
• Réviser et améliorer continuellement les processus RH et les outils de reporting en se concentrant sur l’automatisation, la simplification et l’efficacité.
• Coordonner les activités RH telles que le programme de reconnaissance des services et les formations des employés (ex. cours de français).
• Soutenir la préparation du rapport annuel Bill 90 et gérer les inscriptions aux formations des employés.
• Être le principal contact pour les questions de santé et sécurité, coordonner les initiatives, audits et suivis avec DR Conseil.
• Gérer la certification des secouristes et coordonner les besoins spéciaux en fournitures (ex. éléments liés à la COVID).
• Coordonner les processus administratifs tels que le paiement des factures, les demandes de subventions et les rapprochements/rapports annuels pour les paiements liés à la paie et aux avantages (ex. CNESST, DR Conseil, ON EHT, assurance collective, WSIB, WorkSafeBC, Workers’ Compensation US).
• Apporter un soutien aux membres de l’équipe RH sur différents projets et effectuer d’autres tâches RH selon les besoins.

Profil recherché

• Diplôme universitaire en ressources humaines ou relations employé.
• Minimum de 4 ans d’expérience dans un poste similaire.
• Esprit orienté service et capacité à améliorer l’expérience employé via les programmes d’avantages sociaux.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale, avec la capacité de rendre accessibles les informations complexes sur les avantages sociaux.
• Grande attention aux détails pour assurer l’exactitude des données SIRH, des communications sur les avantages et des documents liés à la conformité.
• Excellentes compétences organisationnelles, interpersonnelles et en gestion du temps.
• Esprit d’initiative, créativité, capacité d’analyse et de résolution de problèmes.
• Mentalité d’amélioration continue.
• Capacité à travailler en équipe et dans un esprit de coopération.
• Haut niveau de discrétion et de professionnalisme ; capable de gérer des informations hautement sensibles et confidentielles.
• Maîtrise des outils informatiques (MS Word, Excel, PowerPoint) et des SIRH pour gérer et analyser les données employé.
• Bilingue (français / anglais).

Ce que nous offrons

• Faire partie d’une entreprise internationale bien établie, avec 45 ans d’expérience en courtage en douane et services logistiques.
• Avoir un impact sur la croissance de l’entreprise.
• Un environnement de travail hybride avec 2 jours par semaine au bureau.
• Accès à une plateforme de télémédecine 24/7 et un compte supplémentaire pour frais de santé.
• Programme complet d’assurance médicale et dentaire, couverture de 500$/spécialiste/an.
• Opportunités de développement de carrière au sein d’une entreprise reconnue.
• Travailler dans une entreprise flexible avec un état d’esprit agile.

Omnitrans s'engage à créer et à maintenir un environnement de travail accessible et inclusif afin d'éliminer la discrimination fondée sur l'âge, la couleur de peau, l'origine, la religion, le sexe, l'orientation sexuelle et toute autre caractéristique.