Adjoint(e) de la Vice-rectrice (Relations internationales)
About the role
Veuillez référer au guide
Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)
pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Résumé du poste :
Sous la responsabilité de la Vice-rectrice (Relations internationales), le titulaire est chargé de fournir un haut niveau d'organisation, de planification, de communication, d'administration et de soutien personnel à la Vice-rectrice. En gérant l'emploi du temps et les priorités complexes de la Vice-rectrice, le titulaire gère l'information, l'organisation et la préparation de documents et de correspondances en anglais et en français, et travaille avec un niveau exceptionnel de précision, de jugement stratégique, d'indépendance, de confidentialité et d'efficacité.
Responsabilités principales:
- Le titulaire est responsable de la planification et de la gestion du calendrier de la Vice-rectrice, du triage par ordre prioritaire des réunions et de la prise de décisions concernant les questions urgentes et sensibles liées au calendrier.
- Le titulaire travaille de manière indépendante ou à la demande de la Vice-rectrice. Il résout une série de questions complexes et contrôle les résultats. Il joue le rôle de conseiller et assure le suivi des anomalies, il évalue et résout les problèmes administratifs.
- Le titulaire fournit un soutien administratif de haut niveau à la Vice-rectrice en français et en anglais, notamment en rédigeant des communications à l'intention des parties prenantes externes, en prenant des notes et en préparant les ordres du jour des réunions et les dossiers de documentation.
- Le titulaire comprend et classe par ordre de priorité les multiples questions et dossiers dont s'occupent la Vice-rectrice et l'équipe, en prenant des décisions proactives en fonction du temps disponible et d'un calendrier très exigeant.
- Le titulaire travaille en étroite collaboration et en consultation avec les bureaux du président, du provost et du vice-recteur Avancement universitaire.
- Le titulaire traite des dossiers confidentiels réservés à la haute direction de l'université.
- Le titulaire est responsable des questions administratives et organisationnelles liées aux réunions de la Vice-rectrice et du directeur du bureau « Relations internationales » avec les parties prenantes internes et externes, y compris les collègues de l'université et d'autres partenaires.
- Le titulaire prend les dispositions nécessaires pour accueillir les visiteurs et les délégations.
- Le titulaire gère un ordre du jour complexe pour diverses réunions présidées par la vice-rectrice et le directeur de l'unité « Relations internationales ». Il veille à ce que les réunions soient programmées en temps utile.
- Le titulaire organise et coordonne tous les voyages d'affaires et l'hébergement, ainsi que les exigences en matière de visa et protocole de voyage et soumet les notes de dépenses.
- Le titulaire prépare et soumet les notes de dépenses, réconcilie les fonds et la P-carte et suit les dépenses budgétaires.
- Le titulaire gère les demandes et le processus d'octroi de bourses du Programme de mobilité enseignante pour la création de partenariats
- Le titulaire gère la logistique d'accueil et de départ des membres de l'équipe « Relations internationales ».
- Le titulaire apporte un soutien logistique afin de garantir la continuité des activités de recherche de la Vice-rectrice (voyages de conférence, contrats et allocations du personnel de recherche).
Autres compétences et aptitudes :
- Capacité à travailler dans un environnement dynamique, complexe et à rythme soutenu.
- Expérience de la gestion de calendriers complexes et de priorités changeantes.
- Capacité à établir et à maintenir des relations de travail efficaces avec les parties prenantes internes et externes.
- Sens du jugement et capacité à prendre des initiatives, à faire preuve de créativité et à gérer des situations stressantes avec tact, diplomatie et ingéniosité.
- Capacité avérée à travailler de manière autonome et au sein d'une équipe.
- Excellentes compétences en matière d'organisation et de gestion du temps et capacité avérée à identifier et à mettre en œuvre des améliorations de processus.
- Méticuleux dans la documentation et le contrôle des actions de suivi concernant les dossiers en cours.
- Excellentes capacités de communication en français et en anglais, à l'oral comme à l'écrit.
- Connaissance des tâches telles que le traitement des factures et des notes de dépenses.
- Capacité à travailler dans un environnement PC en utilisant MS Office (Teams, Word, Excel, Power Point et Outlook), Minerva, Workday.
Formation et expérience minimales requises :
DEC III 3 Ans Expérience pertinente /
Salaire annuel :
(MPEX – Classe 03) $61,990.00 - $72,930.00 - $83,870.00
Profil d'emploi:
MPEX-ADM1A - Administration générale – Professionnel 1 (exclu)
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Professeur
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
2025-11-07
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
accessibilityrequest.hr@mcgill.ca
.
About McGill University
McGill University is one of Canada's best-known institutions of higher learning and one of the leading universities in the world. With students coming to McGill from some 150 countries, our student body is the most internationally diverse of any research-intensive university in the country. McGill was founded in 1821 thanks to a generous bequest by James McGill, and since then, we've grown from a small college to a bustling university with three campuses, 11 faculties, some 300 programs of study, and more than 37,500 students. The University also partners with four affiliated teaching hospitals to graduate over 1,000 health care professionals each year.
The goal of McGill University's social media platforms is to strengthen our community, which includes students, faculty, and alumni. The aim is to provide information on events, campus news and promote networking.
McGill University fosters freedom of expression, while valuing respect and collegiality. We encourage respectful dialogue and reserve the right to remove the following: Comments deemed offensive, vulgar or profane; comments off-topic and/or unrelated to posted content; content that infringes on an individual's privacy or copyright.
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- Le titulaire travaille de manière indépendante ou à la demande de la Vice-rectrice. Il résout une série de questions complexes et contrôle les résultats. Il joue le rôle de conseiller et assure le suivi des anomalies, il évalue et résout les problèmes administratifs.
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- Connaissance des tâches telles que le traitement des factures et des notes de dépenses.
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Heures par semaine :
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Superviseur :
Professeur
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L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
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McGill University is one of Canada's best-known institutions of higher learning and one of the leading universities in the world. With students coming to McGill from some 150 countries, our student body is the most internationally diverse of any research-intensive university in the country. McGill was founded in 1821 thanks to a generous bequest by James McGill, and since then, we've grown from a small college to a bustling university with three campuses, 11 faculties, some 300 programs of study, and more than 37,500 students. The University also partners with four affiliated teaching hospitals to graduate over 1,000 health care professionals each year.
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