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Résumé du poste :

Sous la direction du superviseur immédiat, fournit un soutien administratif et de secrétariat pour les activités administratives et celles liées aux affaires étudiantes. Participe au bon fonctionnement des opérations de l’unité. Est responsable des documents et dossiers de l’unité. Agit comme personne‑ressource pour les politiques et procédures. Coordonne les activités liées à l’admission, aux examens, à l’inscription et à la diplomation. Conseille les étudiants et résout les problèmes liés à leur dossier. révise les documents afin d’en assurer la qualité linguistique et l’exactitude. Administre les comptes de l’unité.

Tâches et responsabilités principales :

• Participe à l’organisation de toutes les activités pédagogiques telles que l’horaire d’enseignement, les rotations, les stages à option et le journal club ;
• Tient un registre des horaires. Informe les résidents, le corps professoral enseignant, ainsi que les autres professionnels de la santé et membres du personnel administratif concernés, de l’horaire et de tout changement ;
• Traite et attribue les dossiers de candidature des nouveaux résidents des programmes ;
• Coordonne l’organisation des événements du programme de formation, y compris : entrevues, séance d’orientation annuelle pour les résidents de première année, dîner de bienvenue, cérémonie de remise des diplômes, retraites des résidents, journée/soirée de la recherche, journée carrière, etc. ;
• Reçoit les demandes de congés (vacances, congés d’études, congés médicaux, congés pour conférences) des résidents ;
• Surveille et concilie les comptes, relevés et rapports ;
• Enregistre les dépenses et fournit les relevés de comptes sur demande ;
• Prépare les dossiers pour les comités de sélection aux fins d’examen et d’évaluation ;
• Traite les évaluations de formation (vérification des 6 mois et vérification finale) dans le programme One45 ou un système similaire ;
• Planifie les réunions, contacte les participants et réserve les salles. Aide à préparer l’ordre du jour. Assiste aux réunions, rédige les procès‑verbaux et assure le suivi des décisions relevant de son domaine de responsabilité ;
• Coordonne et maintient la documentation conformément aux exigences d’agrément des programmes ;
• Prépare les rapports et autres documents nécessaires pour présentation au Consortium canadien d’agrément des résidences (CanRAC) ;
• Met à jour l’information dans le guide du résident, les manuels, le programme One45 ou un système similaire, le lecteur réseau, etc. ;
• Organise certaines opérations en lien avec le début du semestre, les demandes de prêts, l’évaluation des cours et de la résidence, ainsi que la planification et la surveillance des examens. Prépare les horaires et effectue les réservations de salles pour l’unité. Planifie et réserve les examens de l’unité.

La liste des tâches et responsabilités ci‑dessus est représentative et ne constitue pas une liste exhaustive et détaillée de toutes les tâches qu’un employé dont le poste correspond à cette description pourrait être appelé à effectuer.

Autres compétences et/ou aptitudes requises :

• Au moins 2 ans d’expérience en affaires étudiantes dans un rôle en contact direct avec les étudiants.
• Une expérience préalable en milieu clinique est considérée comme un atout.
• Doit être axé sur le client et orienté service, avec une capacité démontrée d’interagir avec le personnel et les résidents à tous les niveaux. Initiative démontrée, solides compétences organisationnelles, capacité à établir les priorités et à gérer plusieurs tâches simultanément afin de respecter des échéances changeantes. Aptitude à résoudre des problèmes, orienté vers les résultats. Capacité avérée à travailler de manière autonome et au sein d’une équipe. Souci du détail et aptitude démontrée à relire et réviser la correspondance et d’autres documents en utilisant une orthographe, une grammaire et une ponctuation appropriées. Capacité à rédiger des procès‑verbaux précis. Expérience en planification d’événements. Discrétion et patience dans la gestion de renseignements confidentiels. À l’aise dans un environnement PC utilisant les programmes Microsoft Office et des bases de données spécialisées telles que MyCourses, Minerva, Banner, les programmes One45. Connaissance avancée d’Excel et de Zoom (doit être en mesure de planifier des réunions, gérer les mots de passe, les salles de répartition, etc.) essentielle. Connaissance de MS Teams (planification de réunions, création de fichiers partagés, etc.) constitue un atout important. Excellentes compétences en communication et relations interpersonnelles. Maîtrise de l’anglais et du français, à l’oral et à l’écrit.

Note : Le lieu du poste dépend des besoins du département, mais la formation débute au 680 Sherbrooke.

Formation et expérience minimales requises :

DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariat

Salaire horaire :

(AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65

Heures par semaine :

33.75 (Temps plein)

Superviseur :

Gestionnaire aux affaires étudiantes

Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :

2027-01-31

Date limite pour postuler :

2026-05-19

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca***.***