Position: Senior Corporate Administrator - Client Accounting

Location: Montreal, Canada

About Us

The Maples Group is a global leader in financial services, trusted by many of the world’s largest hedge fund managers, private equity firms, and international corporations. Our side-by-side financial and legal teams consistently deliver award-winning services to a global client base, offering unrivalled learning and career opportunities to our 2,500 colleagues worldwide.

What is it like to work here?

We are driven to excel, and collaboration is key to our continued success. We can go further for our clients because we go further for each other too. Our inclusive culture creates an environment where people can be themselves at work while doing their best work. No matter where you work in the Maples Group, you will be part of a global team.

The Opportunity

We are looking for an accomplished Senior Corporate Administrator to join our Client Accounting team as part of our financial services business in Montreal.

Consistently recognised as one of Montreal’s Top Employers, the Maples Group established our operations in the central downtown area in 2009. Our Montreal office exemplifies our culturally rich and entrepreneurial organisation, with over 300 colleagues from 50 countries collaborating to deliver best-in-class solutions to clients worldwide.

Your primary responsibilities include:

• Be responsible for preparation, review and maintenance of US IRS tax administration forms and corporate registrations for a large number of entities in 40+ jurisdictions;
• Be responsible for monitoring multiple central inboxes that receive a high volume of emails every day;
• Interact with global colleagues, as well as our clients and their counsel;
• Ensure that all tax forms and registrations are performed and reviewed in accordance with established protocols;
• Be expected to perform other duties including maintaining trackers on MS-Excel, preparing weekly/ monthly reports, billing & invoicing and maintaining proper records of client work; and
• Be responsible for coaching and managing junior staff.

The successful candidate will demonstrate a strong ability to complete tasks in a timely manner in accordance with protocols, will be proficient in all MSOffice and Microsoft applications and must be able to work on their own initiative or as part of a team.

What You Bring

In addition to a commitment to delivering superior candidate and stakeholder experiences:

• The successful candidate will be a University graduate or associate, preferably in business administration, finance or accounting with an excellent academic background;
• Will demonstrate a strong ability to complete tasks in a timely manner in accordance with client protocols,
• Ability to work well under pressure in order to meet client and regulatory deadlines;
• Ability to multi-task;
• Excellent organisational skills and a strong attention to detail;
• Excellent written and oral communication skills in English;
• Be able to liaise externally with clients at various levels and internally at the Maples Group;
• Will consistently strive for excellence, take pride in executing their responsibilities efficiently and accurately, and proactively look for opportunities to recommend improvements to systems and processes.

Benefits & Rewards

The most enduring professional relationships are reciprocal relationships. The Maples Group prioritises employee health and wellbeing. Depending on your location, we offer a range of benefits, including:

• Comprehensive health coverage (medical, dental and optical)
• Competitive vacation packages
• Educational assistance and professional development programmes
• Savings or pension plan
• Life insurance
• Travel insurance
• Global mental wellness programme
• Sports clubs and social events

You can learn more about the Maples Group on our corporate website. Experience our culture and our people on our Careers Page or on LinkedIn.

Disclaimer: All personal information collected during the application process will be used for recruitment-related purposes only. Please refer to our Job Applicant Privacy Notice at maples.com/privacy for details on how we handle personal information relating to job applicants.

“Please note that it is the Maples Group standard policy to undertake various background screening checks on all applicants to whom a conditional job offer is made. Except for roles based in the Republic of Ireland, the background checks will include criminal records checks when a conditional job offer is made. If you have a criminal record, it does not mean that your job offer will be automatically withdrawn. The Maples Group will make all job offer decisions on a case-by-case basis and will take a number of factors into account, such as the role that you are applying for and the nature and circumstances of the past offence. You will have the opportunity to discuss the matter with us before a decision is made. Further details will be provided at the time any conditional job offer is made.”

Poste : Administrateur principal d’entreprise – Comptabilité des clients

Emplacement : Montréal, Canada

À propos de nous

Le Groupe Maples est un leader mondial des services financiers auquel font confiance bon nombre de gestionnaires de fonds de couverture, de sociétés de capital-investissement et d’entreprises internationales parmi les plus importants au monde. Nos équipes financières et juridiques, qui travaillent côte à côte, fournissent constamment des services primés à une clientèle mondiale, offrant ainsi des possibilités d’apprentissage et de carrière inégalées à nos 2 500 collègues dans le monde.

Comment est-ce de travailler ici?

Nous sommes déterminés à exceller et la collaboration est la clé de notre réussite constante. Nous pouvons aller plus loin pour nos clients parce que nous allons aussi plus loin les uns pour les autres.

Notre culture inclusive crée un environnement où les gens peuvent être eux-mêmes au travail, tout en donnant le meilleur d’eux-mêmes. Quel que soit votre lieu de travail au sein du Groupe Maples, vous ferez partie d’une équipe mondiale.

Le poste

Nous recherchons un administrateur principal d’entreprise accompli pour se joindre à notre équipe Comptabilité des clients au sein de notre activité de services financiers à Montréal.

Constamment reconnu comme l’un des meilleurs employeurs de Montréal, le Groupe Maples a établi ses activités dans le centre-ville en 2009. Notre bureau de Montréal illustre bien la richesse culturelle et l’esprit d’entreprise de notre organisation, avec plus de 300 collègues de 50 pays qui collaborent pour fournir des solutions de premier ordre à des clients du monde entier.

Vos principales responsabilités comprennent :

• assurer la préparation, l’examen et la tenue des formulaires d’administration fiscale de l’I.R.S. (États-Unis) et des inscriptions d’entreprises concernant un grand nombre d’entités réparties dans plus de 40 territoires;
• gérer la surveillance de plusieurs boîtes de réception centrales qui reçoivent un volume important de courriels chaque jour;
• interagir avec les collègues à l’échelle internationale ainsi qu’avec nos clients et leurs avocats-conseils;
• veiller à ce que tous les formulaires fiscaux et les inscriptions soient effectués et examinés conformément aux protocoles établis;
• accomplir d’autres tâches, notamment la tenue de fichiers de suivi dans MS Excel, la préparation de rapports hebdomadaires/mensuels, la facturation et la conservation d’archives appropriées sur le travail des clients;
• assurer l’encadrement et la gestion du personnel subalterne.

Le candidat retenu démontrera une forte capacité à accomplir des tâches dans les délais impartis conformément aux protocoles, maîtrisera toutes les applications MS Office et Microsoft et devra être capable de travailler de sa propre initiative ou en équipe.

Votre contribution

Outre un engagement à offrir une expérience supérieure aux candidats et aux parties prenantes :

• diplômé universitaire ou associé, de préférence en administration des affaires, en finance ou en comptabilité, avec un excellent parcours académique;
• grande capacité à accomplir les tâches dans les délais impartis, conformément aux protocoles du client;
• capacité à travailler sous pression afin de respecter les délais des clients et de la réglementation;
• capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois;
• excellentes capacités d’organisation et grand souci du détail;
• excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais;
• capable d’assurer la liaison avec les clients à différents niveaux et à l’interne au sein du groupe Maples;
• recherche constante de l’excellence, fierté de s’acquitter de ses responsabilités avec efficacité et précision et recherche proactive d’occasions de recommander des améliorations aux systèmes et aux processus.

Avantages sociaux et récompenses

Les relations professionnelles les plus durables sont celles qui reposent sur la réciprocité. Le Groupe Maples accorde une grande importance à la santé et au bien-être de ses employés. Selon votre lieu de travail, nous offrons une gamme d'avantages, notamment :

• une protection complète en matière de santé (soins médicaux, soins dentaires et soins de la vue);
• des offres de vacances compétitives;
• des programmes d’aide à l’éducation et de perfectionnement professionnel;
• un régime de retraite ou d’épargne;
• une assurance vie;
• une assurance voyage;
• un programme global de bien-être mental;
• des clubs sportifs et des activités sociales.

Pour en savoir plus sur le Groupe Maples, visitez notre site Web d’entreprise. Découvrez notre culture et notre équipe dans notre page Carrières ou sur LinkedIn.