Type d’emploi :

Employé

Durée en mois(pour les emplois à durée déterminée) :

24

Famille d’emplois :

Administration des études

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Services scolaires - Études supérieures

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/09/18

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):

2025/09/29

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 08

Échelle salariale :

$64,865.00 - $81,935.00A propos de la faculté de génie
La faculté de génie s'efforce de fournir un environnement d'apprentissage qui favorise l'excellence et l'innovation, la pratique éthique et la responsabilité envers la société. Notre milieu de travail dynamique et stimulant vous motivera à donner le meilleur de vous-même tout en vous offrant des possibilités d'évolution et de développement professionnel. Notre travail créé un réel impact dans la vie de nos étudiants, qui deviendront les futurs leaders et acteurs du changement de notre société. Nous travaillons au sein d’une communauté dédiée à concevoir des innovations qui contribueront non seulement à l'avancement de la technologie, mais aussi à des solutions qui révolutionneront l'industrie. Venez façonner l'avenir AVEC NOUS !

• Nous travaillons dans un environnement hybride - trois jours par semaine sur le campus.

Raison d’être du poste :

Diriger le processus d’admission aux programmes sous sa responsabilité, en assurant l’interprétation et l’application des pratiques, des procédures et des politiques visant à accroitre l’efficacité et l’efficience du processus d’admission et à atteindre les objectifs d’admission de l’unité et de l’Université.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

Admissions:

1. Développer, évaluer et assurer les services d’accueil et les services d’information offerts aux candidats potentiels, afin de cerner les besoins véritables, et conseiller les candidats au sujet des programmes d’études disponibles, des bourses d’admission et des conditions d’admission, en tenant compte des antécédents scolaires et des projets de carrière.

2. Analyser et préparer les dossiers d’admission selon les exigences de l’Université et s’assurer que toutes les exigences soient satisfaites. Déterminer l’admissibilité des candidats, gérer l’entrée des données et préparer les dossiers pour évaluation par les comités d’admission. Vérifier l’exactitude des listes des différents statuts des étudiants et apporter les corrections nécessaires.

3. Recevoir et traiter la documentation des étudiants dans le cadre du processus d’admission aux études supérieures, afin d’identifier les documents officiels et non officiels, selon les normes établies. Assurer une gestion efficace du système de numérisation et d’indexation des dossiers étudiants, ainsi que des documents au dossier électronique des étudiants. Signaler les problèmes à la responsable des services scolaires.

4. Calcul de moyenne : Effectuer les calculs de moyenne d’admission pour les étudiants canadiens et internationaux selon les normes établies de l’Université. Vérifier l’accréditation des universités canadiennes et internationales ainsi que l’authenticité des documents soumis, et relever les conditions d’admission au moment approprié. Faire tout autre calcul de moyenne exigé durant les études des étudiants.

5. Déterminer l’admissibilité des candidats basée sur les moyennes calculées et refuser les dossiers qui ne satisfont pas à la moyenne minimale.

6. Entrer les recommandations aux offres d’admission et aux offres de bourses aux systèmes informatiques.

7. Appuyer les comités d’admission dans l’interprétation des règlements de l’Université. Travailler en étroite collaboration avec les directeurs des programmes d’études supérieures et les agents scolaires afin de créer un réseau de communication optimale.

Bourses et subventions :

1. Coordonner le processus d’évaluation des bourses internes et externes, et appuyer les programmes dans l’interprétation des règlements. Analyser et préparer les dossiers de bourses externes selon les critères des agences subventionnaires et préparer les dossiers pour l’évaluation du Comité de bourses. Faire les calculs de moyenne selon les exigences des agences subventionnaires.

2. Renseigner les candidats sur les exigences des bourses d’admission, des bourses offertes par la Faculté et les bourses des agences subventionnaires (BESO, CRHS, IRSC, CRSNG). Organiser les séances d’information à l’intention des étudiants en ce qui a trait aux différentes bourses, en collaboration avec les responsables des études supérieures.

3. Recueillir les documents nécessaires afin d’évaluer les bourses facultaires et recueillir les informations une fois la bourse octroyée. S’assurer que la demande soit complète. Appuyer les étudiants pour remplir leur demande de remboursement de voyage, le cas échéant.

Ce que vous apportez:

• Connaissances approfondies des programmes d’éducation postsecondaire, des règlements scolaires et des services universitaires normalement acquises au moyen d’une formation postsecondaire ou d’une expérience équivalente.
• Expérience de l’analyse, de la gestion et du contrôle de dossiers scolaires.
• Expérience en interprétation, explication et application de règlements et de méthodes.
• Expérience dans un rôle de conseiller et de service à la clientèle dans le milieu scolaire.
• Expérience dans l’utilisation des systèmes informatisés SIS/uoCampus, Talisma, Calculateur, Document Manager, ou de systèmes similaires, et de logiciels tels que Windows, traitement de textes, bases de données, tableurs, courriel et Internet.
• Expérience en rédaction administrative dans les deux langues officielles.
• Aptitude supérieure en communication interpersonnelle, en travail d’équipe et en résolution de problèmes.
• Expérience à travailler sous pression et à organiser son travail en fonction d’échéanciers stricts.
• Bilinguisme (expression orale et écrite).

#LI-Hybrid

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

**Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :**Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.