About Calian

At Calian, we help organizations overcome obstacles, manage risks, and drive progress. Since 1982, we’ve grown from a small consulting firm into a trusted global company across defence, space, health, nuclear energy, public safety, and government.

We create innovative solutions that tackle complex challenges and help organizations and communities stay resilient, informed, and connected. If you’re driven by purpose and energized by solving real-world challenges, we want you on our team.

Job Type: Full Time

Aperçu du poste

L’Adjoint(e) administratif(ve) relève du gestionnaire, Opérations satellites (MSO), et joue un rôle clé dans le soutien des opérations satellites en fournissant des services administratifs et de soutien aux installations de haute qualité. Le poste est responsable de la coordination des installations, du maintien des dossiers opérationnels, du suivi des consommables et des contrats, et agit comme point de contact central pour les parties prenantes internes et externes tout au long du cycle de vie opérationnel du système.

Responsabilités

Coordonner avec le personnel des installations du client afin de soutenir l’entreposage et l’accès aux pièces de rechange et aux articles consommables

Maintenir des dossiers précis des articles achetés, y compris les niveaux de stock, les taux de consommation et les coûts

Assurer le suivi, la documentation et la production de rapports réguliers sur l’utilisation des consommables et les coûts associés

Maintenir les dossiers et les mises à jour de l’état des renouvellements de contrats liés aux opérations satellites

Coordonner avec le personnel de sécurité du client afin de faciliter l’accès aux installations pour le personnel des opérations satellites, les sous-traitants et les visiteurs

Exploiter et maintenir le service d’assistance des installations en répondant aux demandes et en les dirigeant de façon appropriée

Maintenir des dossiers tels que des plans, des plans d’aménagement, des listes téléphoniques et des bases de données de sécurité

Gérer les bases de données assurant le suivi du personnel et de l’équipement des opérations satellites

Aider à la préparation de rapports et de documents pour les opérations satellites

Agir comme principal point de contact pour les clients internes et externes

Coordonner les arrangements de voyage et la soumission des rapports de dépenses avec le personnel interne

Fournir un soutien administratif autorisé au personnel du client, au siège social et aux agences externes

Effectuer d’autres tâches administratives selon les besoins, dans le cadre du rôle

Qualifications

Diplôme d’études secondaires ou équivalent (obligatoire)

Diplôme en soutien administratif (considéré comme un atout)

Expérience à titre d’adjoint(e) administratif(ve), d’administrateur(trice) de bureau ou d’assistant(e) administratif(ve) virtuel(le) constitue un atout important

Maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Excel, Access et PowerPoint

Excellentes compétences en communication écrite et orale

Excellentes aptitudes organisationnelles et de gestion du temps

Grand professionnalisme, discrétion et bon jugement dans le traitement de renseignements confidentiels

Exigences supplémentaires

Capacité d’obtenir et de maintenir une cote de sécurité requise (le cas échéant)

Aisance à travailler dans un environnement sécurisé et opérationnel

Capacité à coordonner avec plusieurs parties prenantes internes et externes

Disponibilité pour soutenir occasionnellement des besoins opérationnels ou de planification, au besoin

Rémunération

Échelle salariale

45 000 $ – 60 000 $

Poste vacant

Nous avons 1 poste disponible.

Position Overview

The Administrative Assistant reports to the Manager, Satellite Operations (MSO) and plays a key role in supporting satellite operations through high-quality administrative and facility support services. This position is responsible for coordinating facilities, maintaining operational records, tracking consumables and contracts, and serving as a central point of contact for internal and external stakeholders throughout the operational system life cycle.

Responsibilities

Coordinate with customer facility personnel to support storage and access to spares and consumable items

Maintain accurate records of procured items, including stock levels, depletion rates, and costs

Track, document, and regularly report on consumable usage and associated costs

Maintain records and status updates for satellite operational contract renewals

Coordinate with customer security personnel to support facility access for Satellite Operations staff, contractors, and visitors

Operate and maintain the Facility Help Desk by answering and directing inquiries

Maintain records such as drawings, seating plans, phone lists, and security databases

Manage databases tracking Satellite Operations personnel and equipment

Assist in the preparation of reports and documentation for Satellite Operations

Act as a primary point of contact for internal and external clients

Coordinate travel arrangements and expense reporting with internal personnel

Provide authorized administrative support to customer personnel, headquarters, and external agencies

Perform other administrative duties as required within the scope of the role

Qualifications

High school diploma or equivalent (required)

Diploma in Administrative Support (considered an asset)

Experience as an Administrative Assistant, Office Administrator, or Virtual Assistant is a strong asset

Proficiency in Microsoft Office, particularly Excel, Access, and PowerPoint

Excellent written and verbal communication skills

Strong organizational and time-management abilities

High level of professionalism, discretion, and sound judgment when handling confidential information

Additional Requirements

Ability to obtain and maintain required security clearance (if applicable)

Must be comfortable working in a secure, operational environment

Ability to coordinate with multiple internal and external stakeholders

Availability to support occasional operational or scheduling needs as required

Compensation

Salary range

$45,000-$60,000

Vacancy

We have 1 available position.

AI Usage Disclosure

At Calian, we do not use Artificial Intelligence (AI) to screen or evaluate candidates. AI tools may support backend administrative tasks, but they do not influence hiring decisions. All evaluations and decisions are made by real people on our recruitment team and hiring managers. All applicants are reviewed and only those chosen for an interview will be contacted by our recruiting team.

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