Type d’emploi :

Employé

Durée en mois(pour les emplois à durée déterminée) :

N/A

Famille d’emplois :

Administration des études

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

InfoService, service à la clientèle I, registraire

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/11/06

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):

2025/11/17

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 08

Échelle salariale :

$64,865.00 - $81,935.00À propos des affaires étudiantes :

Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants, nous offrons de nombreuses activités récréatives et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore !

Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d'opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l'expérience autant que nos étudiants.

Raison d’être du poste:

Agir comme premier point de contact pour l’ensemble de la communauté de l’Université d’Ottawa, en répondant aux demandes liées, entre autres, aux admissions, aux programmes d’études, aux facultés et départements, aux règlements, aux échéances, aux services, aux questions financières et d’assurance, au régime d’assurance maladie universitaire pour les étudiants internationaux, à l’immigration, au statut légal et aux dossiers académiques. Anticiper et reconnaître les demandes afin d’offrir un soutien proactif. Effectuer des tâches administratives telles que l’évaluation de diverses demandes, la formulation de recommandations, l’approbation de demandes et le suivi auprès des étudiants. Appuyer la planification, la coordination et la mise en œuvre de toutes les activités liées aux services d’information. Assurer un service de haute qualité et favoriser la rétention des étudiants dans tous les programmes d’études.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

Gestion des opérations

• Information générale : Gérer la diffusion de l’information auprès des futurs étudiants, parents, étudiants actuels, diplômés, membres du corps professoral, du personnel et du grand public. Veiller à ce que les demandes soient traitées rapidement et professionnellement par divers canaux (téléphone, courriel, interactions virtuelles et en personne). Fournir des renseignements précis, utiles et accessibles.
• Étudiants hors programme : Agir à titre de conseiller académique pour les étudiants hors programme, les aider dans le choix de cours chaque trimestre en tenant compte de leur cheminement scolaire et de leurs objectifs professionnels. L’objectif est de faciliter leur admission ou réadmission à un programme régulier.
• Changement de programme d’études : Recevoir et traiter les demandes de changement de programme des étudiants de premier cycle. Offrir un soutien et remplacer le spécialiste des changements de programme en cas d’absence ou selon les besoins.
• Finances : Conseiller les étudiants sur leur dossier financier, les modalités de paiement, les remboursements et les ententes financières. Assurer une compréhension complète du relevé de compte et contribuer à une satisfaction et une rétention exceptionnelles. Négocier les ententes, mettre à jour les dossiers et effectuer les transactions financières pertinentes.
• Régime d’assurance maladie universitaire (UHIP) : Conseiller les clients et agir comme personne-ressource concernant les processus, exigences, procédures, règlements, échéances, services et dossiers financiers liés au UHIP. Analyser les demandes des étudiants et déterminer leur statut UHIP (admissibilité, exemptions, ajout de personnes à charge, etc.).
• Statut légal : Interpréter, communiquer et appliquer rigoureusement les politiques du ministère des Collèges et Universités concernant l’admissibilité aux droits de scolarité nationaux. Analyser minutieusement les documents justificatifs pour déterminer l’admissibilité aux différentes catégories de droits et au statut légal. Assurer l’intégrité des données pour garantir un financement adéquat et la conformité aux audits.
• Soutien à l’immigration : Évaluer les demandes liées à l’immigration en analysant les besoins des étudiants et en les traduisant en actions concrètes. Déterminer les politiques et procédures à appliquer et évaluer la nécessité d’une rencontre avec un conseiller.
• Documents académiques : Évaluer les demandes de plus en plus complexes des étudiants et produire des documents spécialisés adaptés à leurs besoins variés.
• Gestion de projets : Collaborer à divers projets identifiés par le Bureau du registraire. Participer à l’élaboration des plans de projet, à la définition des objectifs, livrables et échéanciers. Collaborer avec l’équipe de projet pour les tests et la mise en œuvre afin d’assurer le succès des projets.
• Autres : Agir comme ressource opérationnelle pour les facultés, services et membres de l’équipe selon les besoins. Peut superviser des employés de première ligne et participer à l’intégration des nouveaux membres du personnel.

Progrès académique et persévérance étudiante

• Évaluation des besoins : Évaluer les besoins des étudiants en les analysant et en les interprétant afin de déterminer les politiques et procédures applicables.
• Planification et mise en œuvre d’interventions : Appuyer la planification d’interventions en diagnostiquant les enjeux et en proposant des solutions. Faciliter la mise en œuvre en fournissant les informations pertinentes. L’objectif est de résoudre les problèmes rencontrés et de favoriser une expérience universitaire enrichissante. Conseiller les étudiants sur les règlements et processus académiques pour promouvoir la rétention et la réussite.
• Suivi des dossiers : Assurer le suivi des dossiers étudiants en respectant les calendriers académiques et administratifs.
• Orientation vers les bons services : Évaluer les demandes et besoins des étudiants et les diriger vers les services appropriés pour un soutien optimal tout au long de leur parcours.

Ce que vous apportez :

• Connaissances en administration acquises par des études postsecondaires et plusieurs années d’expérience dans un rôle similaire.
• Minimum de 2 ans d’expérience démontrée dans un rôle de service à la clientèle en tant que personne-ressource.
• Bilinguisme – français et anglais (oral et écrit).
• Connaissance des programmes postsecondaires, des services universitaires et de la structure institutionnelle.
• Excellentes aptitudes en relations avec la clientèle.
• Capacité à gérer des priorités conflictuelles et à respecter des échéances serrées dans un environnement dynamique, avec un haut niveau de précision et d’attention aux détails.
• Excellentes compétences en négociation, tact et diplomatie.
• Capacité à analyser des situations complexes et à résoudre des problèmes.
• Habileté à effectuer des tâches avec précision dans un environnement de travail occupé, tout en assurant l’intégrité des données étudiantes.
• Expérience avec les systèmes informatiques et logiciels tels que les systèmes d’information étudiants (SIS), Windows, traitement de texte, tableurs, bases de données, internet et courriel.
• Compétences interpersonnelles et en communication, et capacité à travailler en équipe.
• Ce poste peut impliquer de travailler avec différentes équipes et projets au sein du département.
• Ce poste peut exiger de travailler en dehors des heures normales de bureau et les fins de semaine.

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

**Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :**Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.