Req ID: 507727

Chez Alstom, nous avons une connaissance pointue des réseaux de transport et comprenons ce qui conduit les individus à les emprunter. Des trains à grande vitesse, métros, monorails et tramways aux systèmes intégrés, services, infrastructures, et solutions de signalisation et de mobilité numérique, nous offrons à la diversité de nos clients le portefeuille le plus vaste du secteur. Chaque jour, plus de 80 000 collaborateurs dans le monde qui ouvrent la voie à des solutions de mobilité plus vertes et plus intelligentes pour relier les villes, réduire l’empreinte carbone et remplacer la voiture.

L’occupant du poste assume les tâches d’adjoint(e) exécutif(ve) pour Olivier Marcil, vice-président, Affaires publiques et Communications chez Alstom, ainsi que pour son équipe au Canada. Le rôle consiste à soutenir l’équipe des Affaires publiques et Communications et à effectuer des tâches administratives de manière efficace, dynamique et conviviale, tout en maintenant un solide réseau interne et externe de collaborateurs. Il s’agit d’un poste varié avec des responsabilités nécessitant de fortes compétences en administration, TI, organisation, communication et une attitude proactive.

Responsabilités (incluant, sans s’y limiter) :

• Gérer et coordonner de façon proactive l’agenda du vice-président
• Planifier et organiser les déplacements, l’hébergement et la gestion des dépenses (assister l’équipe au besoin)
• Préparer les dossiers de briefing en rassemblant les informations internes
• Suivre les activités et initiatives
• Gérer les achats
• Commander le matériel promotionnel et maintenir l’inventaire pour soutenir l’équipe dans ses activités de relations publiques
• Produire des rapports et présentations
• Maintenir un système efficace de classement et d’archivage des données, incluant les courriels et systèmes de recherche
• Accueillir les visiteurs et parties prenantes sur le site, y compris la logistique (transport, repas, etc.)
• Assister à la planification d’événements et de réunions en collaboration avec les collègues des communications internes et des événements
• Collaborer avec les autres adjoint(e)s de St-Bruno et l’entretien du site pour maintenir les espaces propres et bien approvisionnés (bureaux, cuisines)
• Agir comme personne-ressource pour les employés au bureau : offrir conseils et soutien
• Intégration des nouveaux employés : création de profil, équipement, carte d’accès, etc.
• Coordonner avec le soutien TI pour assurer le bon fonctionnement des technologies et équipements du bureau
• Gérer le SharePoint du département
• Créer des bons de commande (fournisseurs) et assurer le suivi jusqu’au paiement des factures
• Gérer les factures liées aux services achetés par le département
• Renouveler les adhésions annuelles
• Maintenir à jour le budget du département
• Collaborer étroitement avec l’adjoint(e) exécutif(ve) du président, Alstom Amériques, et les autres départements
• Distribuer et livrer la correspondance interne

Général :

• Gérer les priorités et besoins conflictuels; résoudre les problèmes rapidement et de manière proactive; mener les projets à terme, souvent sous pression de délais
• Manipuler des informations confidentielles et assurer le suivi des approbations et signatures de documents

Qualifications requises :

• Diplôme collégial en administration ou équivalent
• Excellente maîtrise de Microsoft 365 (Teams, Word, Excel, PowerPoint) et capacité à apprendre de nouvelles applications
• Capacité démontrée à traiter des informations confidentielles avec discrétion, à s’adapter à des demandes concurrentes et à offrir un service client de haut niveau
• Excellentes compétences organisationnelles permettant de gérer plusieurs tâches avec une grande attention aux détails
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et capacité à établir des relations avec des parties prenantes internes et externes
• Approche proactive pour la résolution de problèmes et solides aptitudes décisionnelles
• Maturité émotionnelle
• Capacité démontrée à atteindre des objectifs de performance élevés et à respecter les délais dans un environnement dynamique
• Connaissance de SAP (atout)
• Compétences en communication en français et en anglais (oral et écrit), obligatoires

Il n’y a pas que les passionnés de trains qui s’épanouissent chez nous. Nul doute que vous ressentirez beaucoup de fierté lorsque vous monterez dans l’un de nos trains avec votre famille ou vos amis. Si vous aimez le challenge, nous serions ravis d’échanger avec vous !

Remarque importante En tant qu’employeur présent dans plus de 63 pays, nous souscrivons au principe d’égalité d’accès à l’emploi et valorisons la diversité. Nous nous sommes engagés à créer un environnement de travail inclusif pour tous.

Job Type: Expérimenté