Master, depuis plus de 70 ans
Nous sommes leader CVCA-R et nous distinguons parmi les sociétés les mieux gérées du Canada depuis 2010. Premier distributeur privé de CVCA-R au pays, nous comptons plus de 1 400 employés actifs, opérant dans plus de 55 succursales, 3 centres de distribution, de la Colombie-Britannique aux provinces de l’Atlantique ainsi que dans 30 succursales aux États-Unis.

C'est bon de travailler chez nous
Chez Master, nous vous proposons un milieu dynamique, stimulant et plaisant. Avec une croyance ferme en des communications saines et ouvertes, nous adoptons une approche de proximité avec l'ensemble de nos collaborateurs. Chez nous, le travail d’équipe fait partie intégrante de nos valeurs et c'est par celui-ci que nous accomplissons nos plus grands succès.

Le gestionnaire administratif est responsable de superviser et d’assurer l’exécution efficace de l’ensemble des activités administratives du département immobilier. Cela inclut le soutien à la gestion des baux, la standardisation des processus ainsi que la coordination avec les équipes des installations et de gestion de projets afin de garantir l’efficacité opérationnelle. Le rôle exige d’excellentes aptitudes organisationnelles, des compétences en leadership et une approche proactive visant l’amélioration continue des fonctions administratives au sein du département.

Ce que tu vas accomplir avec nous:

Opérations administratives et gouvernance

Développer, mettre en œuvre et superviser des procédures administratives standardisées afin d’améliorer l’efficacité et l’uniformité au sein du département.

Assurer la documentation adéquate, la tenue de dossiers et l’organisation des données immobilières essentielles, incluant les baux, les contrats et les documents de conformité.

Gérer et coordonner les rapports départementaux, les budgets et les indicateurs de performance clés (KPI).

Fournir un soutien administratif et de coordination aux équipes des installations et de gestion de projets, en veillant à l’exactitude de la documentation, au suivi budgétaire et à l’obtention des approbations dans les délais, tout en favorisant les meilleures pratiques administratives et l’optimisation des processus.

Assumer la gouvernance et la standardisation des systèmes de gestion des données immobilières, en garantissant l’intégrité, l’accessibilité et la conformité des données aux politiques corporatives dans toutes les régions.

Diriger la coordination et l’harmonisation des processus administratifs et de la documentation pour les opérations canadiennes et américaines, en collaboration avec les parties prenantes concernées.

Soutien financier et budgétaire
Appuyer les équipes des installations et des projets dans la préparation et la consolidation des budgets et prévisions immobilières pour le Canada et les États‑Unis, en assurant le respect des échéanciers, la coordination des étapes clés et le lien avec l’équipe des finances.

Veiller à ce que les outils et modèles budgétaires soient prêts et disponibles pour les équipes.

Superviser et garantir l’exécution précise et ponctuelle de tous les paiements liés à l’immobilier, incluant les obligations locatives et les factures de services, en encadrant les adjoints administratifs dans le traitement des factures, les approbations et la tenue des registres financiers, tout en assurant la conformité aux politiques de l’entreprise.

Collaborer avec les finances pour rapprocher les dépenses, suivre les écarts et soutenir les exigences en matière de rapports financiers.

Soutien à la gestion des baux et à la conformité
Contribuer au maintien des dossiers de baux, au suivi des dates clés et à l’exécution ponctuelle des activités liées aux baux.

Collaborer avec les équipes juridiques et financières afin d’assurer la conformité des baux et l’exactitude des obligations financières.

Soutenir les activités d’administration des baux, notamment la révision et la vérification des documents locatifs.

Soutien stratégique et projets spéciaux
Appuyer les activités de fusions et acquisitions (M&A) en coordonnant la collecte de données, la préparation des budgets et la supervision des processus administratifs liés à l’ouverture et à la fermeture de comptes, en collaboration avec les équipes concernées.

Diriger des initiatives internes de transformation visant à optimiser les processus administratifs et à améliorer l’automatisation des flux de travail.

Piloter des projets d’amélioration continue axés sur l’efficacité des processus administratifs, l’amélioration des systèmes et la communication avec les parties prenantes.

Contribuer à la mise en œuvre et à l’amélioration des systèmes de gestion immobilière, financière et documentaire, en partenariat avec les TI et les responsables du département.

Coordonner les demandes de rapports spéciaux et préparer des analyses destinées à la haute direction et aux équipes interfonctionnelles.

Soutenir les efforts de conformité et de préparation aux audits en organisant la documentation requise et les descriptions de processus.

Coordination d’équipe et leadership
Superviser et soutenir le développement et la performance de l’équipe administrative, en assurant l’alignement avec les objectifs du département.

Établir des priorités claires, promouvoir les meilleures pratiques et encourager une culture de responsabilisation et d’amélioration continue.

Agir comme principal point de liaison entre les équipes internes (installations, projets, finances, juridique, TI), en coordonnant les efforts administratifs interfonctionnels.

Représenter la fonction administrative lors des réunions internes de planification et de coordination.

Fournir un soutien administratif direct à la haute direction, incluant la planification, la préparation de rapports et la production de documents clés.

Ce que tu apportes à notre équipe :

Formation et expérience

Baccalauréat en administration des affaires, en immobilier, en finance ou dans un domaine connexe.

Plus de 5 ans d’expérience en gestion administrative, idéalement dans un environnement immobilier ou de gestion des installations.

Expérience en supervision d’équipes administratives et en standardisation de processus.

Connaissance de l’administration financière, de la budgétisation et du traitement des factures.

Bilinguisme (français / anglais) — nécessité d’interagir régulièrement avec des collaborateurs internes et externes du Groupe Master à travers le pays. Après évaluation, il a été déterminé qu’aucune autre solution ne permet de répondre à ces exigences professionnelles.

Compétences clés
Excellentes aptitudes organisationnelles et compétences en amélioration des processus.

Connaissance de l’administration des baux et des opérations immobilières.

Maîtrise de la suite Microsoft Office et des logiciels de gestion immobilière.

Excellentes habiletés de communication et relations interpersonnelles.

Capacité à gérer plusieurs priorités et à travailler sous des délais serrés.

Leadership et compétences en développement d’équipe.

Solide sens financier et grande attention aux détails.

Avantages Concurrentiels : En plus d'une carrière enrichissante au sein de notre équipe, nous offrons

• Une couverture médicale et dentaire dès le premier jour, ainsi qu'une protection en cas d'invalidité à court et à long terme.
• Une contribution à un régime enregistré d'épargne-retraite collectif dès votre entrée en fonction.
• Compte de dépenses pour le mieux-être.
• Un programme d'aide aux employés comprenant un soutien psychologique, financier et juridique
• Un accès à la télémédecine dès le début de votre emploi.
• Le remboursement des frais d'adhésion à un ordre professionnel.
• Un programme de vacances anticipées
• Une politique de télétravail flexible.