Milieu de travail

Le Département de management s’appuie sur l’expertise de plus de 50 professeurs d’horizons disciplinaires divers (management, stratégie, sociologie, psychologie, leadership, environnement et responsabilité sociale des entreprises, etc.). Il porte un héritage de plus de 50 ans d’engagement pour une haute qualité tant en enseignement et innovation pédagogique qu’en recherche. Le département propose une large sélection de cours à divers niveaux d’études (MBA, B.A.A., M. Sc., doctorat, etc.). Le département possède aussi plusieurs chaires de recherche.

Rôle et responsabilités

L'adjoint ou l’adjointe aux activités professorales offre du soutien administratif au corps professoral et au personnel d’enseignement du département. Cette personne travaille en collaboration avec l'équipe des adjointes afin d'assurer un soutien efficace aux activités pédagogiques et administratives de son secteur.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

Voit à l'organisation matérielle des cours :

o Informe le corps professoral et le personnel d’enseignement des procédures à suivre concernant les examens, la remise des notes, les demandes de révision d'examens et assure l'organisation matérielle de leurs cours.

o Crée et met à jour les sites de cours ZoneCours;

o Commande le matériel pédagogique selon les dates butoirs de la COOP. Rend disponible les documents (Préparer et distribue recueils, quiz, plans de cours et autres documents pédagogiques) auprès de la communauté étudiante concernée, par impression ou diffusion électronique;

o Effectue les déclarations de droits d’auteur;

o Assure le suivi dans la préparation des examens (montage, lecture, correction, mise en page) pour fin d’impression selon l’horaire prévu par le Registrariat et planifie les remises de travaux, tests et quiz sur ZoneCours;

o Assure le suivi des demandes d’absences motivées, cas spéciaux, examens différés ou examens différents.

Participe, en collaboration avec l’adjointe de direction, au suivi de certaines activités budgétaires, de recherche et d’enseignement.

Contribue, en collaboration avec l’adjointe de direction, au processus d’engagement et de promotion du corps professoral en appuyant l’organisation des dossiers.

Lors de nouvelles embauches du corps enseignant ou lors de séjours de professeurs visiteurs ou autres, s’assure de l’attribution des bureaux et de la logistique inhérente à ces processus.

Contribue au soutien administratif à la direction du département, selon les besoins requis et à la demande de l’adjointe de direction.

Reçoit les visiteurs, fournit les renseignements d’ordre courant ou relevant de sa compétence :

o Obtient le plus d’informations possible avant de transmettre les messages;

o Prépare la synthèse de problèmes ou de questions complexes, achemine les réponses obtenues et s’enquiert du suivi.

De façon proactive, rappelle les délais et les dates butoirs aux personnes concernées et prépare les documents en conformité avec les échéanciers des autres unités de l’École.

Prépare divers documents (lettres, textes, tableaux et graphiques, travaux pratiques, examens, quiz, sondages, présentations, rapports…); compile des données, saisit les textes, les corrige, et prépare la mise en page selon les spécifications demandées. Transcrit et corrige des textes, en langue française et en langue anglaise.

Prépare les relevés de dépenses des professeurs et des invités externes et assure le suivi auprès du Service de la comptabilité et de la trésorerie.

Traite et assure le suivi des procédures administratives internes de HEC Montréal (demandes d’autorisation d’engagement pour les étudiants canadiens et internationaux, demandes de paiement du personnel de recherche ou contractuel, demandes de bourses, demandes d’achats et tout autre formulaire interne à HEC Montréal).

Aide les membres du corps enseignanten répondant à leurs demandes de support liées aux ressources pédagogiques, à l'organisation des cours et à l'utilisation des outils numériques.

Assiste le corps enseignant dans la réalisation de leurs activités et divers projets :

o Prépare les dossiers et assure l’organisation logistique des réunions de coordination, de salons ou autres;

o Voit à l’organisation logistique des séminaires et autres activités du département (remboursement des dépenses, réservation chambre d’hôtel, réservation de salles, etc.);

o Assure la correspondance, le suivi administratif, la recherche et la cueillette d’information pour divers documents.

Participe à l’amélioration et à l’automatisation des processus de travail de son équipe. Documente, met à jour et assure le suivi des procédures relatives aux activités de son secteur de travail.

Vérifie l’inventaire et procède aux achats des fournitures de bureau.

Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal. Procède à l’élagage et à l’archivage des dossiers semi-actifs.

Soumet à l’adjointe de direction et/ou à la direction de son département tout dossier requérant une attention particulière; exécute toute autre tâche demandée par la direction, ou requise pour maintenir et améliorer les services de son secteur de travail.

Profil recherché

Diplôme d'études professionnelles en secrétariat et un minimum de quatre années d'expérience de travail pertinente

Excellente connaissance de la langue française, parlée et écrite

Très bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite

o La langue principale d'enseignement à HEC Montréal est le français. Certains cours et programmes sont offerts en anglais. La connaissance de l’anglais est requise pour l’organisation des cours en cette langue et pour la communication avec la clientèle étudiante non francophone.

Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant (ex. : Office 365, Excel, Teams, SharePoint, etc.)

Connaissances des outils nécessaires à la création et à la mise à jour de pages Web, tels que ZoneCours

Connaissances des environnements administratifs suivants : Synergie, Maximo, Savia, Jira

Autonomie, initiative et débrouillardise

Habiletés dans les relations interpersonnelles

Discrétion

Capacité de travailler sous la direction de plusieurs personnes

Aptitude à travailler en équipe

Capacité de travailler sur plusieurs dossiers simultanément et à l’intérieur de délais restreints

Diplôme d’études collégiales en techniques administratives ou dans une discipline appropriée (atout)

Connaissance du milieu universitaire (atout).

Avantages

23 jours de vacances annuelles après un an de service

16 jours fériés

Horaire estival: 10 vendredis d'été

Aménagement de temps de travail: mode hybride

Programme de formation et de développement plus généreux que le marché

Programme d’assurances collectives

Régime de retraite à prestations déterminées

Accès à un service de télémédecine

HEC Montréal reconnaît l’apport essentiel et nécessaire des femmes, des Autochtones, des minorités visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identité sexuelle, et s’engage à garantir l’égalité des chances à tous les candidats qualifiés. Des valeurs de respect, d’ouverture et d’inclusion sont communes à l’ensemble de notre communauté.

HEC Montréal applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les membres des groupes désignés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature.

L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de HEC Montréal. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.

Nous vous souhaitons bonne chance dans la suite de ce processus.