About Us

A career at Hitachi Rail will help create a legacy. With operations in every corner of the world, our work goes to the cutting-edge of digital transformation and technology. From the multi-cultural strength of our global organisation to the sustainable and innovative ways we work to bring people together, there’s something for everyone to get stuck into. And that’s where you come in.

Montreal, Quebec, Canada (Hybrid)

Stagiaire Gestionnaire de Projet
Fournir un soutien administratif et opérationnel au Chef de Projet et au Directeur de Projet pour un projet assigné (Ligne Bleue de Montréal).

Principaux Responsabilités :

• Fournir un soutien administratif au(x) Chef(s) de Projet/Directeur(s) et au Directeur du Portfolio de Projets :

  • Si nécessaire, soutenir le lancement d’un nouveau projet en suivant les étapes décrites dans les instructions d’initiation de projet.
  • Organiser les réunions de projet, préparer les agendas et notes hebdomadaires, enregistrer les présences, rédiger les comptes rendus et les actions; distribuer le registre principal des actions et les notes de réunion.
  • Maintenir un système d’archivage des comptes rendus de réunion dans le dépôt partagé.
  • Mettre à jour le calendrier de projet dans MS Outlook.
  • Organiser les arrangements de voyage et préparer les rapports de dépenses de voyage.
  • Aider à la préparation des rapports hebdomadaires et mensuels, y compris les rapports des risques clés, problèmes clés, actions ouvertes, etc.
  • Veiller à ce que toute la documentation nécessaire au projet soit complétée et sauvegardée.

• Fournir un soutien logistique à l’équipe de projet (Chef de Projet, Ingénieur de Projet, Planificateur…):

  • Organiser les voyages pour l’équipe de projet.
  • Suivre les rapports de statut du matériel (MSR) pour les projets assignés.
  • Compiler les feuilles de temps des projets assignés (numéros PO, WBS).
  • Organiser la restauration, l’impression, et les fournitures de bureau, etc.
  • Respecter les lignes directrices financières et les instructions du département des finances; traiter les factures des comptes à payer rapidement; soumettre les demandes d’achat générales si nécessaire.
  • Suivre les directives corporatives/départementales pour les événements (e.g., LiveLink, Clearview, Services Partagés).
  • Aider à la logistique des événements, y compris la coordination avec le coordinateur des événements.

• Soutenir la Gestion des Documents :

  • Maintenir un registre mis à jour pour les correspondances entrantes et sortantes; suivre le flux des soumissions.
  • Aider à l’organisation de la documentation de projet et établir un système fiable de stockage numérique des documents internes.
  • Maintenir périodiquement la documentation du projet sur SharePoint.
  • S’assurer de la cohérence des informations de projet sur le dépôt de données.
  • Soutenir les tâches de gestion de configuration.

• Soutenir les Communications de Projet :

  • Aider à la création des présentations de projet, des graphiques chronologiques et d’autres rapports.
  • Préparer et mettre à jour le rapport opérationnel (OPS).
  • Garder la liste des livrables contractuels à jour.
  • Coordonner et maintenir des coordonnées actualisées pour le client et assurer la cohérence dans la communication à travers les outils fournis (Axonex, Asite, EDMS, Unifier…).

• Soutenir les Activités de Reporting de Projet :

  • En support au chef de projet, préparer les revues de progression du projet (utilisation des modèles appropriés, collecte des informations nécessaires, suivi du plan d’action…).

• Assurer la continuité des activités :

  • Fournir du soutien ou remplacer le Chef de Projet, si nécessaire.

Exigences Clés :

• Inscrit dans un programme préférence en ingénierie
• Maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit. Le bilinguisme anglais/français est obligatoire *Candidats du Québec : Bien que le français soit requis pour les postes basés au Québec, l'utilisation de la langue anglaise est également requise en raison de la nature mondiale de l'entreprise et de la nécessité d'interagir avec le siège social et les sites internationaux de Hitachi Rail
• Capacité de travailler de manière autonome avec peu de supervision.
• Compétences administratives précises et efficaces avec souci du détail.
• Solides compétences organisationnelles et capacité à équilibrer plusieurs priorités.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles.
• Capacité à interagir efficacement avec les collègues, les gestionnaires, les clients et les sous-traitants.
• Compétences avancées en informatique — MS Office (Excel, Word, PowerPoint).
• Maîtrise de JIRA, SAP et SharePoint (un atout).

Qualifications Préférées :

• Expérience dans les environnements de projet (un atout).
• Expérience avec des projets complexes et internationaux (un atout).

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