RÉSUMÉ

Le rôle de l’ ambassadeur en milieu de travail, BI-1 consistera à collaborer avec divers partenaires pour assurer une expérience en milieu de travail harmonieuse et de grande qualité à tous les employés. Ces partenaires comprennent les équipes responsables des installations et de l’expérience en milieu de travail, les employés de nos clients, les équipes des installations et des projets de BGIS, ainsi que les exploitants de services alimentaires et de centres de conditionnement physique. Ce poste offre à son titulaire une occasion unique d’influencer la façon dont les employés travaillent et d’avoir une incidence directe sur leur journée de travail. Vous travaillerez avec une équipe de professionnels fournissant des services en milieu de travail, y compris l’accueil, la réception, la coordination des espaces pour les événements et l’occupation des espaces. Dans ce rôle, vous serez amené à prendre des décisions qui sont conformes aux normes de l’organisation en matière de milieu de travail pour vous assurer que l’espace réponde constamment aux besoins de tous les employés. Ce rôle vise à soutenir les éléments qui font la force de l’organisation – ses employés – en favorisant une culture d’équipes à haut rendement.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Soutien à la clientèle

• Se présenter au bureau en personne pour le programme en milieu de travail.
• Accueillir les visiteurs et les employés en leur faisant découvrir les espaces de bureau et en leur expliquant la façon d’y travailler efficacement, d’utiliser les salles de réunion et d’accéder au système de réservation.
• Examiner régulièrement les postes de travail. Travailler avec d’autres experts en matière d’espace de travail partagés, gestionnaires immobiliers et gestionnaires des installations, gérer la réception et la distribution du courrier, les validations du stationnement et l’accès des invités. Gérer les fournitures de bureau, la liaison avec l’entreposage hors site, les autres fournisseurs et les cartes d’accès sécurisé (y compris les rapports et les vérifications par la sécurité). Appliquer la politique du « bureau propre ». Faire des rondes le matin et le soir pour s’assurer que les fournitures sont en place.

Soutien technique

• Fournir, en tant qu’expert en matière de programme, des solutions pour résoudre les problèmes administratifs. Gérer le dépôt des technologies nécessitant un service. Agir en tant que point de contact pour le suivi d’incident concernant les problèmes liés aux bureaux et à la technologie.
• Fournir des conseils de base sur le soutien technique et le processus de suivi d’incident pour toutes les technologies de la boîte à outils WTP (réseau sans fil, jetons logiciels, version imprimée, système téléphonique AVAYA, équipement audiovisuel, vidéoconférence, tableaux intelligents, etc.). S’occuper des outils technologiques des salles de réunions, p. ex. réinitialiser et redémarrer les tableaux intelligents de la salle de réunion et les écrans tactiles de l’aire d’accueil ou gérer les suivis d’incident.
• Apprendre à utiliser les outils technologiques et fournir du soutien en matière de communications. Aider à la planification de petits événements et à l’aménagement d’espaces de réunion. Fournir des cartes pour les commodités locales.
• Gérer l’équipement divers de bureau pour une utilisation à court terme (souris, cordons d’alimentation, blocs multiprises, ordinateurs portatifs et de bureau de rechange, câbles pour écran, câbles de réseau, casques, stations d’accueil, claviers, filtres de confidentialité, etc.). Gérer l’attribution des casiers ou classeurs selon l’inventaire ainsi que le contrôle des clés correspondantes, les plaques signalétiques, etc.

CONNAISSANCES ET APTITUDES

• Souci du service à la clientèle, capacité à être en contact avec les clients et à faire preuve d’une attitude positive.
• Diplôme universitaire et de 1 à 3 ans d’expérience pertinente à ce type d’emploi.
• Capacité de faire preuve de jugement, de prendre des décisions, de donner des directives et être à l’aise pour gérer les problèmes et interagir avec les gens. Solides aptitudes en communication.
• Solides compétences en informatique, y compris la suite de logiciels MS Office.
• Esprit d’initiative, capacité à travailler autant de façon autonome qu’en équipe.
• Proactivité, accessibilité et orientation sur les solutions.
• Capacité à mener plusieurs tâches simultanément.
• Précision.
• Capacité de travailler sous pression. Solides aptitudes organisationnelles.

Permis ou agréments professionnels

Certification RCR et en secourisme.

BGIS est un employeur qui respecte l’égalité des chances et nous vous invitons à postuler pour un poste chez nous! Si vous avez besoin d’un accommodement pendant le processus de recrutement, veuillez nous contacter à askhr@bgis.com. En cas de demande d’accommodement, nous discuterons avec le candidat en question et fournirons, ou ferons en sorte de fournir, un accommodement approprié d’une manière qui tiendra compte des besoins d’accessibilité du candidat en fonction de son handicap.

BGIS is an equal opportunity employer and we welcome you to apply for a position with us! If you require accommodation during the recruitment process, please contact us at askHR. Upon request for accommodation, we will consult with the applicant in question and provide, or arrange for the provision of, a suitable accommodation in a manner that takes into account the applicant’s accessibility needs due to disability.