Milieu de travail

Le Pôle santé HEC Montréal est une plateforme universitaire qui génère et diffuse de la connaissance autour des meilleures pratiques en gestion de la santé. Les activités du Pôle s’articulent autour de trois principaux axes d’interventions : la recherche-action, la formation et l’accompagnement et le transfert des connaissances.

Le Pôle D – Dirigeant, dirigeante et direction stratégique de HEC Montréal est un pôle de recherche et de transfert dont la mission est de mettre la recherche académique au service des dirigeants et dirigeantes pour soutenir le développement économique et social du territoire.

Mosaic est le pôle multidisciplinaire de formation et de recherche de HEC Montréal spécialisé en management de l’innovation et de la créativité. Mosaic est un accélérateur d’innovation et de créativité. Sa mission est d’aider les dirigeants et les organisations à relever le défi de l’innovation en s’inspirant de méthodologies issues de l’industrie créative, et en faisant évoluer leur pratique. Mosaic est aussi fier d’être l’organisateur de l’École d’été en management de la création dans la société de l’innovation.

Rôle et responsabilités

L’agent ou l’agente aux activités contribue à l’essor et à l’efficacité des trois Pôles en assurant l’organisation logistique des formations et événements, en assistant les professeurs affiliés et les chargés de projets dans leurs tâches administratives courantes et en assurant la visibilité des Pôles sur les différentes plateformes (site internet, LinkedIn). La personne titulaire de l’emploi met donc à profit ses connaissances des techniques de secrétariat et des rouages administratifs de HEC Montréal, ainsi que ses habiletés de gestion de projets et de communication.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

Gestion des activités

Répond aux demandes d’informations relatives aux activités et événements des Pôles et transfère les demandes spécifiques aux membres de l’équipe.

Répond aux demandes spéciales des membres de l'équipe, partenaires, bénéficiaires, étudiants, professeurs, incluant la réponse à des courriels, la préparation de documents et le suivi des agendas.

Participe à l’élaboration des rapports d’activités. Effectue la recherche et l’agencement de renseignements à inclure dans des rapports.

Crée et met à jour les pages des sites Web à partir des documents mis à sa disposition, dans le respect des normes graphiques et des gabarits déterminés.

Effectue des travaux d’édition (mise en page de textes, tableaux, graphiques, formulaires, etc.) pour divers documents requis par son secteur de travail.

Organisation d’événements et de formations

Tient à jour et assure le suivi du calendrier des activités des Pôles (événements, séminaires, formations).

Voit à l’organisation des séminaires des Pôles :

o Contacte les conférenciers potentiels et planifie le calendrier

o Prépare les plateformes d’inscription et de diffusion virtuelle des séminaires (Zoom)

o Prépare les communications et diffuse les événements (courriels, LinkedIn, site internet)

o Gère les inscriptions

o Gère les aspects logistiques des séminaires (procédures pour les conférenciers, admission des participants, soucis techniques, rapport de participation, etc.)

Voit à l’organisation logistique et à la préparation matérielle des activités et événements organisés par les Pôles :

o Constitue les listes d’envoi des invitations

o Participe à la planification des horaires, à la gestion des inscriptions, à la confirmation des présences, etc.

o Prépare les plateformes d’inscriptions et gère les inscriptions

o Réserve les espaces, biens et services (hôtellerie, audiovisuel, locaux, etc.)

o Assure le lien auprès des différents intervenants, internes ou externes. Les informes des procédures à suivre, telles que les modalités de l’activité, la prise de présence, les formulaires d’évaluation, etc.

o Gère la production du matériel événementiel (ex. attestations et document d’accueil…)

Lorsque requis, assiste aux activités et veille à leur bon déroulement :

o Coordonne les différents intervenants (hôtellerie, fournisseurs, etc.)

o Agit à titre de personne-ressource auprès des participants

Au terme de l’activité, participe au bilan :

o Cumul des présences, synthèse des formulaires d’évaluation, sommaires des frais, etc.

Veille à l’organisation logistique des déplacements du personnel et des visiteurs, y compris les événements organisés par les Pôles ou auxquels leur personnel participe.

Volet administratif

S’assure du bon fonctionnement des équipements bureautiques dans son secteur d’activités et fait tout suivi nécessaire pour apporter les ajustements.

Veille à la disponibilité du matériel requis pour les différentes activités de représentation et de promotion des activités ainsi que l’inventaire des fournitures de bureau.

Assure les liens avec les services de reprographie (internes et externe) et gère les demandes de reprographies soumises par l’équipe.

Assure le suivi des dépenses de fonctionnement et le suivi des commandes auprès des fournisseurs (incluant les factures, les contrats, les soumissions, les demandes de paiement…).

Prépare et suit les processus RH dans son secteur d’activités (préparation de DPT, DAE, bourses).

Structure et tient à jour les dossiers administratifs et les statistiques ou données nécessaires à la préparation de rapports administratifs ou budgétaires.

Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Profil recherché

Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou dans une discipline jugée pertinente et un minimum de quatre années d'expérience de travail pertinente

Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite

Connaissance de la langue anglaise

Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant

Bonne connaissance des principes de gestion de projets

Bonne connaissance des logiciels d’édition Web

Curiosité, polyvalence et orienté vers les résultats

Sens de l’organisation et de la planification

Aptitude à travailler sur plusieurs dossiers simultanément, avec plusieurs collaborateurs et responsables

Autonomie, débrouillardise, initiative et capacité à travailler avec un minimum de supervision, en posant des questions pour solliciter du soutien

Disponibilité pour effectuer du travail à l’extérieur de l’horaire régulier à l’occasion pour des activités internes ou des représentations à l’externe (petits déjeuners, cocktails, formations, colloques, etc.)

Intérêt pour les services public et la santé et les services sociaux, l’innovation et le monde entrepreneurial (atout)

Très bonne connaissance de l’écosystème HEC Montréal (atout)

Avantages

23 jours de vacances annuelles après un an de service

16 jours fériés

Horaire estival: 10 vendredis d'été

Aménagement de temps de travail: mode hybride

Programme de formation et de développement plus généreux que le marché

Programme d’assurances collectives

Accès à un service de télémédecine

HEC Montréal reconnaît l’apport essentiel et nécessaire des femmes, des Autochtones, des minorités visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identité sexuelle, et s’engage à garantir l’égalité des chances à tous les candidats qualifiés. Des valeurs de respect, d’ouverture et d’inclusion sont communes à l’ensemble de notre communauté.

HEC Montréal applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les membres des groupes désignés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature.

L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à nos procédures. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.

Nous vous souhaitons bon succès dans la suite de ce processus.