Type d’emploi :

Employé

Durée en mois(pour les emplois à durée déterminée) :

N/A

Famille d’emplois :

Admissions

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

InfoService

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/09/25

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):

2025/10/06

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 09

Échelle salariale :

$72,437.00 - $91,502.00À propos des affaires étudiantes :

Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants, nous offrons de nombreuses activités récréatives et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore !

Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d'opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l'expérience autant que nos étudiants.

Raison d’être du poste:

Planifier, coordonner et contrôler le cycle d’admission aux programmes de premier cycle sous sa responsabilité en assurant une bonne interprétation et application des pratiques, des processus et des politiques dans le but d’accroitre l’efficacité et l’efficience du processus d’admission et d’atteindre les objectifs d’admission de l’Université. Agir à titre de personne-ressource auprès des candidats en les renseignant en personne, par écrit ou par téléphone, dans les deux langues officielles, sur les sujets reliés au processus d’admission et aux études de premier cycle.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Analyse des dossiers d’admission : Analyser les demandes d’admission de toutes les catégories de candidature pour les programmes de premier cycle en procédant à l’évaluation des diplômes, des études et des expériences présentées à l’appui. Admettre, différer ou refuser les candidatures évaluées, selon les critères établis, et attribuer des bourses d’admission aux candidatures admissibles.
• Planification et coordination du cycle d’admission : Déterminer les besoins d’offres d’admission en vue d’atteindre les objectifs d’inscription établis des programmes sous sa responsabilité. En collaboration avec les facultés, développer et mettre en oeuvre des procédures et des outils de travail permettant de faciliter le processus d’admission. Contrôler et gérer étroitement les contingentements d’admissions qui sont rattachés aux inscriptions dans les programmes contingentés dont le titulaire est responsable et suivre les statistiques de près.
• Service à la clientèle : Agir à titre de personne-ressource auprès de la communauté en les renseignant en personne, par écrit ou par téléphone, sur les divers programmes de premier cycle, les possibilités de programmes combinés, les exigences d’admission, les perspectives d’études et de carrières, la vie universitaire, les services offerts aux étudiants, les règlements universitaires et les autres options pour les études postsecondaires, tout en assurant la qualité des renseignements acheminés, dans les deux langues officielles. Recevoir les candidats refusés pour leur expliquer la raison du refus et pour leur présenter des cheminements scolaires alternatifs afin qu’ils puissent atteindre leurs objectifs.
• Production de rapports et gestion des données : Effectuer des analyses, de la recherche, compiler des données, des statistiques et d'autres renseignements afin de produire des rapports pour appuyer les discussions, la prise de décision et les projets spéciaux. Au besoin, préparer, selon les changements aux critères d’admission et aux programmes, les modifications à faire au système informatisé utilisé pour l’évaluation des candidatures des écoles secondaires de l’Ontario.
• Activités de liaison : Participer aux activités de liaison, telles que les foires d’information et les séances d’informations données dans les établissements d’enseignement dans le but d’accroitre la visibilité de l’Université et le nombre de demandes d’inscription aux études de premier cycle.
• Documentation : En collaboration avec les différents intervenants, préparer et réviser les renseignements pertinents à l’admission reflétés sur le web et dans diverses publications. Préparer la documentation rattachée aux formulaires de demande d’admission et aux offres d’admission afin de contribuer à une expérience universitaire enrichissante. Rédiger et mettre à jour des manuels de procédures, à utiliser à l’interne, sur les procédures, les processus et les systèmes liés aux responsabilités du titulaire.
• Coordination du travail des subalternes : Au besoin, déléguer des tâches à des subalternes, normalement des étudiants embauchés sous le Régime travail-études (RTE), et s’assurer qu’elles sont complétées selon les normes et directives données.
• Projets spéciaux : Au besoin, participer à des projets spéciaux ou des initiatives de son secteur.

Ce que vous apportez :

• Formation postsecondaire en administration ou dans une discipline connexe, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.
• Au moins trois (3) années d’expérience manifestée dans un rôle semblable.
• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).
• Expérience dans l’interprétation, l’explication et dans l’application de règlements et de méthodes.
• Connaissances approfondies des programmes d’éducation postsecondaire, des règlements scolaires et des services universitaires.
• Connaissance et expérience des systèmes informatiques et des logiciels tels que le Système d’information scolaire (SIS), Windows, traitement de textes, tableurs, Internet et le courriel.
• Expérience de l’analyse, de la gestion et du contrôle de dossiers scolaires.
• Expérience en rédaction administrative dans les deux langues officielles.
• Expérience à travailler sous pression et à organiser son travail en fonction d’échéanciers stricts.
• Fortes aptitudes en relations interpersonnelles, en communication et en service à la clientèle.
• Capacité de travailler le soir et les fins de semaine, au besoin.

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

**Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :**Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.