Description du poste

Sous l’autorité de la présidente-directrice générale (PDG), l’adjoint.e assure un soutien administratif stratégique à la direction générale tout en assumant la responsabilité de la gouvernance organisationnelle. Elle agit comme personne-clé dans la coordination et la communication stratégique de haut niveau avec le conseil d’administration, la mise à jour et l’application des politiques et règlements, ainsi que dans la gestion efficace des priorités de la PDG.

Grâce à sa proactivité, son sens de l’organisation et sa grande rigueur, cette personne excelle dans la gestion des priorités, l’anticipation des besoins et le traitement d’informations sensibles avec professionnalisme et discrétion. Chaque tâche est exécutée avec soin, contribuant à un environnement structuré, efficace et harmonieux autour de la direction générale.

Soutien exécutif

• Assurer une gestion proactive et stratégique de l’agenda de la PDG, incluant la planification, la préparation et l’optimisation des rendez-vous ;
• Assurer la priorisation, le tri et le suivi des courriels et de la correspondance de la PDG selon le besoin ;
• Rédiger, réviser et mettre en page divers documents officiels et suivis nécessaires (correspondance, rapports, présentations, communications internes et externes de haut niveau etc.) ;
• Organiser des réunions internes et externes, préparer l’ordre du jour, rédiger et/ou compiler la documentation requise, coordonner la logistique et assurer le suivi des décisions ;
• Assurer un rôle de liaison entre la PDG et les équipes internes, partenaires et parties prenantes externes selon les besoins ;
• Tenir à jour et organiser les dossiers confidentiels de la direction générale ;
• Assurer le suivi de certains contrats et de décisions prises ;
• Collaborer à la préparation de certains rapports administratifs, financiers ou de redditions de compte requis par la direction générale ou le conseil d’administration ;
• Assurer un rôle de vigie pour identifier les échéances clés et les éléments prioritaires nécessitant l’attention de la PDG ;
• Coordonner les déplacements de la direction générale (réservations pour les transports et hôtel) ;
• Apporter un soutien administratif à diverses tâches administratives et projets stratégiques menés par la direction générale.

Politiques et gouvernance

• Rédiger, planifier, coordonner et assister à toutes les rencontres du conseil d’administration, des comités ainsi que de l’assemblée générale annuelle (AGA) (avis de convocation, ordres du jour, documentation, prise de notes, procès-verbaux, suivi des décisions, respect des échéanciers règlementaires) ;
• Agir comme personne-liaison auprès des membres du conseil d’administration pour toute question administrative ou procédurale ;
• Agir en tant que principal point de contact entre la présidente-directrice générale et le conseil d'administration ;
• Conseiller la PDG sur les bonnes pratiques de gouvernance et s’assurer du respect des règlements et politiques en vigueur ;
• Veiller à la conformité des procédures administratives avec les Règlements généraux, les politiques internes, les lois applicables et les bonnes pratiques de gouvernance ;
• Assurer la diffusion et la mise à jour des Règlements généraux, politiques internes et cadres normatifs auprès des instances concernées ;
• Tenir à jour les registres officiels et les archives administratives de la gouvernance (livre des procès-verbaux, résolutions, règlements, etc.) ;
• Veiller au respect et à la distinction des rôles et responsabilités entre le conseil d’administration et l’équipe de direction, en assurant une communication claire et confidentielle des informations pertinentes à chacun.

Logistique et gestion matérielle

• Responsable de bâtiment en assurant la liaison avec les fournisseurs de services, le locateur et tout sous-traitant pour les besoins d’entretien, de maintenance ou d’améliorations locatives.
• Assurer la gestion logistique et matérielle du bâtiment et des bureaux (fournitures) ;
• Coordonner l’aménagement des espaces de travail selon les besoins de l’organisation ;
• Gérer la distribution, le suivi et la récupération des clés, ou autres équipements de travail ;
• Participer à la planification budgétaire des dépenses liées à l’entretien et aux infrastructures matérielles.

Formation et expérience

• Détenir un diplôme universitaire de premier cycle et/ou un diplôme d’études collégiales en administration ou toute combinaison de formation et d’expérience pertinente ;
• Détenir cinq ans et plus d'expérience avec le fonctionnement d’un conseil d’administration et dans le soutien aux cadres supérieurs, de préférence dans une organisation à but non lucratif (OBSL) ;
• Excellente connaissance des principes de gouvernance d’un OSBL ;
• Capacité avérée à interagir efficacement, avec tact et confiance, avec un conseil d’administration, des cadres supérieurs et des partenaires ;
• Excellente maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit (anglais est un atout) ;
• Détenir des notions de base en droit et en gestion financière (un atout) ;
• Bonne connaissance et maîtrise des logiciels informatiques (suite Microsoft Office, gestion de calendrier, outils de visioconférence, etc.)
• Capacité démontrée à travailler avec rigueur, très grande discrétion et autonomie ;
• Sens de l’organisation, gestion des priorités et entregent ;
• Souci du détail, approche méthodique et haut niveau de professionnalisme ;
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les échéances ;
• Prise de décision, jugement et communication interpersonnelle.

Compétences

Conditions d’emploi

• Salaire concurrentiel et avantages sociaux
• Emploi à temps plein à 35 heures par semaine
• Lieu de travail : Gatineau (en personne; télétravail selon les besoins)
• Entrée en fonction : le plus tôt possible

Ressources humaines
Tourisme Outaouais
103, rue Laurier, Gatineau (Québec) J8X 3V8
rh@tourisme-outaouais.ca

Seulement les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.