JLL est à la recherche d'un(e) Coordonnateur(trice) de location pour renforcer son équipe Commerce de détail au Québec. Basé(e) à Montréal, le/la titulaire aura pour mission de soutenir efficacement l'équipe de location dans ses activités quotidiennes et ses projets stratégiques.

CE QUE VOUS FEREZ

• Créer et tenir à jour des documents immobiliers détaillés nécessitant des niveaux élevés d’exactitude, y compris les rapports aux clients, les propositions de location, les lettres d’intention, les ententes de courtiers externes, l’analyse de location, et autres rapports requis;
• Responsable de l’examen des demandes de crédit-bail, du calcul des revenus de commission, de la gestion du flux de travail, du processus d’approbation et de facturation pour les ententes de location et prévisions des revenus;
• Responsable de la création et de la mise à jour des hypothèses de location dans le cadre d’appels mensuels avec le client;
• Créer des plans de location de couleurs pour les ventes, l’expiration, les annexes et les propositions;
• Produire des rapports sur l’état des contrats de location et participer à la production de présentations et de propositions aux clients, allant des présentations de formulaires standard aux propositions plus importantes et plus intensives;
• Concevoir et distribuer du matériel de marketing, comme des aperçus du marché, des brochures, des cartes postales, des présentations, des rapports et des propositions;
• Tenir à jour les bases de données internes, les bases de données des clients et des clients potentiels;
• Fournir un soutien administratif pour la facturation, le courrier, la saisie et la modification de documents, l’organisation des réunions et des calendriers, etc.

CE QUE NOUS RECHERCHONS

• Bilinguisme tant en français qu’en anglais*, oral et écrit;
• Diplôme universitaire en administration des affaires ou l’équivalent ET/OU expérience équivalente en commerce de détail;
• Au moins deux à trois ans d’expérience en immobilier commercial, idéalement en lien avec la location d’espaces commerciaux;
• Solide capacité de gérer plusieurs projets et échéanciers;
• Excellent suivi et grand souci du détail;
• Maitrise de la suite Microsoft Office et maîtrise d’Excel requise;
• Solides aptitudes pour la rédaction, la révision et l’organisation;
• Grande motivation, et volonté de prendre des initiatives et de travailler de façon autonome;
• Solides aptitudes pour les relations interpersonnelles et capacité de travailler en collaboration avec les coéquipiers et les clients;
• Faire preuve de créativité et habile à développer des solutions efficaces et capacité de mener à bien les projets à temps;
• Capacité à prioriser les projets afin de respecter les différents échéanciers.
• Interactions orales et/ou écrites avec des locataires, touristes ou partenaires externes basés à l’extérieur du Québec (par exemple, fournisseurs de services, cabinets d’avocats, pairs, banquiers, firmes de courtage, firmes d’analyse de crédit, agences de crédits, clientèle non-francophone, etc.).

JLL is looking for a Leasing Coordinator to support its Quebec Retail leasing team. Based in Montreal, the incumbent will be responsible for providing support to the leasing team.

What You’ll Be Doing

• Create and maintain detailed real estate documents requiring high levels of accuracy, including client reports, lease proposals, letters of intent, external broker agreements, leasing analysis, and other required reports.
• Responsible for reviewing lease applications, calculating commission income, managing workflow, approval and invoicing process for lease agreements and revenue forecasting
• Responsible for creating and updating rental assumptions through monthly calls with the client.
• Create color rental plans for sales, expiration, appendices, and proposals
• Produce reports on the status of leases and participate in the production of client presentations and proposals, ranging from standard form presentations to larger, more intensive proposals.
• Develops and distributes marketing materials, such as market overviews, brochures, postcards, presentations, reports and proposals.
• Maintain internal databases, customer and lead databases
• Provide administrative support for invoicing, mailing, document entry and editing, organization of meetings and calendars, etc.

What We’re Looking For

• Bilingualism in both French and English*, oral and written
• University degree in business administration or equivalent AND/OR equivalent experience in retail.
• At least two to three years of experience in commercial real estate, ideally in connection with the leasing of commercial spaces.
• Strong ability to manage multiple projects and schedules.
• Excellent follow-up and great attention to detail.
• Proficiency in Microsoft Office Suite and proficiency in Excel required.
• Strong writing, editing and organizational skills.
• High motivation, and willingness to take initiative and work independently.
• Strong interpersonal skills and ability to work collaboratively with teammates and clients.
• Demonstrate creativity and skill in developing effective solutions and ability to complete projects on time.
• Ability to prioritize projects to meet different deadlines.
• Oral and/or written interactions with tenants, tourists or external partners based outside Quebec (for example, service providers, law firms, peers, bankers, brokerage firms, credit analysis firms, credit agencies, non-French-speaking clients, etc.).