SUPERBE OPPORTUNITÉ ! REMPLACEMENT D’UNE DURÉE DE TROIS (3) MOIS AVEC POSSIBILITÉ DE PROLONGATION !

Titre du poste : Secrétaire de direction (SBK02)
Secteur de travail | Unité organisationnelle : Faculté des sciences humaines | Département d'histoire (2110)

Groupe d'emploi : Bureau
Statut : REMPLACEMENT D’UNE DURÉE DE TROIS (3) MOIS AVEC POSSIBILITÉ DE PROLONGATION
Horaire : Régulier 35 heures / semaine
Pavillon : A : Hubert-Aquin : Campus central

EXIGENCES NORMALES :

Scolarité : Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat
Expérience : Une (1) année d’expérience pertinente

Autres : Minimum de 75 % au test de français.

Salaire : Entre 27.76 $ et 35.16 $
Classement salarial : 6

DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA FONCTION :

Cette personne assure le soutien clérical et administratif relié à la gestion des activités de l'unité à laquelle elle est associée. En l'absence de la personne désignée, voit au maintien et au suivi de certaines opérations du bureau et en assure la bonne marche.

La description de fonction, étant réputée faire partie intégrante de l’affichage, peut être consultée sur le site web des ressources humaines https://rh.uqam.ca/BK02 et au Syndicat.

DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TÂCHES DU POSTE (à titre indicatif) :

Cette personne :

• Effectue des recherches et des vérifications à l'aide de différents documents tels que politique, procédure, règlement et répertoire de cours afin de fournir des renseignements à la direction, au personnel enseignant, aux employées, employés, étudiantes, étudiants ainsi qu'à la clientèle externe de l'Université; règle les problèmes relevant de sa compétence; tient à jour les cahiers de procédures et politiques.

• Collabore à l'organisation des activités de l'unité à laquelle elle est associée telles que banque de jury, élection aux instances, consolidation des sessions, organisation des sessions et processus de sélection; effectue les recherches nécessaires, communique avec les personnes concernées et prend les mesures appropriées afin d'en assurer la réalisation.

• Tient à jour l'agenda de la personne désignée et prend les dispositions s'y rattachant telles que modification de l'agenda en tenant compte des urgences et des priorités.

• Effectue diverses tâches de support à l'organisation de réunions telles que conciliation des disponibilités, préparation de l'ordre du jour, convocation, réservation de salles, préparation matérielle et distribution de documents nécessaires à l'étude de dossiers par les personnes désignées; sur demande, assiste aux réunions, prend les notes, rédige les documents qui y sont associés tels que procès-verbaux et les extraits de résolution et assure le suivi des décisions qui en découle;

• Effectue la recherche, compile et organise les données nécessaires à la production de divers documents tels que tableau, lettre, plan d'activités.

• Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que voyage, congrès et colloque; réserve l'hébergement, le transport en commun, les locaux et les équipements audiovisuels; voit à l'affichage des publicités dans les pavillons;

• Contrôle et tient à jour différents inventaires tels que clés, matériel de bureau, liste et produits relevant de l'unité à laquelle elle est associée et en effectue la saisie de données correspondantes; remplit le formulaire approprié, le transmet à la personne désignée aux fins de signature et l'achemine à l'unité administrative concernée; règle les problèmes qui y sont associés et en assure le suivi;

• Voit à l'entretien des différents appareils tels que photocopieur, imprimante et télécopieur; effectue les appels de service auprès des fournisseurs accrédités d'entretien et de réparation;

• Assure un soutien à toutes les étapes du processus d’attribution des contrats d’auxiliaires d’enseignement.

L'Université du Québec à Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les personnes autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature.

Seules les candidatures retenues seront contactées pour la suite du processus