Coordonnatrice administrative ou coordonnateur administratif des relations avec les diplômés
Top Benefits
About the role
Numéro de poste: 50000397 / P5392
Département: Relations avec les diplômés - Opérations
Niveau: GR09
Campus: Sir-George-Williams (centre-ville)
Salaire: $35,07 - $42,18 / l'heure
Syndicat/Association/Politiques RH: SESUC
Date limite de candidature: le 1er octobre 2025
Nous encourageons vivement les personnes candidates à joindre une lettre de motivation exprimant leur intérêt et expliquant comment leur profil correspond au poste.
Reconnue comme l'un des meilleurs employeurs de Montréal, l'Université Concordia est l'endroit où il faut être si vous cherchez à grandir, à contribuer et à innover dans un environnement dynamique et multiculturel.
Faites partie d'une communauté qui s'attaque aux grands défis de la société, qui soutient votre croissance personnelle et professionnelle et qui a un impact réel sur la construction d'un monde plus durable.
En tant que membre de notre communauté, vous aurez accès à des avantages sociaux complets, à un régime de pension défini et à de nombreuses installations de bien-être sur place, telles qu'un gymnase ultramoderne et une clinique de santé, ainsi qu'à une variété d'opportunités éducatives et culturelles.
NATURE DU POSTE
Sous l’autorité de la directrice principale des relations avec les diplômés, assurer un soutien administratif et logistique à cette dernière ainsi qu’à toute l’unité des relations avec les diplômés et des événements; exécuter des tâches de secrétariat.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
• Agir à titre de personne-ressource principale auprès de l’unité des relations avec les diplômés; répondre aux demandes adressées par téléphone et les transmettre aux personnes intéressées; trier les demandes de renseignement parvenues par la poste et par courriel et y répondre; offrir un soutien en matière de recherche, d’administration, de budget et de logistique à la directrice principale et à la directrice adjointe des relations avec les diplômés, ainsi qu’à la chef des événements.
• Rédiger des lettres, des notes de service, des rapports et des formulaires à faire signer par la directrice principale.
• Surveiller les budgets, les dépenses et l’inventaire; s’assurer que les procédures comptables appropriées sont respectées.
• S’occuper des factures, des demandes de chèques ainsi que des frais de déplacement et frais promotionnels; préparer et soumettre les notes de frais au nom de la directrice principale et de la directrice adjointe; faire le suivi des dépenses à l’interne et les inscrire au registre.
• Effectuer des préparations de voyage et réserver l’hébergement et le transport pour la directrice principale et la directrice adjointe des relations avec les diplômés, la chef des événements, les responsables des relations avec les diplômés, les conférenciers ou les organisateurs d’événements, les boursières et boursiers, etc.
• Apporter un soutien dans l’organisation des réunions et des activités pour les bénévoles et le personnel de l’unité, au besoin.
• Vérifier et saisir des données; entrer dans Gazelle tous les renseignements personnels et l’information pertinente issus de sources comme alumni@concordia.ca, toutes les réponses aux bulletins électroniques Accent et Now, ainsi que les données obtenues lors d’activités ou auprès des responsables des relations avec les diplômés.
• Extraire de l’information de la base de données (sélections de populations) pour les demandes de listes et les projets; effectuer des recherches suivant les besoins; mettre à jour la base de données, au besoin.
• Inscrire les interactions (rapports sur les contacts) et les mesures de suivi dans la base de données de l’Avancement universitaire; extraire de l’information, notamment des données biographiques et d’autres renseignements connexes; tenir à jour les dossiers afin de s’assurer que l’information qu’ils contiennent est exacte en tout temps; effectuer des recherches dans les bases de données internes et Internet sur les diplômées et diplômés, les donatrices et donateurs, ainsi que les activités sur le campus; analyser l’information et préparer des rapports sur l’engagement des diplômés.
• Aider la chef des événements, les coordonnateurs des événements et les préposés à l’inscription aux événements : préparer les documents d’information et les calendriers des activités.
• Créer et tenir à jour un calendrier sur les adjoints étudiants et réserver des adjoints étudiants en vue de la tenue d’événements ou pour du travail de bureau, faire le suivi des heures, etc.
• Gérer le personnel adjoint étudiant au nom de l’équipe responsable des événements : s’occuper des soumissions de curriculum vitæ, s’occuper de la réservation des plages horaires pour les entrevues et participer à celles-ci, créer et soumettre les avis d’embauche des employés occasionnels et autres documents connexes aux RH; préparer les formulaires de dépôt direct, s’assurer que les profils d’employés sont à jour.
• Créer, organiser et tenir à jour un calendrier des vacances, un calendrier des webinaires et des vidéoconférences, ainsi qu’un résumé de la programmation annuelle (document de synthèse [At-A-Glance]).
• S’acquitter au besoin de tâches à la réception; transmettre les demandes de renseignements et guider les visiteurs; remplacer au besoin les adjointes de direction au vice-recteur et au vice-recteur adjoint du secteur; s’acquitter d’autres tâches assignées par la directrice générale.
QUALIFICATIONS
• Diplôme d’études collégiales (formation technique de trois ans) dans un domaine lié aux principales responsabilités et de deux à quatre années d’expérience de travail pertinente.
• Connaissance de base des principes budgétaires et de la tenue de livres.
• Bonne connaissance de l’anglais et du français parlés et écrits (niveau 4) pour communiquer efficacement dans les deux langues officielles.
• Capacité à travailler dans les environnements Macintosh et Windows; bonne connaissance (niveau intermédiaire) de Word (pour créer et mettre en forme des documents, ainsi que fusionner du courrier), d’Excel (pour créer des feuilles de calcul et des tableaux) et de PowerPoint (pour créer des présentations).
• Capacité à travailler avec Outlook et de rechercher de l’information sur Internet et d’autres outils.
• Connaissance des applications de bases de données sur ordinateur central, du courrier électronique et d’Internet.
• Excellent sens de la communication et des relations interpersonnelles.
• Sens du service à la clientèle.
• Capacité à traiter des informations confidentielles; discrétion et respect de la confidentialité; tact et sensibilité à la diversité culturelle.
• Capacité à travailler en équipe ainsi qu’à établir et à respecter des priorités tout en faisant preuve de souplesse.
• Capacité à gérer plusieurs projets à la fois et une charge de travail complexe.
• Excellent sens de l’organisation et des priorités, capacité à traiter un grand volume de travail en période de pointe et à travailler avec un minimum d’encadrement.
• Disponibilité pour travailler selon un horaire flexible (horaire de travail particulier) en vue d’assister à l’occasion à des réunions et à des activités.
En raison du volume de candidatures, seules les personnes retenues seront contactées par notre équipe de recrutement.
L'Université Concordia est un établissement d'enseignement supérieur de langue anglaise où la principale langue d'enseignement et de recherche est l'anglais. Puisque ce poste soutien les fonctions académiques et administratives de l'université, la maîtrise de l'anglais et du français, tel qu'indiqué, est requise.
IMPORTANT : Si votre candidature est retenue, vos habiletés langagières et informatiques seront évaluées.
Reconnaissance territoriale
L’Université Concordia est située en territoire autochtone non cédé. La nation Kanien’kehá:ka est la gardienne des terres et des eaux où nous nous trouvons actuellement. Le nom d’origine de ce territoire est Tiohtià:ke (ou Montréal). Celui-ci est historiquement connu comme un lieu de rassemblement pour de nombreuses Premières Nations. Aujourd’hui, la ville abrite une population diversifiée d’Autochtones et de gens d’autres origines. Nous respectons les liens continus avec le passé, le présent et l’avenir dans nos rapports avec les Autochtones et les autres membres de la communauté montréalaise.
Équité en matière d’emploi
L’Université Concordia valorise la diversité au sein de son personnel et s’engage à promouvoir un accès égal à l’emploi. L’Université encourage toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature, incluant les femmes, les membres de minorités visibles, les Autochtones, les personnes des groupes d’orientations et d’identités sexuelles minoritaires, les personnes handicapées ainsi que toute autre personne pouvant contribuer à la diversité de notre communauté. À ce titre, elle invite les candidats faisant partie d’un des groupes désignés à s’identifier comme tels. Dans le cadre de votre candidature, il vous sera demandé de remplir une enquête sur la diversité. Cette information est volontaire et toute information recueillie à cette fin est confidentielle et ne peut être consultée par les membres des comités de recherche ou les membres du personnel des ressources humaines. Les résultats seront regroupés et utilisés pour aider Concordia à réaliser son objectif, à savoir que tous les membres de sa communauté soient représentés et accueillis, mais aussi qu’ils se sentent inclus dans la vie universitaire et appuyés dans leurs efforts pour participer à tous les volets de celle-ci.
Accessibilité
Concordia désire accroître la diversité parmi les membres de sa communauté. Nous nous efforçons de rendre nos procédures de recrutement le plus accessibles possible et offrons au besoin des accommodements aux candidats. Si l’on vous convoque à une entrevue et que vous prévoyez avoir besoin d’accommodements, écrivez-nous à l’adresse hr-employment@concordia.ca . Votre demande sera traitée en toute confidentialité.
Statut d’immigrant
Si toutes les personnes qualifiées sont conviées à postuler, les citoyens canadiens et les résidents permanents auront toutefois priorité. Conformément aux exigences du gouvernement du Canada en matière de rapports, l’Université est tenue de recueillir de l’information sur le statut des candidats, à savoir s’ils sont résidents permanents ou citoyens canadiens.
Coordonnatrice administrative ou coordonnateur administratif des relations avec les diplômés
Top Benefits
About the role
Numéro de poste: 50000397 / P5392
Département: Relations avec les diplômés - Opérations
Niveau: GR09
Campus: Sir-George-Williams (centre-ville)
Salaire: $35,07 - $42,18 / l'heure
Syndicat/Association/Politiques RH: SESUC
Date limite de candidature: le 1er octobre 2025
Nous encourageons vivement les personnes candidates à joindre une lettre de motivation exprimant leur intérêt et expliquant comment leur profil correspond au poste.
Reconnue comme l'un des meilleurs employeurs de Montréal, l'Université Concordia est l'endroit où il faut être si vous cherchez à grandir, à contribuer et à innover dans un environnement dynamique et multiculturel.
Faites partie d'une communauté qui s'attaque aux grands défis de la société, qui soutient votre croissance personnelle et professionnelle et qui a un impact réel sur la construction d'un monde plus durable.
En tant que membre de notre communauté, vous aurez accès à des avantages sociaux complets, à un régime de pension défini et à de nombreuses installations de bien-être sur place, telles qu'un gymnase ultramoderne et une clinique de santé, ainsi qu'à une variété d'opportunités éducatives et culturelles.
NATURE DU POSTE
Sous l’autorité de la directrice principale des relations avec les diplômés, assurer un soutien administratif et logistique à cette dernière ainsi qu’à toute l’unité des relations avec les diplômés et des événements; exécuter des tâches de secrétariat.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
• Agir à titre de personne-ressource principale auprès de l’unité des relations avec les diplômés; répondre aux demandes adressées par téléphone et les transmettre aux personnes intéressées; trier les demandes de renseignement parvenues par la poste et par courriel et y répondre; offrir un soutien en matière de recherche, d’administration, de budget et de logistique à la directrice principale et à la directrice adjointe des relations avec les diplômés, ainsi qu’à la chef des événements.
• Rédiger des lettres, des notes de service, des rapports et des formulaires à faire signer par la directrice principale.
• Surveiller les budgets, les dépenses et l’inventaire; s’assurer que les procédures comptables appropriées sont respectées.
• S’occuper des factures, des demandes de chèques ainsi que des frais de déplacement et frais promotionnels; préparer et soumettre les notes de frais au nom de la directrice principale et de la directrice adjointe; faire le suivi des dépenses à l’interne et les inscrire au registre.
• Effectuer des préparations de voyage et réserver l’hébergement et le transport pour la directrice principale et la directrice adjointe des relations avec les diplômés, la chef des événements, les responsables des relations avec les diplômés, les conférenciers ou les organisateurs d’événements, les boursières et boursiers, etc.
• Apporter un soutien dans l’organisation des réunions et des activités pour les bénévoles et le personnel de l’unité, au besoin.
• Vérifier et saisir des données; entrer dans Gazelle tous les renseignements personnels et l’information pertinente issus de sources comme alumni@concordia.ca, toutes les réponses aux bulletins électroniques Accent et Now, ainsi que les données obtenues lors d’activités ou auprès des responsables des relations avec les diplômés.
• Extraire de l’information de la base de données (sélections de populations) pour les demandes de listes et les projets; effectuer des recherches suivant les besoins; mettre à jour la base de données, au besoin.
• Inscrire les interactions (rapports sur les contacts) et les mesures de suivi dans la base de données de l’Avancement universitaire; extraire de l’information, notamment des données biographiques et d’autres renseignements connexes; tenir à jour les dossiers afin de s’assurer que l’information qu’ils contiennent est exacte en tout temps; effectuer des recherches dans les bases de données internes et Internet sur les diplômées et diplômés, les donatrices et donateurs, ainsi que les activités sur le campus; analyser l’information et préparer des rapports sur l’engagement des diplômés.
• Aider la chef des événements, les coordonnateurs des événements et les préposés à l’inscription aux événements : préparer les documents d’information et les calendriers des activités.
• Créer et tenir à jour un calendrier sur les adjoints étudiants et réserver des adjoints étudiants en vue de la tenue d’événements ou pour du travail de bureau, faire le suivi des heures, etc.
• Gérer le personnel adjoint étudiant au nom de l’équipe responsable des événements : s’occuper des soumissions de curriculum vitæ, s’occuper de la réservation des plages horaires pour les entrevues et participer à celles-ci, créer et soumettre les avis d’embauche des employés occasionnels et autres documents connexes aux RH; préparer les formulaires de dépôt direct, s’assurer que les profils d’employés sont à jour.
• Créer, organiser et tenir à jour un calendrier des vacances, un calendrier des webinaires et des vidéoconférences, ainsi qu’un résumé de la programmation annuelle (document de synthèse [At-A-Glance]).
• S’acquitter au besoin de tâches à la réception; transmettre les demandes de renseignements et guider les visiteurs; remplacer au besoin les adjointes de direction au vice-recteur et au vice-recteur adjoint du secteur; s’acquitter d’autres tâches assignées par la directrice générale.
QUALIFICATIONS
• Diplôme d’études collégiales (formation technique de trois ans) dans un domaine lié aux principales responsabilités et de deux à quatre années d’expérience de travail pertinente.
• Connaissance de base des principes budgétaires et de la tenue de livres.
• Bonne connaissance de l’anglais et du français parlés et écrits (niveau 4) pour communiquer efficacement dans les deux langues officielles.
• Capacité à travailler dans les environnements Macintosh et Windows; bonne connaissance (niveau intermédiaire) de Word (pour créer et mettre en forme des documents, ainsi que fusionner du courrier), d’Excel (pour créer des feuilles de calcul et des tableaux) et de PowerPoint (pour créer des présentations).
• Capacité à travailler avec Outlook et de rechercher de l’information sur Internet et d’autres outils.
• Connaissance des applications de bases de données sur ordinateur central, du courrier électronique et d’Internet.
• Excellent sens de la communication et des relations interpersonnelles.
• Sens du service à la clientèle.
• Capacité à traiter des informations confidentielles; discrétion et respect de la confidentialité; tact et sensibilité à la diversité culturelle.
• Capacité à travailler en équipe ainsi qu’à établir et à respecter des priorités tout en faisant preuve de souplesse.
• Capacité à gérer plusieurs projets à la fois et une charge de travail complexe.
• Excellent sens de l’organisation et des priorités, capacité à traiter un grand volume de travail en période de pointe et à travailler avec un minimum d’encadrement.
• Disponibilité pour travailler selon un horaire flexible (horaire de travail particulier) en vue d’assister à l’occasion à des réunions et à des activités.
En raison du volume de candidatures, seules les personnes retenues seront contactées par notre équipe de recrutement.
L'Université Concordia est un établissement d'enseignement supérieur de langue anglaise où la principale langue d'enseignement et de recherche est l'anglais. Puisque ce poste soutien les fonctions académiques et administratives de l'université, la maîtrise de l'anglais et du français, tel qu'indiqué, est requise.
IMPORTANT : Si votre candidature est retenue, vos habiletés langagières et informatiques seront évaluées.
Reconnaissance territoriale
L’Université Concordia est située en territoire autochtone non cédé. La nation Kanien’kehá:ka est la gardienne des terres et des eaux où nous nous trouvons actuellement. Le nom d’origine de ce territoire est Tiohtià:ke (ou Montréal). Celui-ci est historiquement connu comme un lieu de rassemblement pour de nombreuses Premières Nations. Aujourd’hui, la ville abrite une population diversifiée d’Autochtones et de gens d’autres origines. Nous respectons les liens continus avec le passé, le présent et l’avenir dans nos rapports avec les Autochtones et les autres membres de la communauté montréalaise.
Équité en matière d’emploi
L’Université Concordia valorise la diversité au sein de son personnel et s’engage à promouvoir un accès égal à l’emploi. L’Université encourage toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature, incluant les femmes, les membres de minorités visibles, les Autochtones, les personnes des groupes d’orientations et d’identités sexuelles minoritaires, les personnes handicapées ainsi que toute autre personne pouvant contribuer à la diversité de notre communauté. À ce titre, elle invite les candidats faisant partie d’un des groupes désignés à s’identifier comme tels. Dans le cadre de votre candidature, il vous sera demandé de remplir une enquête sur la diversité. Cette information est volontaire et toute information recueillie à cette fin est confidentielle et ne peut être consultée par les membres des comités de recherche ou les membres du personnel des ressources humaines. Les résultats seront regroupés et utilisés pour aider Concordia à réaliser son objectif, à savoir que tous les membres de sa communauté soient représentés et accueillis, mais aussi qu’ils se sentent inclus dans la vie universitaire et appuyés dans leurs efforts pour participer à tous les volets de celle-ci.
Accessibilité
Concordia désire accroître la diversité parmi les membres de sa communauté. Nous nous efforçons de rendre nos procédures de recrutement le plus accessibles possible et offrons au besoin des accommodements aux candidats. Si l’on vous convoque à une entrevue et que vous prévoyez avoir besoin d’accommodements, écrivez-nous à l’adresse hr-employment@concordia.ca . Votre demande sera traitée en toute confidentialité.
Statut d’immigrant
Si toutes les personnes qualifiées sont conviées à postuler, les citoyens canadiens et les résidents permanents auront toutefois priorité. Conformément aux exigences du gouvernement du Canada en matière de rapports, l’Université est tenue de recueillir de l’information sur le statut des candidats, à savoir s’ils sont résidents permanents ou citoyens canadiens.