Type d’emploi :

Employé

Durée en mois(pour les emplois à durée déterminée) :

12

Famille d’emplois :

Administration des études

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Opérations et centre d’examens

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/09/04

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):

2025/09/15

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 09

Échelle salariale :

$72,437.00 - $91,502.00À propos des affaires étudiantes :

Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants, nous offrons de nombreuses activités récréatives et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore !

Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d'opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l'expérience autant que nos étudiants.

Raison d’être du poste:
Coordonner les processus de service de première ligne et les processus opérationnels liés à la planification et à la mise en œuvre des tests adaptés et des services connexes. Superviser directement les surveillant(e)s d’examen, les fournisseurs de services internes et externes (interprètes en langue des signes, preneurs de notes, transcripteurs, etc.) et agir en tant que point de contact principal. Trouver des solutions aux demandes particulières, saisir les occasions de réviser, développer et mettre en œuvre des processus selon les meilleures pratiques. Communiquer rapidement, efficacement et avec exactitude, et trouver des solutions aux nombreux problèmes présentés afin de favoriser une expérience universitaire enrichissante. Le/la titulaire devra travailler selon un horaire variable (jour, soir, fin de semaine), et cet horaire pourra être ajusté ou modifié en fonction des besoins opérationnels du Centre.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Offrir un service de première ligne aux étudiants : Agir en tant que personne-ressource pour la communauté en fournissant de l’information en personne, par écrit ou par téléphone sur les divers services offerts, les critères d’admissibilité, la vie universitaire, les services aux étudiants, les règlements universitaires et d'autres options pour les études postsecondaires, tout en assurant la qualité de l’information transmise dans les deux langues officielles.
• Évaluer les besoins et faire des recommandations : Anticiper, analyser et interpréter les besoins des étudiants, déterminer les politiques et processus à mettre en place, diagnostiquer et proposer des recommandations pour répondre aux problématiques étudiantes, et veiller à la mise en œuvre de ces recommandations. Résoudre des problèmes complexes et assurer les suivis nécessaires.
• Ressources humaines : Responsable du processus d’embauche du personnel administratif sous sa supervision directe : trier les CV, organiser et gérer les comités de sélection, formuler des recommandations sur le choix des candidat(e)s, afin de pourvoir les postes à temps pour répondre aux besoins opérationnels. Approuver les congés et effectuer les évaluations de rendement des employé(e)s sous sa supervision. Interpréter les conventions collectives et appliquer les procédures et règlements de l’Université.
• Supervision : Superviser le travail effectué par les employé(e)s et les fournisseurs sous sa responsabilité. Déterminer les priorités, conseiller sur l’atteinte des objectifs individuels, développer des plans de formation (individuelle et collective), motiver le personnel, fournir du coaching et du feedback. Promouvoir l’utilisation d’outils de gestion pour accroître l’engagement des employés du secteur afin de maximiser la productivité et de réduire le taux de roulement.
• Formation du personnel : Développer et offrir le contenu requis pour la formation des employé(e)s sous sa responsabilité. Veiller à ce qu’ils disposent de la formation et des outils nécessaires pour exercer leurs responsabilités de manière efficace et efficiente.
• Gestion des cours et des examens : Pour les étudiant(e)s en situation de handicap sous sa responsabilité, coordonner les horaires de cours et d’examens avec les fournisseurs de services identifiés. Valider les informations et coordonner l’allocation des ressources humaines en fonction des besoins des étudiant(e)s. Coordonner la logistique opérationnelle et s’assurer que les effectifs nécessaires sont en place. Veiller à ce que les services offerts répondent aux besoins identifiés par les spécialistes de l’apprentissage.
• Gestion des dossiers électroniques : Organiser et maintenir les dossiers et enregistrements électroniques conformément aux processus et politiques internes, et faire preuve de jugement éthique dans le traitement des informations confidentielles.
• Révision des méthodes de travail : Concevoir et mettre en œuvre de nouveaux processus ou modifier ceux existants, s’assurer que l’équipe les respecte afin d’améliorer continuellement les activités dans le but de maximiser la productivité et l'efficacité. Réviser et optimiser les processus existants pour accroître la productivité de l’équipe.
• Planification des processus : Anticiper, analyser et interpréter les besoins, déterminer les politiques et procédures à mettre en place. Élaborer un calendrier des opérations et déterminer les ressources nécessaires pour respecter les échéances. Planifier, développer et appliquer des méthodes de travail et des outils pour améliorer le rendement et la qualité des services.
• Rapports et gestion des données : Effectuer des analyses et des recherches, compiler des données, des statistiques et d’autres informations afin de produire des rapports utiles pour soutenir les discussions, la prise de décision et les projets spéciaux.
• Gestion de projets : Planifier et gérer les projets assignés. À ce titre, définir la portée du projet, établir les étapes clés, suivre l’avancement, effectuer les ajustements nécessaires en cours de route, et assurer une communication efficace entre les parties prenantes. Gérer et surveiller l’exécution des projets confiés à son équipe.
• Représentation et transfert d'information : Participer à divers comités et réunions liés aux processus opérationnels ou aux services aux étudiants et transmettre l’information à l’équipe. Travailler en étroite collaboration avec les départements, services et associations pour garantir la qualité et la pertinence des services. Agir comme conseiller(ère) auprès des facultés et des services universitaires.
• Documentation : En collaboration avec les différentes parties prenantes, préparer et réviser les informations pertinentes publiées sur le site web et dans diverses publications. Rédiger la documentation liée aux accommodements scolaires pour contribuer à une expérience universitaire enrichissante. Rédiger et mettre à jour les manuels internes concernant les procédures, processus et systèmes relevant de sa responsabilité.

Ce que vous apportez :

• Baccalauréat en sciences de la santé, psychologie, éducation ou domaine connexe (ou expérience équivalente).
• Au moins deux (2) années d’expérience en supervision.
• Connaissance approfondie des programmes d'études secondaires, collégiaux, de premier et de deuxième cycle, ainsi qu’un minimum de cinq (5) années d’expérience dans un milieu scolaire.
• Bilinguisme – français et anglais (oral et écrit)
• Connaissance de l’administration acquise habituellement par une formation postsecondaire et plusieurs années d’expérience dans un rôle similaire.
• Expérience en service à la clientèle.
• Expérience dans l’interprétation, la communication et la mise en œuvre de procédures, politiques et méthodes.
• Maîtrise des applications informatiques telles que la suite Microsoft Office, le Système d'information étudiante (SIS) de l’Université d’Ottawa et Talisma, ainsi que des outils informatiques courants (Windows, Internet, courriel).
• Capacité à gérer des priorités conflictuelles et à respecter des délais serrés dans un environnement de travail dynamique.
• Capacité à se concentrer dans un environnement stimulant et ouvert, où les interruptions sont fréquentes.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers avec un souci du détail.
• Capacité à prendre des décisions ayant un impact sur les étudiant(e)s, les employé(e)s ou les membres du service.
• Tact, diplomatie, discrétion et bon jugement.
• Expérience en collecte et analyse de données et en rédaction de rapports administratifs et statistiques.
• Expérience dans la mise en œuvre de stratégies et de plans d’action destinés aux étudiants.
• Excellentes compétences en communication pour comprendre les besoins des étudiant(e)s et des employé(e)s.
• Excellentes compétences en organisation.
• Compétences organisationnelles et analytiques, excellent jugement et souci du détail.
• La connaissance des structures administratives et des processus de l’Université constitue un atout.

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

**Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :**Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.