RÔLE

En conformité avec la philosophie et l’approche GTI et relevant conjointement du Directeur et du directeur adjoint aux opérations, l’Adjoint administratif assure le soutien administratif et opérationnel de la division, contribuant à la gestion efficace des contrats, des projets TI et du service à la clientèle. Il facilite la coordination entre les équipes techniques, les clients et les fournisseurs, tout en veillant au respect des processus internes et des engagements contractuels.

Passionné des résultats et de la satisfaction clients, l’adjoint administratif veille à ce que l’équipe atteigne et dépasse les attentes en matière de rendement, respecte les ententes de niveau de service définis et s’assure que les normes et les processus soient suivis pour fournir un service à la clientèle exceptionnel.

RESPONSABILITÉS

Réussite Client

• Préparer et réviser les offres de services, devis, appels d’offres et renouvellements;
• Assurer la gestion et la mise à jour des contrats de services, des ententes clients et des tableaux de suivi des mandats;
• Assurer un suivi budgétaire global des projets, des impartitions et des banques d’heures;
• Approuver et assurer le suivi des renouvellements de devis;
• Tenir à jour les grilles de taux par client selon les ententes contractuelles;
• Suivre l’évolution des projets, des demandes clients et des billets de soutien, en assurant la traçabilité des interventions;
• Contrôler la prise en charge des demandes de soutien des clients par les techniciens et les billets ouverts.

Opérations et administration

• Organiser les réunions (revues de projets, suivis hebdomadaires), préparer les ordres du jour et rédiger les comptes rendus;
• Collaborer avec l’Approvisionnement et l’Infonuagique pour le suivi des achats, renouvellements et budgets;
• Mettre à jour les sources de données, les listes de contacts et les outils de gestion ;
• Coordonner les requêtes qui nécessitent l’intervention d’autres services;
• Classer, archiver et effectuer la gestion de dossiers (papier et électronique);
• Assistance à la préparation de rapports, présentations et tableaux de suivi;
• Assurer la fermeture de chaque projet et la mise en place d’un bilan à l’interne et avec le client, si requis;
• Valider les projets de facturation des clients et les corriger dans le système de gestion interne si nécessaire;
• Suivre l’évolution de la facturation des clients en fonction de l’évolution de leur parc informatique (décompte à variation).

Ressources humaines

• Coordonner et tenir à jour les horaires de l’équipe selon les besoins opérationnels et les niveaux de service;

• Participer à la planification hebdomadaire des affectations et à l’assignation des ressources;

• Contribuer à la gestion du calendrier de vacances et de congés;

• Produire des rapports de capacité des ressources, en identifiant les disponibilités, les surcharges et les besoins en renfort;

• Traiter les rapports de dépenses soumis par les équipes, en vérifiant leur conformité aux politiques internes.

• Assurer la conformité et l’approbation des feuilles de temps, des rapports de dépenses et des factures;

• Participer à l’intégration des nouveaux employés et à l’application des standards de l’entreprise.

FORMATION ET EXPÉRIENCES

• DEC/AEC en administration;
• 2 à 3 ans d’expérience dans un poste similaire souhaitée, idéalement en environnement TI ou Infogérance.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

• Excellente maîtrise du français (oral et écrit) ; la connaissance de l’anglais est un atout.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et des outils de gestion TI (billetterie, ERP, CRM).
• Sens de l’organisation, rigueur, autonomie et discrétion.
• Discrétion, confidentialité et professionnalisme.
• Esprit d’équipe, bon relationnel et sens du service client.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.
• Autonomie et sens de l’initiative;
• Polyvalence, adaptabilité et proactivité.
• Aisance avec les chiffres et la gestion budgétaire.
• Capacité rédactionnelle éprouvée