Poste : coordonnateur administratif

Lieu de travail : Centre-ville de Montréal

Salaire : 45 000 $ à 50 000 $

Type de poste : temps plein, permanent

Présence sur place : 5 jours/semaine | Horaire : 35 heures/semaine

Avantages sociaux : 3 semaines de vacances, banque de jours personnels, assurance collective et régime d'épargne collectif avec cotisations de l'employeur.

Vous êtes un professionnel de l'administration expérimenté qui s'épanouit dans des environnements structurés et axés sur les détails ? Vous aimez gérer des dossiers confidentiels, travailler avec des documents et soutenir des processus critiques en coulisses, en particulier pendant les périodes de forte activité ?

Notre client recherche un coordonnateur administratif fiable et très organisé pour soutenir la documentation, le traitement des dossiers fiscaux et les outils de production internes dans un environnement de services professionnels.

Ce poste est idéal pour les candidats issus du milieu juridique, comptable, financier ou d'autres domaines réglementés qui apprécient la précision, l'organisation et les procédures bien définies.

Pourquoi rejoindre notre client ?

• Poste stable à temps plein dans un environnement de services professionnels structuré

• Processus, responsabilités et attentes clairs

• Exposition aux opérations comptables et fiscales sans pression commerciale

• Poste qui valorise la rigueur, l'autonomie et la fiabilité

• Équipe collaborative où l'expertise administrative est vraiment valorisée

Votre rôle et vos responsabilités : Gestion des documents et des dossiers

• Recevoir, numériser, classer et archiver les documents confidentiels des clients (physiques et numériques)

• Préparer et assembler des dossiers clients complets au format PDF

• Imprimer, organiser et finaliser la documentation prête à être remise au client

• Préparer, mettre en forme et mettre à jour la correspondance standard (lettres d'engagement, lettres de confirmation, mises à jour de dossiers)

Assistance technique et production

• Ouvrir, fermer et verrouiller les dossiers clients dans les systèmes internes (CaseWare / CaseView - formation fournie si nécessaire)

• Prendre en charge les demandes internes d'impression et de transmission des déclarations fiscales officielles (T2)

Saison fiscale et assistance en cas de volume élevé

• Traiter et transmettre les relevés fiscaux aux autorités gouvernementales et aux clients

• Fournir une assistance administrative pendant les périodes de déclaration fiscale des fiducies et des particuliers

• Gérer les PDF, les signatures numériques (DocuSign), la réception des documents signés et les suivis afin de garantir des transmissions rapides et précises

Ce que nous recherchons :

• Au moins un an d'expérience dans un rôle administratif au sein d'un environnement professionnel, structuré ou réglementé (juridique, comptable, services financiers, médical, etc.)

• Excellentes compétences organisationnelles et grand souci du détail

• A l'aise dans des environnements à fort volume et soumis à des délais

• Sens aigu de la confidentialité et du professionnalisme

• Maîtrise du français (parlé et écrit)

• Solides connaissances de Microsoft Office 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

• Expérience avec les outils PDF et les systèmes de gestion de documents

• Connaissance de CaseWare / CaseView ou de systèmes similaires est un atout

• DEC ou DEP en secrétariat, administration de bureau ou comptabilité

Veuillez envoyer votre CV au format Word à Cristina Bilbao à l'adresse cristina.bilbao@quantum.ca.

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Numéro du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157

Toutes les candidatures sont examinées par notre équipe de recrutement, et les décisions d'embauche sont prises par des personnes. Nous pouvons également utiliser des outils dotés d'intelligence artificielle pour soutenir certaines étapes du processus d'examen des candidatures.

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Position:** Administrative Coordinator Location: Downtown Montreal

Salary: $45,000-$50,000

Job Type: Full-time, Permanent

On-site: 5 days/week | Schedule: 35 hours/week

Benefits: 3 weeks of vacation, personal days bank, group insurance, and a group savings plan with employer contributions.

Are you an experienced administrative professional who thrives in structured, detail-driven environments? Do you enjoy managing confidential files, working with documents, and supporting critical processes behind the scenes-especially during high-volume periods?

Our client is seeking a reliable and highly organized Administrative Coordinator to support documentation, tax file processing, and internal production tools within a professional services environment.

This role is ideal for candidates coming from legal, accounting, financial, or other regulated settings who value precision, organization, and well-defined procedures.

Why Join Our Client ?

• Stable, full-time role in a structured professional services environment

• Clear processes, responsibilities, and expectations

• Exposure to accounting and tax operations without sales pressure

• A role that values rigor, autonomy, and reliability

• Collaborative team where administrative expertise is truly valued

Your Role & Responsibilities: Document & File Management

• Receive, scan, classify, and archive confidential client documents (physical and digital)

• Prepare and assemble complete client files in PDF format

• Print, organize, and finalize client-ready documentation

• Prepare, format, and update standard correspondence (engagement letters, confirmation letters, file updates)

Systems & Production Support

• Open, close, and lock client files in internal systems (CaseWare / CaseView - training provided if needed)

• Support internal requests for printing and transmission of official tax filings (T2)

Tax Season & High-Volume Support

• Process and transmit tax slips to government authorities and clients

• Provide administrative support during Trust tax return periods, personal income tax return periods

• Manage PDFs, digital signatures (DocuSign), receipt of signed documents, and follow-ups to ensure timely and accurate transmissions

What We're Looking For:

• 1+ year of experience in an administrative role within a professional, structured, or regulated environment (legal, accounting, financial services, medical, etc.)

• Excellent organizational skills with strong attention to detail

• Comfortable working in high-volume, deadline-driven environments

• Strong sense of confidentiality and professionalism

• Fluency in French (spoken and written)

• Solid knowledge of Microsoft Office 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

• Experience with PDF tools and document management systems

• Knowledge of CaseWare / CaseView or similar systems is an asset

• DEC or DEP in Secretarial Studies, Office Administration, or Accounting

Please forward your resume in Word format to Cristina Bilbao at cristina.bilbao@quantum.ca.

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CNESST permit numbers: AP-2000158 et AR-2000157

All applications are reviewed by our recruitment team, and hiring decisions are made by people. We may also use AI-enabled tools to support parts of the application review process.

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