Administrative Assistant | Temporary Part Time (0.4 FTE) | CHEO Research Institute
About the role
Compensation Pay Range:
$0.00-$0.00
Summary:
Please send your resume with a cover letter to
with the position title in the subject line. Although we appreciate the interest of all candidates, only candidates invited for interviews will be contacted. No phone calls please.
JOB DESCRIPTION
Posting # RI-26-006
Posting Period- March 3 to March 17, 2026
TITLE: Administrative Assistant
Bone Health
Existing Vacancy
TERM: Part-time position; 0.4 FTE (renewable)
SALARY: $22.00 - $28.00/hour, will be commensurate with experience
REPORTS TO: Dr. Leanne Ward, Bone Health
Children’s Hospital of Eastern Ontario Research Institute Inc.(“CHEO RI”) is the research arm of the Children’s Hospital of Eastern Ontario – Ottawa Children’s Treatment Centre (“CHEO”) and an affiliated institute of the University of Ottawa. We acknowledge that Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO RI also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land. CHEO is a beloved institution and workplace that is widely recognized for being an anchor in our community. CHEO RI works to create new knowledge and evidence to support CHEO in its provision of world-class care to our children. Our mission at CHEORI is to connect exceptional talent and technology in pursuit of life-changing research for every child, youth and family in our community and beyond.
CHEO RI has an immediate requirement for an Administrative Assistant.
We are seeking a highly motivated Administrative Assistant to support the Bone Health team to assist with scheduling patient appointments; preparing patient charts; maintaining patient lists; and performing other clerical tasks.
MAIN RESPONSIBILITIES
- Schedule New patients from workqueus according to priority and wait times.
- Contact New Consult patients to coordinate investigations in preparation for a consultation visit.
- Schedule and confirm follow up appointments from recall lists.
- Communicate with clinical team through Inbasket
- Schedule interpreters for clinical visits as required
- Implement visit cancellation and rebooking,
- Responsible for patient/family direction and public relations
- Communicate by telephone and telephone messaging within CHEO established policies/procedures
- Create new patient profiles in EPIC
- Open clinic templates in EPIC
- Prepare clinic charts with labels.
- Transfer medical information for adult referrals and other types of referrals.
- Maintain filing of clinic charts
- Perform work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all CHEO corporate/departmental policies and procedures related to Occupational Health and Safety.
- Perform work in accordance to CHEO privacy and confidentiality policies
- Perform other related duties as assigned by supervisor.
QUALIFICATIONS
- Secondary School Graduation Diploma (Essential)
- Bilingualism (English/French) (Essential)
- Approximately 6 months of related experience (Preferred)
- Knowledge of computer software (Epic, Excel, Outlook) (Essential)
- Experience working in a clinical environment live on Epic Ambulatory (Preferred)
- Experience in patient registration using Cadence (Epic) (Preferred)
- Experience in creating, editing, scanning and scheduling referrals (Preferred)
- Experience using inbasket communication in Epic (Preferred)
- Ability to ensure timely completion of tasks by adjusting priorities as required (Essential)
- Ability to adapt to changes to meet organizational requirements (Essential)
- Communicate effectively and concisely, both orally and in writing (Essential)
WORKING CONDITIONS
- Work in a clinical environment at the hospital; in contact with children and their parents and/or caregivers
- On-site work 2 days per week.
OTHER REQUIREMENTS:
-
Eligible to work in Canada
-
Compliance with CHEO RI’s Universal COVID-19 Vaccination Policy
-
Police Record Check
TO APPLY:
Interested candidates should submit a cover letter of interest and curriculum vitae to
as one pdf file. Please label your file: LastName_FirstName_Day_Month_Year_Clinical Administrative Assistant.
The CHEO Research Institute values diversity and is an equal opportunity employer who value diverse perspectives and support people to be their authentic selves. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants. Should an applicant require any accommodations during the application process, as perthe Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, please notify Human Resources at
.
The CHEO Research Institute seeks to increase equity, diversity and inclusion in all of its activities, including research, education and career development, patient, family and donor partnerships. We value diverse and non-traditional career paths and perspectives, and value skills such as resilience, collaboration, and relationship-building. We welcome applications from members of racialized minorities, Indigenous peoples, persons with disabilities, persons of minority sexual orientations and gender identities, and others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities.
CHEO RI does not use artificial intelligence in its recruitment and selection process.
Worksite, unless otherwise indicated, will be at 401 Smyth Road, Ottawa, Ontario, K1H 8L1. Applications will only be considered from those that are eligible to work in Canada. We thank all applicants for their interest, however, only those invited for an interview will be contacted.
CHEO Research Institute Inc. – Human Resources Department
401 Smyth Road
Ottawa (Ontario) K1H 8L1, CANADA
DESCRIPTION DE POSTE
No d’affichage RI-26-006
Période d’affichage –3 mars au 17 mars, 2026
TITRE DU POSTE: Adjoint administratif – Adjointe administrative
Santé osseuse
Position vacant
MANDAT: Temps partiel (0.4 ETP) (renouvelable)
SALAIRE: 22 – 28/heur, sera proportionnel à l’expérience
SUPERVISEURE: Dre Leanne Ward, Santé osseuse
L’Institut de recherche du Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario (« IR du CHEO ») est l’organisme de recherche du Centre de traitement pour enfants du Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario situé à Ottawa (« CHEO ») et un institut affilié de l’Université d’Ottawa. Nous reconnaissons qu’Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les membres de la Nation algonquine Anishinaabe vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Le CHEO est un établissement et un milieu de travail que nous chérissons et qui est largement reconnu comme une source de soutien dans notre collectivité. L’IR du CHEO vise à créer de nouvelles connaissances et de nouvelles données probantes pour appuyer le CHEO dans la prestation de soins de calibre mondial à nos enfants. Notre mission, à l’IR du CHEO, est de réunir des talents exceptionnels et des technologies dans la poursuite de recherches qui ont une incidence sur la vie de chaque enfant, jeune et famille de notre collectivité et ailleurs.
L'IR de CHEO a immédiatement besoin d’un Adjoint administratif.
Nous recherchons un adjoint administratif très motivé pour soutenir l’équipe de Santé osseuse. Les responsabilités comprennent l’organisation des rendez-vous des patients. La préparation et la gestion des dossiers de patients, ainsi que l’exécution de d’autres tâches administratives.
RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
- Mettre les nouveaux patients à l’horaire selon les priorités et temps d’attente.
- Contacter les patients pour nouvelle consultation afin de coordonner les tests nécessaires avant le rendez-vous.
- Céduler et confirmer les rendez-vous de suivi à partir des listes de rappel.
- Communiquer avec l’équipe clinique par le biais d’EPIC
- Céduler les interprètes pour les familles selon les besoins.
- Changer des dates de rendez‑vous.
- Orienter les patients et leurs familles et assurer les relations publiques.
- Communiquer par téléphone et transmettre les messages téléphoniques selon les politiques et les processus du CHEO.
- Créer le profil des nouveaux patients dans Epic.
- Ouvrir les dates de cliniques dans EPIC.
- Préparer les dossiers des patients en les étiquetant.
- Transférer les renseignements médicaux pour le transfère aux soins pour adultes et autres types de transfère.
- Ranger les dossiers cliniques
- Accomplir le travail conformément à laLoi sur la santé et la sécurité au travailet à son Règlement ainsi qu’à toutes les politiques et procédures du CHEO et de ses services en matière de santé et de sécurité au travail.
- Accomplir son travail conformément aux politiques sur la confidentialité des renseignements personnels du CHEO.
- Accomplir d’autres tâches à la demande de la superviseure.
QUALITÉS REQUISES
- Diplôme d’études secondaires (Essentiel)
- Bilinguisme (français et anglais) (Essentiel)
- Environ 6 mois d’expérience dans un environnement similaire (Préférable)
- Compétences en informatique (Epic, Excel, Outlook) (Essentiel)
- Expérience de travail dans un milieu clinique qui utilise le program informatique Epic (Préférable)
- Expérience avec Cadence (Epic) pour l’inscription des patients (un atout) Expérience dans le traitement administratif des demandes de consultation médicale, incluant la création, la modification et la planification de nouvelle consulte (souhaitée) Expérience dans l’utilisation de la messagerie InBasket d’Epic pour les communications cliniques et administratives (un atout)Capacité à assurer l’exécution des tâches dans les délais requis en ajustant les priorités au besoin (essentielle)(Essentiel)
- Capacité de s’adapter aux changements afin de satisfaire les besoins de l’organisme (Essentiel)
- Communiquer d’une manière efficace et concise, autant verbalement que par écrit (Essentiel)
CONDITIONS DE TRAVAIL
- Travail en milieu clinique à l’hôpital; en contact avec les enfants et leurs parents et/ou avec les aidants.
- Travail sur le site 2 jours par semaines.
AUTRES EXIGENCES
-
Être autorisé à travailler au Canada;
-
Respect de la politique de vaccination universelle contre la COVID-19 de l’IR de CHEO;
-
Vérification du casier judiciaire.
POUR APPLIQUER
Les candidates intéressées doivent soumettre une lettre de motivation et un curriculum vitae à
sous forme de fichier PDF. Veuillez étiquer votre dossier : Nom_Prénom_Jour_Mois_Année_Assisant administratif clinique.
L’Institut de recherche du CHEO valorise la diversité et est un employeur qui souscrit au principe d’égalité d’accès, qui prise les divers points de vue et qui aide les gens à être eux-mêmes. Nous sommes résolus à fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d’embauche et nous sommes heureux de recevoir des demandes provenant de tous les candidats compétents. Les candidats ou les candidates qui auront besoin de mesures d’adaptation durant le processus de demande d’emploi sont priés d’envoyer un courriel aux Ressources humaines, conformément à laLoi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontarioà l’adresse suivante :
.
L’Institut de recherche de CHEO cherche à accroître l’équité, la diversité et l’inclusion dans toutes ses activités, y compris la recherche, l’éducation et l’avancement professionnel, les partenariats avec les patients, les familles et les donateurs. Nous valorisons les parcours et les perspectives de carrière diversifiés et non traditionnels, ainsi que les compétences telles que la résilience, la collaboration et l'établissement de relations. Nous invitons les membres de minorités racisées ou de peuples autochtones, les personnes handicapées, les personnes ayant une orientation sexuelle ou une identité de genre minoritaire, et toute autre personne ayant les compétences et connaissances nécessaires à présenter leur demande, afin de s’engager de manière productive auprès de diverses communautés.
L’IR de CHEO n’utilise pas l’intelligence artificiel dans son processus de recrutement et sélection.
Site de travail, sauf indication contraire, sera 401 route Smyth, Ottawa, ON, K1H 8L1. Seules les candidatures des personnes autorisées à travailler au Canada seront prises en considération. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, cependant, nous ne communiquerons qu’avec ceux qui seront convoqués à une entrevue.
Institut de recherche du CHEO - Service des ressources humaines
401, chemin Smyth
Ottawa (Ontario) K1H 8L1, CANADA
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Compensation Pay Range:
$0.00-$0.00
Summary:
Please send your resume with a cover letter to
with the position title in the subject line. Although we appreciate the interest of all candidates, only candidates invited for interviews will be contacted. No phone calls please.
JOB DESCRIPTION
Posting # RI-26-006
Posting Period- March 3 to March 17, 2026
TITLE: Administrative Assistant
Bone Health
Existing Vacancy
TERM: Part-time position; 0.4 FTE (renewable)
SALARY: $22.00 - $28.00/hour, will be commensurate with experience
REPORTS TO: Dr. Leanne Ward, Bone Health
Children’s Hospital of Eastern Ontario Research Institute Inc.(“CHEO RI”) is the research arm of the Children’s Hospital of Eastern Ontario – Ottawa Children’s Treatment Centre (“CHEO”) and an affiliated institute of the University of Ottawa. We acknowledge that Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO RI also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land. CHEO is a beloved institution and workplace that is widely recognized for being an anchor in our community. CHEO RI works to create new knowledge and evidence to support CHEO in its provision of world-class care to our children. Our mission at CHEORI is to connect exceptional talent and technology in pursuit of life-changing research for every child, youth and family in our community and beyond.
CHEO RI has an immediate requirement for an Administrative Assistant.
We are seeking a highly motivated Administrative Assistant to support the Bone Health team to assist with scheduling patient appointments; preparing patient charts; maintaining patient lists; and performing other clerical tasks.
MAIN RESPONSIBILITIES
- Schedule New patients from workqueus according to priority and wait times.
- Contact New Consult patients to coordinate investigations in preparation for a consultation visit.
- Schedule and confirm follow up appointments from recall lists.
- Communicate with clinical team through Inbasket
- Schedule interpreters for clinical visits as required
- Implement visit cancellation and rebooking,
- Responsible for patient/family direction and public relations
- Communicate by telephone and telephone messaging within CHEO established policies/procedures
- Create new patient profiles in EPIC
- Open clinic templates in EPIC
- Prepare clinic charts with labels.
- Transfer medical information for adult referrals and other types of referrals.
- Maintain filing of clinic charts
- Perform work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all CHEO corporate/departmental policies and procedures related to Occupational Health and Safety.
- Perform work in accordance to CHEO privacy and confidentiality policies
- Perform other related duties as assigned by supervisor.
QUALIFICATIONS
- Secondary School Graduation Diploma (Essential)
- Bilingualism (English/French) (Essential)
- Approximately 6 months of related experience (Preferred)
- Knowledge of computer software (Epic, Excel, Outlook) (Essential)
- Experience working in a clinical environment live on Epic Ambulatory (Preferred)
- Experience in patient registration using Cadence (Epic) (Preferred)
- Experience in creating, editing, scanning and scheduling referrals (Preferred)
- Experience using inbasket communication in Epic (Preferred)
- Ability to ensure timely completion of tasks by adjusting priorities as required (Essential)
- Ability to adapt to changes to meet organizational requirements (Essential)
- Communicate effectively and concisely, both orally and in writing (Essential)
WORKING CONDITIONS
- Work in a clinical environment at the hospital; in contact with children and their parents and/or caregivers
- On-site work 2 days per week.
OTHER REQUIREMENTS:
-
Eligible to work in Canada
-
Compliance with CHEO RI’s Universal COVID-19 Vaccination Policy
-
Police Record Check
TO APPLY:
Interested candidates should submit a cover letter of interest and curriculum vitae to
as one pdf file. Please label your file: LastName_FirstName_Day_Month_Year_Clinical Administrative Assistant.
The CHEO Research Institute values diversity and is an equal opportunity employer who value diverse perspectives and support people to be their authentic selves. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants. Should an applicant require any accommodations during the application process, as perthe Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, please notify Human Resources at
.
The CHEO Research Institute seeks to increase equity, diversity and inclusion in all of its activities, including research, education and career development, patient, family and donor partnerships. We value diverse and non-traditional career paths and perspectives, and value skills such as resilience, collaboration, and relationship-building. We welcome applications from members of racialized minorities, Indigenous peoples, persons with disabilities, persons of minority sexual orientations and gender identities, and others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities.
CHEO RI does not use artificial intelligence in its recruitment and selection process.
Worksite, unless otherwise indicated, will be at 401 Smyth Road, Ottawa, Ontario, K1H 8L1. Applications will only be considered from those that are eligible to work in Canada. We thank all applicants for their interest, however, only those invited for an interview will be contacted.
CHEO Research Institute Inc. – Human Resources Department
401 Smyth Road
Ottawa (Ontario) K1H 8L1, CANADA
DESCRIPTION DE POSTE
No d’affichage RI-26-006
Période d’affichage –3 mars au 17 mars, 2026
TITRE DU POSTE: Adjoint administratif – Adjointe administrative
Santé osseuse
Position vacant
MANDAT: Temps partiel (0.4 ETP) (renouvelable)
SALAIRE: 22 – 28/heur, sera proportionnel à l’expérience
SUPERVISEURE: Dre Leanne Ward, Santé osseuse
L’Institut de recherche du Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario (« IR du CHEO ») est l’organisme de recherche du Centre de traitement pour enfants du Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario situé à Ottawa (« CHEO ») et un institut affilié de l’Université d’Ottawa. Nous reconnaissons qu’Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les membres de la Nation algonquine Anishinaabe vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Le CHEO est un établissement et un milieu de travail que nous chérissons et qui est largement reconnu comme une source de soutien dans notre collectivité. L’IR du CHEO vise à créer de nouvelles connaissances et de nouvelles données probantes pour appuyer le CHEO dans la prestation de soins de calibre mondial à nos enfants. Notre mission, à l’IR du CHEO, est de réunir des talents exceptionnels et des technologies dans la poursuite de recherches qui ont une incidence sur la vie de chaque enfant, jeune et famille de notre collectivité et ailleurs.
L'IR de CHEO a immédiatement besoin d’un Adjoint administratif.
Nous recherchons un adjoint administratif très motivé pour soutenir l’équipe de Santé osseuse. Les responsabilités comprennent l’organisation des rendez-vous des patients. La préparation et la gestion des dossiers de patients, ainsi que l’exécution de d’autres tâches administratives.
RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
- Mettre les nouveaux patients à l’horaire selon les priorités et temps d’attente.
- Contacter les patients pour nouvelle consultation afin de coordonner les tests nécessaires avant le rendez-vous.
- Céduler et confirmer les rendez-vous de suivi à partir des listes de rappel.
- Communiquer avec l’équipe clinique par le biais d’EPIC
- Céduler les interprètes pour les familles selon les besoins.
- Changer des dates de rendez‑vous.
- Orienter les patients et leurs familles et assurer les relations publiques.
- Communiquer par téléphone et transmettre les messages téléphoniques selon les politiques et les processus du CHEO.
- Créer le profil des nouveaux patients dans Epic.
- Ouvrir les dates de cliniques dans EPIC.
- Préparer les dossiers des patients en les étiquetant.
- Transférer les renseignements médicaux pour le transfère aux soins pour adultes et autres types de transfère.
- Ranger les dossiers cliniques
- Accomplir le travail conformément à laLoi sur la santé et la sécurité au travailet à son Règlement ainsi qu’à toutes les politiques et procédures du CHEO et de ses services en matière de santé et de sécurité au travail.
- Accomplir son travail conformément aux politiques sur la confidentialité des renseignements personnels du CHEO.
- Accomplir d’autres tâches à la demande de la superviseure.
QUALITÉS REQUISES
- Diplôme d’études secondaires (Essentiel)
- Bilinguisme (français et anglais) (Essentiel)
- Environ 6 mois d’expérience dans un environnement similaire (Préférable)
- Compétences en informatique (Epic, Excel, Outlook) (Essentiel)
- Expérience de travail dans un milieu clinique qui utilise le program informatique Epic (Préférable)
- Expérience avec Cadence (Epic) pour l’inscription des patients (un atout) Expérience dans le traitement administratif des demandes de consultation médicale, incluant la création, la modification et la planification de nouvelle consulte (souhaitée) Expérience dans l’utilisation de la messagerie InBasket d’Epic pour les communications cliniques et administratives (un atout)Capacité à assurer l’exécution des tâches dans les délais requis en ajustant les priorités au besoin (essentielle)(Essentiel)
- Capacité de s’adapter aux changements afin de satisfaire les besoins de l’organisme (Essentiel)
- Communiquer d’une manière efficace et concise, autant verbalement que par écrit (Essentiel)
CONDITIONS DE TRAVAIL
- Travail en milieu clinique à l’hôpital; en contact avec les enfants et leurs parents et/ou avec les aidants.
- Travail sur le site 2 jours par semaines.
AUTRES EXIGENCES
-
Être autorisé à travailler au Canada;
-
Respect de la politique de vaccination universelle contre la COVID-19 de l’IR de CHEO;
-
Vérification du casier judiciaire.
POUR APPLIQUER
Les candidates intéressées doivent soumettre une lettre de motivation et un curriculum vitae à
sous forme de fichier PDF. Veuillez étiquer votre dossier : Nom_Prénom_Jour_Mois_Année_Assisant administratif clinique.
L’Institut de recherche du CHEO valorise la diversité et est un employeur qui souscrit au principe d’égalité d’accès, qui prise les divers points de vue et qui aide les gens à être eux-mêmes. Nous sommes résolus à fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d’embauche et nous sommes heureux de recevoir des demandes provenant de tous les candidats compétents. Les candidats ou les candidates qui auront besoin de mesures d’adaptation durant le processus de demande d’emploi sont priés d’envoyer un courriel aux Ressources humaines, conformément à laLoi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontarioà l’adresse suivante :
.
L’Institut de recherche de CHEO cherche à accroître l’équité, la diversité et l’inclusion dans toutes ses activités, y compris la recherche, l’éducation et l’avancement professionnel, les partenariats avec les patients, les familles et les donateurs. Nous valorisons les parcours et les perspectives de carrière diversifiés et non traditionnels, ainsi que les compétences telles que la résilience, la collaboration et l'établissement de relations. Nous invitons les membres de minorités racisées ou de peuples autochtones, les personnes handicapées, les personnes ayant une orientation sexuelle ou une identité de genre minoritaire, et toute autre personne ayant les compétences et connaissances nécessaires à présenter leur demande, afin de s’engager de manière productive auprès de diverses communautés.
L’IR de CHEO n’utilise pas l’intelligence artificiel dans son processus de recrutement et sélection.
Site de travail, sauf indication contraire, sera 401 route Smyth, Ottawa, ON, K1H 8L1. Seules les candidatures des personnes autorisées à travailler au Canada seront prises en considération. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, cependant, nous ne communiquerons qu’avec ceux qui seront convoqués à une entrevue.
Institut de recherche du CHEO - Service des ressources humaines
401, chemin Smyth
Ottawa (Ontario) K1H 8L1, CANADA