Milieu de travail

Relevant de la Direction des finances et de la gestion des infrastructures, le Service de la comptabilité et de la trésorerie est responsable des opérations comptables (revenus, débourses, flux de trésorerie), de la tenue des systèmes comptables (grand livre) et de la préparation des rapports et états financiers.

Rôle et responsabilités

L’agent principal ou l’agente principale aux revenus effectue un ensemble de travaux à caractère comptable reliés à la gestion des revenus de HEC Montréal et aux travaux de fin de période. De plus, cette personne participe aux travaux de mise à jour, de développement et d’amélioration des systèmes informatisés.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

Étudie et vérifie les rapports comptables relatifs aux comptes du grand livre.

o Identifie et corrige les écarts de manière à pouvoir expliquer les soldes mensuels et s’assure d’obtenir les pièces justificatives requises.

o S’assure que les informations entrées dans le système respectent les procédures et les principes d’intégration établis; veille à la conformité et à la qualité des données.

Participe aux activités de fin de mois et de fin d’année financière.

o Analyse les comptes du bilan et de l’état des résultats.

o Effectue les écritures de journal relativement à la clôture comptable de sa section.

o Prépare et tient à jour les dossiers administratifs, les statistiques et les rapports de fin de période relatifs à son secteur de travail.

o Documente et met à jour les politiques et les procédures de travail de sa section.

o Répond et fournis aux auditeurs les informations requises pour l’audit de fin d’année.

Effectue la comptabilisation des revenus de la Résidence étudiante.

o Maintient à jour la liste des résidents et effectue le suivi des paiements mensuel. Au besoin, transfert les paiements par écriture comptable.

o Procède aux demandes de remboursement des dépôts lorsque requis.

o Émet annuellement les reçus d’impôt (Relevé 31) pour les locataires de la résidence.

o Communique avec les responsables de la résidence étudiante pour toutes questions relevant de sa section.

Effectue les suivis pour les fonds de dépannage et les fonds d’aide.

o Analyse et envoi les états de compte aux étudiants.

o Effectue le suivi des paiements par contrat de prêt et analyse les comptes s’y afférant.

o Comptabilise les intérêts relativement à chaque contrat.

o Répond aux requêtes étudiantes reliées aux fonds de dépannage et fonds d’aide.

Procède trimestriellement à l’évaluation des dossiers à transmettre à l’agence de recouvrement pour les comptes en souffrances.

Procède à la facturation des organismes pour le paiement des droits de scolarité des étudiants provenant d’organismes externes.

Effectue la facturation aux différentes unités de HEC Montréal; vérifie les demandes de facture reçues des différents services, les codes de taxes ainsi que la ventilation budgétaire.

Comptabilise les revenus des lignes d’activités utilisant la plate-forme EventBrite (Colloque, Tests, etc.) et les frais de participation aux programmes d’échange.

À l’aide du système de gestion intégré, saisit et met à jour les données de la fiche financière des étudiants et prépare les écritures comptables appropriées.

Confirme aux étudiants les informations relatives à leur dossier dans le respect de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Participe aux activités de son secteur selon les demandes des autres services de l’École.

Participe aux tests de validation sur les calculs des droits de scolarité pour la facturation étudiante et pour l’émission des reçus d’impôts relatif aux frais de scolarités afin de s’assurer de l’exactitude des données.

Décèle, note et étudie les problèmes de fonctionnement du système et des rapports informatiques et effectue les démarches nécessaires pour apporter les corrections qui s’imposent.

Effectue les tests requis pour toute mise à jour du système de gestion intégrée relative à son champ d’activité et documente les tests effectués dans le système PeopleSoft.

Soumet tout dossier requérant une attention particulière à son supérieur immédiat; effectue toute autre tâche, à la demande de celui-ci ou nécessitée par ses fonctions, de façon à maintenir ou améliorer l’efficacité de son secteur de travail.

Profil recherché

Diplôme d’études collégiales en techniques administratives, option finance, jumelé à un certificat universitaire en administration, ou, toute autre combinaison de scolarité et d’expérience jugée équivalente et un minimum de six années d’expérience de travail pertinente

Très bonne connaissance des notions comptables

Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant

Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite

Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite

Connaissance de l’utilisation d’un système de gestion intégré

Aptitude pour la coordination et le travail d’équipe

Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client), les communications orales et écrites et pour vulgariser le langage technique

Intérêt marqué pour l'apprentissage et l’utilisation des nouvelles technologies

Esprit méthodique, rigueur et précision dans le travail

Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels

Connaissance du milieu universitaire (atout)

Avantages

23 jours de vacances annuelles après un an de service

16 jours fériés

Horaire estival: 10 vendredis d'été

Aménagement de temps de travail: mode hybride

Programme de formation et de développement plus généreux que le marché

Programme d’assurances collectives

Régime de retraite à prestations déterminées

Accès à un service de télémédecine

HEC Montréal reconnaît l’apport essentiel et nécessaire des femmes, des Autochtones, des minorités visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identité sexuelle, et s’engage à garantir l’égalité des chances à tous les candidats qualifiés. Des valeurs de respect, d’ouverture et d’inclusion sont communes à l’ensemble de notre communauté.

HEC Montréal applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les membres des groupes désignés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature.

L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à nos procédures. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.

Nous vous souhaitons bon succès dans la suite de ce processus.