Titre du poste : Secrétaire de direction (SBK02)
Secteur de travail | Unité organisationnelle : Faculté des sciences humaines (0200)

Groupe d'emploi : Bureau

Statut :Mandat SOS jusqu’au 31 juillet 2026 (avec possibilité de prolongation) Horaire : Régulier 35 heures / semaine

Pavillon : Pavillon Santé globale (AR)

EXIGENCES NORMALES :

Scolarité : Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat
Expérience : Une (1) année d’expérience pertinente
Autres : Minimum de 75 % au test de français.

Salaire : Entre 27.76 $ et 35.16 $
Classement salarial : 6

DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA FONCTION :

Cette personne assure le soutien clérical et administratif relié à la gestion des activités de l'unité à laquelle elle est associée. En l'absence de la personne désignée, voit au maintien et au suivi de certaines opérations du bureau et en assure la bonne marche.

La description de fonction, étant réputée faire partie intégrante de l’affichage, peut être consultée sur le site web des ressources humaines https://rh.uqam.ca/BK02 et au Syndicat.

DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TÂCHES DU POSTE (à titre indicatif) :

Cette personne assure le soutien administratif et clérical des départements de sexologie et de l’École de travail social, ainsi que de leur clinique universitaire. Elle soutient notamment les deux assistantes administratives et les chargées de formation pratique dans l’organisation et la gestion des activités en lien avec la formation pratique dans les deux unités, dans les volets suivants :

• Tient à jour les tableaux, listes de diffusion et documents divers (listes téléphoniques, locaux, casiers). Crée et archive les dossiers, assure la mise à jour des documents administratifs et la gestion des clés, fournitures de bureau et matériel. Effectue diverses tâches de support à l'organisation de réunions, prend les notes, rédige les procès-verbaux et assure le suivi des décisions qui en découle.

• Prépare et envoie les confirmations de placement de stage, protocoles d’entente et demandes de paiement.

• Coordonne les inscriptions, attestations, évaluations des formations et gère les bourses étudiantes en régions éloignées. Compile les évaluations et attestations, et travaille sur la réalisation des documents de formation.

• Accueille les étudiants et visiteurs, répond aux appels téléphoniques, gère la réception et distribue le courrier.

• Gère la liste d’attente, les horaires, les locaux et les rendez-vous des clients. Suit les paiements des clients, imprime les documents nécessaires et gère les archives des dossiers clients.

L'Université du Québec à Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les personnes autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature.