Community Administrator Rideau Registry | Ottawa, ON Join Us to Grow, Connect, and Make an Impact. At BGO Properties, we’re dedicated to enhancing personal and professional growth, fostering meaningful connections, and giving back to the communities where we operate.

As one of Canada’s premier providers of commercial property management and leasing services, BGO Properties manages a diverse portfolio of over 400 properties, totaling more than 67 million square feet of residential, office, industrial, and retail space. For over 30 years, our clients have trusted us to deliver innovative real estate solutions that create value and support their success.

As part of the global BGO family, we leverage international expertise and local market insights to provide high-quality services. Our experienced team works across a variety of commercial real estate sectors, which ensure every property we manage is a welcoming and functional destination for tenants.

Whether you’re launching your career or advancing as a seasoned professional, BGO Properties offers opportunities for professional growth, continuous learning, and leadership development.

Join us and help shape the future of commercial real estate.

The opportunity: The Community Administrator will be responsible for the day-to-day care of the property while providing exceptional customer service to external & internal customers. The incumbent is the champion of resident relations & provides best-in-class customer service in all matters pertaining to the day-to-day management of the property.

What You Will Do

• Recording receipts, making bank deposits, and monitoring resident ledgers and reporting on accounts receivable weekly
• Managing rental arrears; preparing Termination Notices, Rent Increase Notices, and other notices when applicable and in compliance with the Residential Tenancies Act.
• Administering move-in deposits and move-out balances.
• Maintain all resident information received in accordance with Privacy rules and regulations.
• Maintaining good resident relations, handling and documenting resident complaints and any emergencies in the building which occur during, over and above office hours
• Issue and deliver notices such as: violation notice, Notice to End Tenancy, Notice to Enter, etc. Notice of Renewals by an approved method of service.
• Code accounts payable invoices
• Further ensure resident satisfaction and service delivery through prompt service, ongoing communication and follow up (including administration of resident surveys, as required)
• Overseeing office equipment repairs and ordering office supplies
• Ensuring office is and kept organized and clean
• Perform the leasing function as required if the Leasing Representative is not available.
• Assist with all office functions as needed
• Provide relief coverage of key office duties during absences
• Prepares reports – Delinquency Report, Pre-Authorized Reports, and other reports as required
• Embrace and pro-actively support BGO’s culture of environmental sustainability, and corporate and social responsibility
• You will be required to work as part of the on-call schedule
• Other related duties as required. Such duties may include lifting.

Who You Are

• Education: A College or University education in a business field would be considered an asset
• Experience: 1+ years of related experience with residential property management would be considered an asset
• Relationship/Leadership Skills: Able to communicate effectively & professionally, both oral & written; able to develop & sustain cooperative working relationships with team members, senior management, contractors, residents & the public; able to partner with clients to meet client needs; self-motivated, professional & flexible; able to motivate, empower & coach/counsel staff in the achievement of performance goals; professional phone manner; mature & self-motivated team player with good conflict-resolution skills; committed to personal growth & integrity aligned with BGO’s objectives; ability to exercise confidentiality
• Organizational/Multi-Task Skills: Ability to allocate one’s time effectively & manage tight deadlines; ability to work under pressure & achieve quality results; ability to handle multiple demands & competing priorities, & adapt to new ideas & constant changes; results oriented, detail oriented & accurate
• Decision Making Skills: Ability to resolve problems using facts & sound reasoning; ability to achieve goals using a strategic approach; proven innovation with a willingness to manage & adapt to change
• Computer Skills: Intermediate skills in Microsoft Office: MS Word, Excel, & Outlook; knowledge of Yardi an asset
• Availability: Flexibility in hours to ensure availability for last day of each month & the first two to three days of the beginning of the month in order to accommodate the move-in-move-outs, trades & rent collection. Being able to handle emergencies occurring after regular office hours
• Knowledge: A complete understanding of all applicable laws, legislation, & rights concerning resident / landlord relations
• Police Clearance: A criminal verification check is required for employment.

At BGO, we recognize that each employee’s unique experiences, perspectives, and viewpoints strengthen our ability to create and deliver the best value to our clients, partners and stakeholders/investors and therefore we strongly encourage applicants of all genders, ages, ethnicities, cultures, abilities, sexual orientations and life experiences to apply.

BGO is committed to equitable hiring practices and we welcome the opportunity to discuss accommodation and ensure fairness and equity in our hiring process. If you require accommodation, please email us at accessibility@bgo.com and include: Job posting #, your name and your preferred method of contact.

We thank all applicants for their interest in employment with BGO, however only those selected for an interview will be contacted.

BGO Properties is the Canadian real estate property management and leasing division of BentallGreenOak (Canada) Limited Partnership. BGO is a global real estate investment management advisor, real estate lender, and globally recognized provider of real estate services. BGO is a part of SLC Management, the institutional alternatives and traditional asset management business of Sun Life. For more information, please visit www.bgoproperties.com

Administrateur communautaire Rideau Registry | Ottawa, ON Rejoignez-nous pour grandir, vous connecter et avoir un impact. Chez BGO Immobilier, nous nous engageons à favoriser la croissance personnelle et professionnelle, à créer des connexions significatives et à redonner aux communautés où nous opérons.

En tant que l'un des principaux fournisseurs de services de gestion et de location de propriétés commerciales au Canada, BGO Immobilier gère un portefeuille diversifié de plus de 400 propriétés, totalisant plus de 67 millions de pieds carrés d'espaces résidentiels, de bureaux, industriels et commerciaux. Depuis plus de 30 ans, nos clients nous font confiance pour fournir des solutions immobilières innovantes qui créent de la valeur et soutiennent leur succès.

En tant que membre de la famille mondiale BGO, nous tirons parti de l'expertise internationale et des connaissances locales du marché pour fournir des services de haute qualité. Notre équipe expérimentée travaille dans divers secteurs de l'immobilier commercial, garantissant que chaque propriété que nous gérons est une destination accueillante et fonctionnelle pour les locataires.

Que vous lanciez votre carrière ou que vous progressiez en tant que professionnel expérimenté, BGO Immobilier offre des opportunités de croissance professionnelle, d'apprentissage continu et de développement du leadership.

Rejoignez-nous et contribuez à façonner l'avenir de l'immobilier commercial.

L’occasion: L’administrateur communautaire sera responsable de l’entretien quotidien de la propriété tout en offrant aux clients externes et internes un service à la clientèle exceptionnel. Le titulaire du poste est le champion des relations avec les résidents et offre le meilleur service à la clientèle de sa catégorie pour toutes les questions relatives à la gestion quotidienne de la propriété.

Ce Que Vous Ferez

• Enregistrer les reçus, faire des dépôts bancaires et surveiller les grands livres des résidents; faire des rapports hebdomadaires sur les comptes débiteurs.
• Gérer les arriérés de loyers; préparer les avis de résiliation, les avis d’augmentation de loyer et d’autres avis, le cas échéant, et ce, en conformité avec la Loi sur la location des locaux d’habitation.
• Administrer les dépôts de déménagements et les soldes d’emménagement.
• Tenir à jour les renseignements sur les résidents reçus en conformité avec les règles et règlements sur la protection de la vie privée.
• Maintenir de bonnes relations avec les résidents; traiter et documenter les plaintes des résidents, ainsi que toute situation d’urgence qui peut se produire dans l’immeuble durant ou après les heures d’ouverture;
• Émettre et livrer des avis tels que l’avis de violation, l’avis de fin d’occupation, l’avis d’entrer, etc., l’avis de renouvellement par une méthode de service approuvée.
• Codifier les factures des comptes débiteurs
• Veiller à la satisfaction des résidents et faire en sorte que les services soient fournis avec diligence tout en assurant une communication et un suivi permanents (y compris l’administration des sondages auprès de résidents, le cas échéant).
• Superviser les réparations de l’équipement de bureau et faire la commande des fournitures de bureau.
• Veiller à ce que le bureau demeure entretenu et organisé en permanence.
• Assurer la fonction de location, au besoin, en cas de non-disponibilité du représentant de location.
• Apporter son soutien aux autres fonctions administratives, au besoin.
• Assurer la relève pour les tâches administratives clés durant les absences.
• Préparer des rapports : rapport sur les défaillances, rapports préautorisés, et autres rapports, le cas échéant.
• Embrasser et soutenir de manière proactive la culture de BGO en matière de durabilité environnementale et de responsabilité sociale et environnementale.
• Votre rôle requiert que vous travailliez dans le cadre du calendrier de garde.
• Autres tâches connexes, au besoin. Par exemple, le levage.

Votre Identité

• Études : Un diplôme collégial ou universitaire dans un domaine d’affaires serait un atout.
• Expérience : Au moins un an d’expérience connexe en gestion immobilière résidentielle serait un atout.
• Compétences en relation/leadership : Capable de communiquer efficacement et professionnellement, à l’oral et à l’écrit; capable de développer et de maintenir des relations de travail coopératives avec les membres de l’équipe, la haute direction, les entrepreneurs, les résidents et le public; capable de travailler en partenariat avec les clients pour répondre à leurs besoins; motivé, professionnel et flexible; capable de motiver, d’habiliter et d’encadrer/de conseiller le personnel dans la réalisation des objectifs de performance; comportement professionnel au téléphone; joueur d’équipe mature et motivé avec de bonnes compétences en résolution de conflits; engagé dans la croissance personnelle et l’intégrité en accord avec les objectifs de BGO; capable de faire preuve de confidentialité.
• Compétences organisationnelles/multitâches : Capacité à gérer efficacement son temps et les échéances; aptitude à travailler sous pression et à donner des résultats de qualité; capacité à gérer des demandes multiples et des priorités concurrentes, et à s’adapter à de nouvelles idées et à des changements constants; personne axée sur les résultats, soucieuse des détails et précise.
• Compétences en matière de prise de décision : Aptitude à résoudre des problèmes en tenant compte des faits et en faisant preuve de bon sens; aptitude à atteindre les objectifs en adoptant une approche stratégique; motivation éprouvée et disposition à gérer le changement et à s’y adapter.
• Compétences informatiques : Compétences intermédiaires avec Microsoft Office : MS Word, Excel et Outlook; la connaissance de Yardi est un atout.
• Disponibilité : Souplesse dans les heures de travail pour être disponible le dernier jour de chaque mois et les deux ou trois premiers jours du début du mois afin de répondre aux besoins des déménagements et des emménagements, des commerces et de la perception des loyers. Être en mesure de gérer les situations d’urgence qui surviennent après les heures normales de travail.
• Connaissances : Une compréhension approfondie des lois, législations et droits en vigueur concernant les relations avec les résidents et les propriétaires.
• Certificat de police : Une vérification des antécédents criminels est requise pour l’emploi.

Chez BGO, nous reconnaissons que les expériences, perspectives et points de vue uniques de chaque employé renforcent notre capacité à créer et à offrir la meilleure valeur à nos clients, partenaires et parties prenantes/investisseurs. C'est pourquoi nous encourageons fortement les candidats de tous genres, âges, ethnies, cultures, capacités, orientations sexuelles et expériences de vie à postuler.

BGO s'engage à adopter des pratiques d'embauche équitables et nous accueillons l'opportunité de discuter des aménagements nécessaires pour garantir l'équité et l'égalité dans notre processus d'embauche. Si vous avez besoin d'un aménagement, veuillez nous envoyer un e-mail à accessibility@bgo.com en incluant : le numéro de l'offre d'emploi, votre nom et votre méthode de contact préférée.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt pour un emploi chez BGO, cependant seuls ceux sélectionnés pour une entrevue seront contactés.

BGO Immobilier est la division canadienne de gestion immobilière et de location de BentallGreenOak (Canada) Limited Partnership. BGO est un conseiller mondial en gestion d'investissements immobiliers, un prêteur immobilier et un fournisseur de services immobiliers reconnu mondialement. BGO fait partie de SLC Management, la branche de gestion d'actifs traditionnels et alternatifs institutionnels de Sun Life. Pour plus d'informations, veuillez visiter www.bgoproperties.com.