Coordonnateur administratif
About the role
Veuillez référer au guide
Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)
pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Ce poste temporaire d'un an, avec possibilité de renouvellement, est basé au bureau du doyen de la Faculté de genié. Il consiste à fournir un soutien administratif aux programmes universitaires, à l'accréditation et à l'initiative « Enhancing Learning and Teaching in Engineering » (ELATE - https://www.mcgill.ca/engineering/initiatives/elate).
APERÇU DU POSTE :
Sous la direction du supérieur hiérarchique direct, fournit un soutien administratif et de secrétariat. Contribue au bon fonctionnement de l'unité. Agit en tant que personne-ressource pour les politiques et procédures. Gère les comptes de l'unité. Aide à l'organisation des activités de l'unité. Est responsable des documents et des dossiers de l'unité. Assure la maintenance des systèmes d'information informatisés.
PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS :
Soutien administratif aux programmes universitaires et à l'accréditation :
- Coordonne le soutien administratif des affaires du comité académique, y compris les propositions de cours et de programmes, les approbations de changements de cours, ainsi que la préparation et la soumission de rapports.
- Coordonne le processus d'édition et de soumission de la section Ingénierie du catalogue des cours avec les départements/écoles.
- Planifie les réunions, contacte les participants et réserve les salles de réunion. Aide à la préparation de l'ordre du jour. Assiste aux réunions, rédige les procès-verbaux.
- Coordonne l'organisation d'événements tels que les visites d'accréditation, les visites du Bureau de coopération interuniversitaire, les retraites, les formations et les ateliers, ou les événements interuniversitaires.
- Gère le site web dédié à l'accréditation : met à jour, prépare et coordonne la publication des documents sur le site web dédié à l'accréditation.
- Coordonne la production des plans de cours standard de la faculté.
- Soutien administratif pour le processus d'examen cyclique et d'accréditation, les évaluations des attributs des diplômés dans la faculté, les cours FACC et les évaluations de cours.
Soutien administratif à l'équipe eLATE (Enhancing Learning and Teaching in Engineering) :
- Fournit un soutien administratif général aux membres de l'équipe ELATE.
- Soutient l'organisation d'événements et coordonne les ateliers/sessions de formation (c'est-à-dire Coffee and Chat, séries pédagogiques, conférence annuelle ELATE, orientation des assistants d'enseignement et autres événements ELATE).
- Effectue des tâches comptables liées aux activités eLATE (déclaration des dépenses, achats, etc.).
- Gère et met à jour la page Web eLATE.
- Documente les activités eLATE. Aide à la préparation du rapport annuel ELATE.
- Fournit un soutien administratif au chercheur invité Taylor en IA.
- Soutient l'organisation et coordonne le symposium sur l'IA.
Soutien administratif au projet :
- Coordonne la logistique liée aux projets (Entente Canada Québec, règles budgétaires).
- Effectue des tâches comptables (par exemple, rapports de dépenses, achats, rendez-vous, etc.) liées aux projets.
La liste des tâches et responsabilités décrites ci-dessus est représentative et ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui peuvent être effectuées par un employé dont le poste correspond à cette description de poste générique.
AUTRES COMPÉTENCES ET/OU APTITUDES REQUISES :
Nous recherchons une personne diligente et soucieuse du détail pour soutenir les processus administratifs liés aux programmes universitaires, à l'accréditation et à l'initiative « Enhancing Learning and Teaching in Engineering » (ELATE) de la faculté d'ingénierie.
- Expérience avérée dans un environnement gouvernemental/universitaire/académique. Doit être autonome, méticuleux, adaptable, bien organisé et engagé dans l'auto-apprentissage, et posséder un vif intérêt pour l'organisation des affaires académiques d'une faculté.
- La connaissance des systèmes SIS (Banner- Scheduling (SSASECT, SCACRSE), Minerva (SR Admin, Reports), e-calendar - Course Catalogue) est requise.
- Expérience et connaissance du processus de proposition de programmes et de cours (y compris la rédaction de procès-verbaux et de rapports) et du processus de publication du catalogue des cours requises.
- Idéalement, expérience des processus financiers de McGill (notes de frais, McGill Marketplace, etc.), ainsi que du BSAC.
- Expérience dans le soutien aux assistants d'enseignement, aux surveillants et aux chargés de cours. La connaissance de leurs conventions collectives respectives est un atout.
- Expérience dans la planification d'événements (réunions, conférences, orientations) requise.
- Compétences intermédiaires en Microsoft Excel requises.
- Expérience professionnelle dans la conception de sites SharePoint requise.
- Baccalauréat préféré.
- Bilinguisme en français et en anglais : l'Université McGill est une université anglophone où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit. Le niveau d'anglais requis pour ce poste a été évalué à 4 sur une échelle de 0 à 4.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Accreditation and Quality Improvement Officer
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2026-12-31
Date limite pour postuler :
2025-11-19
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
accessibilityrequest.hr@mcgill.ca
.
About McGill University
McGill University is one of Canada's best-known institutions of higher learning and one of the leading universities in the world. With students coming to McGill from some 150 countries, our student body is the most internationally diverse of any research-intensive university in the country. McGill was founded in 1821 thanks to a generous bequest by James McGill, and since then, we've grown from a small college to a bustling university with three campuses, 11 faculties, some 300 programs of study, and more than 37,500 students. The University also partners with four affiliated teaching hospitals to graduate over 1,000 health care professionals each year.
The goal of McGill University's social media platforms is to strengthen our community, which includes students, faculty, and alumni. The aim is to provide information on events, campus news and promote networking.
McGill University fosters freedom of expression, while valuing respect and collegiality. We encourage respectful dialogue and reserve the right to remove the following: Comments deemed offensive, vulgar or profane; comments off-topic and/or unrelated to posted content; content that infringes on an individual's privacy or copyright.
Coordonnateur administratif
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Ce poste temporaire d'un an, avec possibilité de renouvellement, est basé au bureau du doyen de la Faculté de genié. Il consiste à fournir un soutien administratif aux programmes universitaires, à l'accréditation et à l'initiative « Enhancing Learning and Teaching in Engineering » (ELATE - https://www.mcgill.ca/engineering/initiatives/elate).
APERÇU DU POSTE :
Sous la direction du supérieur hiérarchique direct, fournit un soutien administratif et de secrétariat. Contribue au bon fonctionnement de l'unité. Agit en tant que personne-ressource pour les politiques et procédures. Gère les comptes de l'unité. Aide à l'organisation des activités de l'unité. Est responsable des documents et des dossiers de l'unité. Assure la maintenance des systèmes d'information informatisés.
PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS :
Soutien administratif aux programmes universitaires et à l'accréditation :
- Coordonne le soutien administratif des affaires du comité académique, y compris les propositions de cours et de programmes, les approbations de changements de cours, ainsi que la préparation et la soumission de rapports.
- Coordonne le processus d'édition et de soumission de la section Ingénierie du catalogue des cours avec les départements/écoles.
- Planifie les réunions, contacte les participants et réserve les salles de réunion. Aide à la préparation de l'ordre du jour. Assiste aux réunions, rédige les procès-verbaux.
- Coordonne l'organisation d'événements tels que les visites d'accréditation, les visites du Bureau de coopération interuniversitaire, les retraites, les formations et les ateliers, ou les événements interuniversitaires.
- Gère le site web dédié à l'accréditation : met à jour, prépare et coordonne la publication des documents sur le site web dédié à l'accréditation.
- Coordonne la production des plans de cours standard de la faculté.
- Soutien administratif pour le processus d'examen cyclique et d'accréditation, les évaluations des attributs des diplômés dans la faculté, les cours FACC et les évaluations de cours.
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- Soutient l'organisation d'événements et coordonne les ateliers/sessions de formation (c'est-à-dire Coffee and Chat, séries pédagogiques, conférence annuelle ELATE, orientation des assistants d'enseignement et autres événements ELATE).
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- Coordonne la logistique liée aux projets (Entente Canada Québec, règles budgétaires).
- Effectue des tâches comptables (par exemple, rapports de dépenses, achats, rendez-vous, etc.) liées aux projets.
La liste des tâches et responsabilités décrites ci-dessus est représentative et ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui peuvent être effectuées par un employé dont le poste correspond à cette description de poste générique.
AUTRES COMPÉTENCES ET/OU APTITUDES REQUISES :
Nous recherchons une personne diligente et soucieuse du détail pour soutenir les processus administratifs liés aux programmes universitaires, à l'accréditation et à l'initiative « Enhancing Learning and Teaching in Engineering » (ELATE) de la faculté d'ingénierie.
- Expérience avérée dans un environnement gouvernemental/universitaire/académique. Doit être autonome, méticuleux, adaptable, bien organisé et engagé dans l'auto-apprentissage, et posséder un vif intérêt pour l'organisation des affaires académiques d'une faculté.
- La connaissance des systèmes SIS (Banner- Scheduling (SSASECT, SCACRSE), Minerva (SR Admin, Reports), e-calendar - Course Catalogue) est requise.
- Expérience et connaissance du processus de proposition de programmes et de cours (y compris la rédaction de procès-verbaux et de rapports) et du processus de publication du catalogue des cours requises.
- Idéalement, expérience des processus financiers de McGill (notes de frais, McGill Marketplace, etc.), ainsi que du BSAC.
- Expérience dans le soutien aux assistants d'enseignement, aux surveillants et aux chargés de cours. La connaissance de leurs conventions collectives respectives est un atout.
- Expérience dans la planification d'événements (réunions, conférences, orientations) requise.
- Compétences intermédiaires en Microsoft Excel requises.
- Expérience professionnelle dans la conception de sites SharePoint requise.
- Baccalauréat préféré.
- Bilinguisme en français et en anglais : l'Université McGill est une université anglophone où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit. Le niveau d'anglais requis pour ce poste a été évalué à 4 sur une échelle de 0 à 4.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46
Heures par semaine :
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Superviseur :
Accreditation and Quality Improvement Officer
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
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Date limite pour postuler :
2025-11-19
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
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McGill University is one of Canada's best-known institutions of higher learning and one of the leading universities in the world. With students coming to McGill from some 150 countries, our student body is the most internationally diverse of any research-intensive university in the country. McGill was founded in 1821 thanks to a generous bequest by James McGill, and since then, we've grown from a small college to a bustling university with three campuses, 11 faculties, some 300 programs of study, and more than 37,500 students. The University also partners with four affiliated teaching hospitals to graduate over 1,000 health care professionals each year.
The goal of McGill University's social media platforms is to strengthen our community, which includes students, faculty, and alumni. The aim is to provide information on events, campus news and promote networking.
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