L'équipe de planification stratégique recherche un(e) adjoint(e) de direction intéressé(e) à combiner ses solides compétences organisationnelles et relationnelles avec la capacité de coordonner une large gamme d'activités pour soutenir des réunions exécutives de grande visibilité tout au long de l'année. L'adjoint(e) de direction rejoint une petite équipe collaborative au sein de l'équipe de planification stratégique de l'entreprise, qui accompagne les dirigeants de CGI dans l'élaboration de la stratégie de l'une des plus grandes sociétés mondiales de services-conseils en TI et en management.

Fonctions et responsabilités

Relevant du vice-président principal, l'adjoint(e) de direction aura pour mission de soutenir la réalisation de nos objectifs d'affaires. Le ou la candidat(e) retenu(e) pour le poste aura l'occasion de mettre en valeur ses compétences organisationnelles et sa capacité à établir des relations en travaillant en étroite collaboration avec l'équipe de direction et les membres de l'équipe de planification stratégique à travers le monde.

Vos responsabilités couvriront tous les domaines de l'assistance de direction, y compris l'organisation d'événements/de réunions, la planification, la gestion et le soutien, notamment :

Gestion d'événements de haut niveau et à forte visibilité
. Planifier et organiser les réunions de direction et les réunions internes en gérant de manière proactive les calendriers, les invitations et la logistique.
. Assistance à la logistique des événements sur place, y compris la mise en place de l'inscription aux réunions, la création de badges, l'attribution des places pour les groupes de discussion et les tables, la signalisation, la décoration et la coordination des transports.
. Coordination de la mise en place et du suivi des inscriptions aux réunions avec l'équipe de gestion des événements à l'aide d'un outil de gestion des événements.
. Traiter les questions de premier niveau des participants aux réunions et les orienter en conséquence.

Administration de soutien et préparatoire
. Préparer l'ordre du jour des réunions et les documents de suivi.
. Assurer la gestion et le suivi à jour du calendrier des événements de l'entreprise.
. Tenir à jour des listes maîtresses précises des participants et du calendrier des événements.
. Tenir à jour les notes de planification des réunions et des événements.

Conformité financière et administrative générale
. Gérer les procédures administratives relatives aux demandes d'achat, aux demandes de déplacement, aux dépenses et aux approbations.
. Veiller au respect des processus administratifs pour l'équipe, y compris le suivi et le suivi des demandes d'achat, des engagements contractuels et des feuilles de temps.
. Mettre à jour les fichiers budgétaires pour les responsables d'événements et les gestionnaires afin de garantir une visibilité précise des coûts.

Communication et gestion des parties prenantes
. Préparer, réviser et distribuer les communications internes en anglais et en français.

Dossiers et infrastructure de l'équipe
. Contribuer à la gestion de l'environnement collaboratif de l'équipe (SharePoint, Teams) et tenir à jour les dossiers de l'équipe.
. Assurer le suivi et le contrôle des formations obligatoires pour l'équipe

Qualités requises pour réussir dans ce rôle

Qualifications requises :
. 5 ans d'expérience spécifique en tant qu'adjoint(e) de direction
. Excellentes capacités rédactionnelles, de révision et d'édition de communications écrites en anglais et en français, y compris de supports de présentation. Veuillez noter que la plupart des activités sont menées en anglais, compte tenu de la nature internationale du poste.
. Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail
. Expérience avérée dans un environnement exigeant discrétion et fiabilité dans le traitement des informations confidentielles
. Capacité à entretenir d'excellentes relations professionnelles avec toutes les parties prenantes, y compris les assistants de direction, les cadres, les équipes internes et les partenaires externes.
. Maîtrise intermédiaire à avancée de Microsoft Office, en particulier PowerPoint, Word, Sharepoint et Excel
. Solides compétences en matière de collaboration et capacité à établir des relations positives avec un large éventail de parties prenantes internes et externes
. Capacité à travailler sur divers projets pour différents clients internes
. Connaissance des éléments logistiques liés à l'organisation d'événements, notamment la restauration, les outils de gestion d'événements et l'audiovisuel
. Une expérience en gestion de projet est un atout
. Capacité à travailler selon des horaires flexibles en fonction des besoins de l'entreprise et des délais critiques

Qualités professionnelles :
. Capacité d'apprentissage rapide, esprit d'initiative et flexibilité pour ajuster les priorités et les livrables dans des délais serrés.
. Solides compétences analytiques, capable de gérer plusieurs tâches en parallèle.
. Esprit professionnel, favorisant la collaboration et les interactions positives au sein de l'équipe.
. Discrétion dans le traitement et/ou l'accès aux détails des réunions de direction.
. Orienté client, excellent à l'écoute et à la compréhension des besoins des clients ; axé sur les solutions, attitude positive, capable de fournir des résultats dans les délais et le budget impartis, et faisant preuve de responsabilité personnelle.
. Curiosité intellectuelle : pose des questions et s'efforce de trouver des moyens nouveaux et innovants d'accomplir les tâches.

Formation et certification :
Diplôme d'études collégiales (DEC - équivalent à un diplôme collégial de deux ou trois ans) ou expérience équivalente dans un poste similaire.

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#LI-LG1

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