JOB SUMMARY

Reporting to the Regional Director of Sales, General Manager and Director of Operations, the Sales Coordinator will provide support for the Sales team

WHAT WE OFFER

• A percentage of the group insurance is paid by the employer for full time employees
• Promotional rate to discover Germain Hôtels properties through Canada
• Opportunities to develop your career within a growing company across Canada
• Access to the hotel gym
• Employee referral program
• Employee Assistance Program for team member and their family

YOUR ROLE

• Provide support to the sales team
• Coordination of all signed back contracts and contacts clients for rooming list and any final details and presence on major events (available evenings and weekends)
• Coordinate activities according to contracts in collaboration with all other departments
• Liaise with catering partners to ensure all customer requests are delivered up to satisfaction
• Maximize meeting rooms booking and revenues
• Follow-up on all related invoicing with accounting
• Actively participate to achieve budget objectives in terms of occupancy and meeting room including Food & Beverage and other banquet revenues
• Handle all sales inquiries and quotes on group and catering business when business development managers are unavailable

YOUR PROFILE

• Good computer knowledge - Microsoft office & Opera
• Excellent verbal and oral communication
• A second language an asset
• Individual who can multi-task in fast paced environment
• Exceptional organizational skills

VOTRE FUTURE ÉQUIPE DE TRAVAIL

Relevant du Directeur général, le coordonnateur a le mandat de coordonner et d’assurer le suivi des séjours de groupe incluant l’hébergement, les salles de réunion et les événements, selon les stratégies de ventes établies.

CE QUE NOUS OFFRONS

• Assurances collectives payées en partie par l'employeur pour les salariés à temps plein
• Tarif membre d'équipe avantageux pour découvrir les propriétés Germain Hôtels
• Possibilité d'avancement au sein d'une entreprise en croissance à travers le Canada
• Accès à la salle d’entraînement
• Programme de référencement
• Programme d'aide aux employés pour les membres d'équipe et leur famille immédiate

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

• Gestion de toutes les demandes pour salles de réunions et banquets (événements corporatifs ou sociaux) en collaboration avec les délégués développement des affaires
• Participer activement à l’atteinte des objectifs budgétaires.
• Rencontrer ou contacter la clientèle pour l’élaboration de leur événement lorsque nécessaire et être présent pour certains événements majeurs (disponibilité soirs et fins de semaine).
• Compléter les réservations de salles de réunion et chambres pour les groupes
• Participer au montage et au démontage des salles.
• Assurer une présence lors d’évènements : accueil, suivi d’évènements en cours.
• Coordonner les activités conformément aux ententes contractuelles en collaboration avec les autres départements et différents fournisseurs.
• Agir en tant que lien entre les besoins de la clientèle en nourriture et le traiteur/restaurant afin de s’assurer de livrer ce qui a été entendu avec la clientèle.
• Habileté à maximiser les espaces et les revenus
• Effectuer les suivis de la facturation
• Agir comme soutien à l’équipe des ventes

CE QUE NOUS RECHERCHONS

• Fortes habiletés informatiques (connaissance d’Opera PMS un atout)
• Excellente communication verbale et écrite
• Maîtriser une deuxième langue un atout
• Excellent sens de l’organisation et polyvalence
• Grand souci du détail et planification