About the role
Nous sommes à la recherche d’un.e Adjoint.e administratif.ve qui sera un élément clé dans le bon déroulement de nos opérations.
Le/la titulaire travaillera en étroite collaboration avec l’ensemble de l’équipe et apportera un soutien administratif à la Vice-Présidente Exécutive.
Responsabilités spécifiques :
- Prendre en charge les appels téléphoniques, la préparation et la gestion de courriels;
- Mettre à jour les calendriers et planifier les réunions des différentes équipes;
- Offrir un soutien aux équipes : distribution des correspondances, numérisation et impression de documents, autres tâches administratives;
- Réviser, corriger et mettre en page divers documents et présentations en utilisant les standards du Groupe Optimum;
- Commander les fournitures de bureau et gérer les demandes de maintenance (néons, thermostat, machines à eau, etc.);
- Gérer les stationnements et organiser les lunchs et événements (cocktails, activités d’été, party de Noël);
- Préparer les bureaux pour les nouveaux employé.es.
Production de documents :
- Réviser, corriger et mettre en page divers documents;
- Préparer les documents pour les réunions internes et externes.
Gestion des documents et bases de données :
- Classer les documents électroniques;
- Faire circuler les documents aux personnes appropriées.
Support à l’équipe et projets spéciaux :
- Assister l’équipe dans ses projets et assurer le suivi de certains dossiers;
- Participer à des projets spéciaux selon les besoins.
Expérience / Formation :
- DEC en bureautique ou formation connexe;
- Expérience confirmée en support administratif;
- Maîtrise de Teams, Zoom ainsi que de la suite Office : Excel, Word, PowerPoint;
- Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit;
- Connaissance fonctionnelle de l’anglais.
Qualités et aptitudes :
- Capacité à hiérarchiser les tâches et à gérer plusieurs responsabilités simultanément;
- Aptitude à travailler en collaboration avec les autres membres de l'équipe pour atteindre des objectifs communs;
- Savoir prendre des décisions et à agir de manière proactive;
- Être en mesure de traiter des données sensibles avec confidentialité et professionnalisme.
About Optimum Asset Management
Optimum Asset Management is a quantitative and credit firm that allies micro and macroeconomic analysis. We redefine investment strategies by combining our high technical expertise with our unique business intelligence technology in Canada, while incorporating responsible investment principles into our portfolio management.
Our strategies are elaborated both to design the future and to meet today’s needs. We work closely with our clients to provide enlightened advices that meet everyone’s specific needs, regardless of the complexity. We use information modeling in our decision-making process to optimize performance while integrating one of the most advanced risk management. Our strategies rely on exclusive intelligence technology, stemming from internal research and development, to optimize our portfolio management services. This technology gives us an undeniable advantage because it allows us to quickly evaluate the true value of securities while exploiting real-time appealing investment opportunities.
With over 30 years of tradition and excellence, we have assembled a team of professionals with a high level of expertise from various spheres of the financial and technological areas. Our team’s presence in three countries gives us a privileged access to different markets, adding to our culture of excellence and our client proximity. Optimum Asset Management is a subsidiary of Optimum Group, a private and diversified financial group with international operations.
About the role
Nous sommes à la recherche d’un.e Adjoint.e administratif.ve qui sera un élément clé dans le bon déroulement de nos opérations.
Le/la titulaire travaillera en étroite collaboration avec l’ensemble de l’équipe et apportera un soutien administratif à la Vice-Présidente Exécutive.
Responsabilités spécifiques :
- Prendre en charge les appels téléphoniques, la préparation et la gestion de courriels;
- Mettre à jour les calendriers et planifier les réunions des différentes équipes;
- Offrir un soutien aux équipes : distribution des correspondances, numérisation et impression de documents, autres tâches administratives;
- Réviser, corriger et mettre en page divers documents et présentations en utilisant les standards du Groupe Optimum;
- Commander les fournitures de bureau et gérer les demandes de maintenance (néons, thermostat, machines à eau, etc.);
- Gérer les stationnements et organiser les lunchs et événements (cocktails, activités d’été, party de Noël);
- Préparer les bureaux pour les nouveaux employé.es.
Production de documents :
- Réviser, corriger et mettre en page divers documents;
- Préparer les documents pour les réunions internes et externes.
Gestion des documents et bases de données :
- Classer les documents électroniques;
- Faire circuler les documents aux personnes appropriées.
Support à l’équipe et projets spéciaux :
- Assister l’équipe dans ses projets et assurer le suivi de certains dossiers;
- Participer à des projets spéciaux selon les besoins.
Expérience / Formation :
- DEC en bureautique ou formation connexe;
- Expérience confirmée en support administratif;
- Maîtrise de Teams, Zoom ainsi que de la suite Office : Excel, Word, PowerPoint;
- Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit;
- Connaissance fonctionnelle de l’anglais.
Qualités et aptitudes :
- Capacité à hiérarchiser les tâches et à gérer plusieurs responsabilités simultanément;
- Aptitude à travailler en collaboration avec les autres membres de l'équipe pour atteindre des objectifs communs;
- Savoir prendre des décisions et à agir de manière proactive;
- Être en mesure de traiter des données sensibles avec confidentialité et professionnalisme.
About Optimum Asset Management
Optimum Asset Management is a quantitative and credit firm that allies micro and macroeconomic analysis. We redefine investment strategies by combining our high technical expertise with our unique business intelligence technology in Canada, while incorporating responsible investment principles into our portfolio management.
Our strategies are elaborated both to design the future and to meet today’s needs. We work closely with our clients to provide enlightened advices that meet everyone’s specific needs, regardless of the complexity. We use information modeling in our decision-making process to optimize performance while integrating one of the most advanced risk management. Our strategies rely on exclusive intelligence technology, stemming from internal research and development, to optimize our portfolio management services. This technology gives us an undeniable advantage because it allows us to quickly evaluate the true value of securities while exploiting real-time appealing investment opportunities.
With over 30 years of tradition and excellence, we have assembled a team of professionals with a high level of expertise from various spheres of the financial and technological areas. Our team’s presence in three countries gives us a privileged access to different markets, adding to our culture of excellence and our client proximity. Optimum Asset Management is a subsidiary of Optimum Group, a private and diversified financial group with international operations.