Milieu de travail

Le Service des immeubles est constitué de trois sections : les services techniques et des aménagements, les services d’entretien ménager et les services auxiliaires.

Rôle et responsabilités

L’agent ou l’agente aux demandes de services reçoit et gère toutes les demandes (appels téléphoniques et courriels) et, selon le besoin, répartit les demandes au personnel du service. De plus, la personne effectue des tâches administratives liées à sa fonction : mise à jour de l’information du logiciel de GMAO, tenue à jour de différents registres liés aux activités du service, production de statistiques, etc.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

Reçoit l’ensemble des demandes de services ou de renseignements adressées au Service des immeubles. Répond aux demandes de renseignements d’ordre courant et enregistre l’ensemble des demandes au système informatique approprié.

Pour les demandes d’aménagements en lien avec des évènements, accompagne les clients internes et externes tout au long du processus de création de la demande (plans d’aménagements et sécurité incendie).

Explique aux usagers le fonctionnement et les procédures à suivre pour effectuer les demandes de service à l’interne ou pour des groupes externes (ex : COOP ou service de l’audio-visuel); aide les usagers à préciser leurs besoins.

En collaboration avec son supérieur, établit, documente et fait respecter les politiques et les procédures de fonctionnement du centre d’appels. Prépare des scénarios de réponse et rédige des protocoles dans le cas d’une réponse à une plainte.

Effectue un suivi auprès des usagers et vérifie leurs satisfactions par rapport aux services rendus et aux besoins exprimés. S’assure que l’information est transmise aux personnes appropriées; collabore à la révision et à l’amélioration des processus et des services offerts.

Souligne à son supérieur les situations problématiques ou les incidents pouvant influencer le bon déroulement des opérations. Dans le cas d’une plainte, veille à ce que celle-ci soit réglée dans les plus brefs délais.

Acquiert, traite et diffuse l’information aux usagers sur les services offerts.

Maintient à jour ses connaissances techniques afin de pouvoir répondre adéquatement à certaines questions formulées par les usagers.

En collaboration avec son supérieur immédiat et les responsables, s’assure de la mise à jour de la base de données et de toute information nécessaire au fonctionnement du logiciel de GMAO (actifs, main-d’œuvre, emplacements, gammes d’opérations, etc.).

Effectue la création des comptes pour les nouveaux utilisateurs dans le logiciel de GMAO et maintient à jour le registre des comptes existants. S’assure du respect des politiques d’utilisation des comptes Maximo.

En collaboration avec son supérieur, établit des objectifs et des normes de qualité. Voit à les respecter et en évalue l’atteinte.

Planifie le travail à effectuer en début de semaine avec les responsables de service pour ensuite revoir les priorités et établir son horaire de travail quotidiennement.

Tient des données et des statistiques sur les activités de support et d’utilisation du centre d’appels, et sur le temps de réponse. Assure la production de rapports d’activités et présente les résultats à son supérieur immédiat et aux responsables de service.

Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Profil recherché

Diplôme d’études collégiales dans une discipline appropriée et un minimum de 2 années d’expérience de travail dans des centres d’appels

Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite

Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite

Très bonne connaissance des logiciels MS Office incluant Teams

Aptitudes pour le service à la clientèle

Intérêt marqué pour l’apprentissage de nouvelles technologies

Habileté dans les communications orales et écrites et capacité de vulgarisation du langage technique

Habileté dans les relations interpersonnelles

Tact et diplomatie

Sens de l’organisation et des priorités

Capacité à travailler sous pression et avec des interruptions fréquentes du travail

Esprit d’analyse et de synthèse

Autonomie et capacité à travailler avec un minimum de supervision

Disponibilité à effectuer du travail à l’extérieur de l’horaire régulier

Connaissance du logiciel Maximo ou de tout autre logiciel de GMAO

Connaissance du milieu universitaire

Avantages

23 jours de vacances annuelles après un an de service

16 jours fériés

Horaire estival: 10 vendredis d'été

Aménagement de temps de travail: mode hybride

Programme de formation et de développement plus généreux que le marché

Programme d’assurances collectives

Régime de retraite à prestations déterminées

Accès à un service de télémédecine

HEC Montréal reconnaît l’apport essentiel et nécessaire des femmes, des Autochtones, des minorités visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identité sexuelle, et s’engage à garantir l’égalité des chances à tous les candidats qualifiés. Des valeurs de respect, d’ouverture et d’inclusion sont communes à l’ensemble de notre communauté.

HEC Montréal applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les membres des groupes désignés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature.

L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à nos procédures. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.

Nous vous souhaitons bon succès dans la suite de ce processus.