Information générale sur le poste

La Société de l’aide à l’enfance d’Ottawa (SAEO) a pris l’engagement de se doter d’un effectif qualifié qui reflète la population d’Ottawa ainsi que les collectivités à qui elle fournit ses services. Ce poste est désigné comme une possibilité d’emploi dans le cadre de l’Initiative d’embauche axée sur l’équité de la SAEO, conformément à l’article 14 du Code des droits de la personne de l’Ontario. Par conséquent, la SAEO invite les candidates et candidats qualifiés qui s’identifient comme faisant partie d’un ou de plusieurs des groupes sous-représentés suivants à poser leur candidature :

• Personnes autochtones
• Membres de minorités visibles
• Membres de la communauté 2SLGBTQIA+
• Personnes handicapées

Seules les candidatures de ces personnes seront prises en considération.Cliquez ici pour plus de détails surl’Initiative d’embauche axée sur l’équité de la SAEO.

La Société d'aide à l'enfance d'Ottawa s'est engagée à éliminer les obstacles systémiques afin de favoriser l'adoption de pratiques d'embauche plus équitables. La SAEO est fière du fait que son personnel est composé d'un groupe diversifié d'employés et qu'il sert une population diversifiée de clients. Nous nous engageons à lutter contre le racisme et l'oppression. Il est essentiel d'accroître la diversité afin d'offrir le meilleur service possible aux enfants, aux jeunes et aux familles de notre communauté. Il est donc important que nous nous engagions à offrir un environnement de travail sain et exempt d'oppression à l'ensemble du personnel. La Société reconnaît la dignité et la valeur inhérentes de chaque employé et s'engage à offrir des droits et des opportunités égaux sans discrimination.

Adjointe administrative principale au directeur des services
Poste régulier non syndiqué – Bilingue

Le poste :

L’adjointe administrative principale offre un soutien administratif et de coordination de projets aux cadres supérieurs et aux directeurs, afin d’assurer des opérations efficaces et de répondre aux besoins des services de protection et des ressources, ainsi qu’aux services corporatifs et au bureau de la direction générale.

Dans ce rôle, les responsabilités incluent notamment :

• Préparer divers documents pour la direction, notamment de la correspondance, des rapports, des notes de service, des ordres du jour, des procès-verbaux, des formulaires et des horaires, y compris des informations confidentielles à la discrétion du directeur des services.
• Offrir un soutien au directeur des services et au personnel du service pour la recherche, la mise en forme, la compilation de rapports, la collecte de données statistiques et les procédures de contrôle administratif. Aider le bureau de la direction dans les examens de dossiers.
• Servir de point de contact principal pour la collecte d’information, la coordination et la soumission des rapports au ministère concernant tout incident grave ou rapport de l’Ombudsman de l’Ontario.
• Coordonner les horaires de réunions, gérer les agendas, réserver les salles, organiser les repas et s’assurer de la disponibilité du matériel requis.
• Organiser et participer à des réunions en personne et virtuelles, internes et externes.
• Rédiger les procès-verbaux et soutenir la présentation de documents au besoin. Distribuer les comptes rendus dans les délais prescrits. Aider l’équipe de direction à préparer les ordres du jour et à organiser la documentation nécessaire.
• Assurer un soutien au bureau de la direction, au service des finances et à la gestion des services, au besoin.
• Participer au développement de processus et répondre aux demandes du personnel concernant divers projets et initiatives.
• Organiser les déplacements à l’extérieur de la ville pour l’équipe de direction et effectuer la conciliation des dépenses.
• Aider le bureau de la direction dans les examens liés aux soins prolongés coordonnés et à la délivrance de permis de familles d’accueil, ainsi qu’à d’autres examens en compilant les données demandées, en préparant la documentation, en coordonnant les réponses urgentes, en assurant le suivi des demandes, en planifiant les entrevues et en facilitant l’échange d’information entre la SPIO et le ministère.

Responsabilités en matière de rapports et de suivi :

• Rédiger et formater des lettres et documents complexes (Word, Excel, PowerPoint, graphiques).
• Organiser les déplacements hors ville pour l’équipe de direction et gérer la conciliation des frais.
• Aider à compiler les demandes de données, préparer la documentation, planifier les réponses urgentes, organiser les entrevues et réviser les réponses pour s’assurer de leur complétude.
• Recueillir les besoins pour divers rapports et tableaux de bord, et valider les données opérationnelles et ponctuelles.
• Générer, filtrer, trier et envoyer des rapports aux superviseures et à l’équipe de direction régulièrement.
• Créer et mettre à jour des documents, tableaux, feuilles de calcul, formulaires et outils de suivi de données.
• Organiser les reçus et dépenses de l’équipe de direction pour le service des finances.
• Servir de point de triage pour les demandes de rapports de l’organisation, en transmettant les requêtes aux analystes de données ou aux rédacteurs de rapports appropriés.
• Soutenir le/la conseiller(ère) pédagogique en maintenant des outils de suivi, en préparant des lettres de soutien éducatif, en traitant les factures scolaires et en organisant les salles, les déplacements et les téléconférences.
• Soutenir la Fondation de la Société de l’aide à l’enfance en recevant, traitant et suivant les demandes de subvention et initiatives (Oser rêver, Santé mentale, Programme de transition des familles d’accueil), au besoin.
• Développer et mettre à jour des guides de référence pour les tableaux de bord, les examens de dossiers, CPIN et autres processus.
• Préparer les horaires réguliers et des congés annuels de l’équipe de direction. Planifier les supervisions annuelles des subalternes directs et organiser des réunions régulières internes et externes avec ordres du jour.
• Gérer l’accès utilisateur au site SharePoint.
• Communiquer la disponibilité de l’équipe de direction aux adjointes administratives et aux intervenants qui en font la demande.

Soutien aux réunions :

• Coordonner la planification des réunions et événements (y compris les urgents), gérer les horaires, réserver les salles et les équipements nécessaires, organiser les repas.
• Participer aux réunions internes et externes, en personne ou virtuelles, rédiger les procès-verbaux et appuyer la présentation de documents.
• Assurer la diffusion et l’archivage des ordres du jour, comptes rendus, et documents connexes dans un système de classement efficace.
• Sur demande, faire le suivi des tâches assignées et les inscrire à l’ordre du jour des prochaines réunions.

Qualifications :

• Diplôme d’un collège communautaire ou équivalent.
• Trois années d’expérience dans un poste administratif à responsabilités progressives.
• Connaissance des procédures de bureau et capacité à utiliser des logiciels de suivi et de contrôle.
• Maîtrise avancée de CPIN.
• Compétences avancées dans la suite Microsoft Office et autres logiciels.
• Expérience en assurance qualité incluant la collecte et l’analyse de données qualitatives et quantitatives.
• Connaissance et compréhension démontrées des réalités culturelles, historiques et des oppressions vécues par les communautés 2SLGBTQIA+.
• Connaissance et compréhension démontrées des réalités culturelles, historiques et des oppressions vécues par les peuples autochtones et les communautés racisées.
• Application de principes anti-racistes, anti-capacitistes, anti-coloniaux, anti-hétérosexisme et anti-cissexisme dans l’analyse des enjeux sociaux.
• Excellentes compétences interpersonnelles et en communication.
• Capacité démontrée à prendre des initiatives, résoudre des problèmes et faciliter la prise de décision.

Si vous êtes intéressé par l'opportunité ci-dessus, veuillez postuler en cliquant sur le bouton "postuler" ci-dessous.

Nous remercions tous les candidats de l'intérêt qu'ils portent à la Société d'aide à l'enfance d'Ottawa. Toutefois, seuls les candidats qualifiés qui s'identifient à un ou plusieurs des groupes sous-représentés seront considérés pour cette opportunité.

Afin de garantir que les candidats sont évalués de manière juste et équitable, des mesures d'adaptation seront fournies aux employés potentiels conformément à la Loi sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario (LAPHO) et au Code des droits de la personne de l'Ontario.

• L’utilisation par défaut du féminin dans le présent document s'inscrit dans le cadre d'une expérience linguistique axée sur l’équité que mène la Société de l’aide à l’enfance d’Ottawa.