Commis à la réception, Centre de santé et mieux-être étudiant
About the role
Type d’emploi :
Employé
Durée en mois(pour les emplois à durée déterminée) :
12
Famille d’emplois :
Soutien administratif
Nombre de postes à pourvoir :
1
Faculté/Service - Département :
Health and Wellness Centre, Reception
Campus :
Campus principal
Affiliation syndicale :
PSUO
Date d’affichage (AAAA/MM/JJ):
2025/09/18
Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):
2025/09/29
Heures par semaine :
35
Classe salariale :
SSUO Grade 06
Échelle salariale :
$54,118.00 - $68,361.00À propos des affaires étudiantes :
Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants, nous offrons de nombreuses activités récréatives et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore !
Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d'opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l'expérience autant que nos étudiants.
Raison d’être du poste:
Fournir un soutien dans l’exécution de diverses tâches administratives pour appuyer les opérations d’un service, d’un programme ou d’un événement spécifique, tout en veillant au respect des politiques et procédures en vigueur.
Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:
Tâches administratives : Effectuer diverses tâches administratives pour soutenir les opérations du service/programme/événement, telles que la saisie et la mise à jour de données, la rédaction et la préparation de divers documents, ainsi que la gestion des horaires et du courrier, conformément aux normes de qualité de l’Université d’Ottawa.
Organisation de réunions : Offrir un soutien administratif pour organiser et coordonner des réunions et des événements afin d’en assurer le bon déroulement. Réserver les salles de réunion, effectuer les arrangements nécessaires pour la restauration au besoin, et préparer les ordres du jour ainsi que tout autre document pertinent.
Service à la clientèle : Accueillir les visiteurs en personne ; répondre adéquatement aux demandes générales d’information des clients et les orienter dans l’application des procédures internes du service/programme/événement, dans une optique de service de qualité. Les demandes peuvent être reçues et traitées en personne, par courriel, par téléphone ou par la poste.
Achats et gestion des stocks : Effectuer les achats décentralisés de biens et services pour le service/programme/événement, au moyen de bons de commande ou de carte de crédit, conformément aux politiques en vigueur. Gérer l’inventaire de diverses fournitures, suivre la demande et réapprovisionner les stocks pour répondre aux besoins des clients internes.
Rapports : Fournir divers rapports simples, selon un calendrier établi ou au besoin, sur les activités du service/programme/événement afin de soutenir les opérations courantes et la planification stratégique.
Gestion des dossiers : Mettre en place et maintenir un système efficace de classement et de gestion des documents afin de préserver la confidentialité et d’assurer la disponibilité d’une documentation complète et exacte pour référence future ou à des fins d’audit. Tenir à jour les dossiers relatifs aux détenteurs de clés et aux accès de sécurité du personnel du secteur, en assurant la confidentialité de l’information.
Documentation : Rédiger et mettre à jour des documents à usage interne sur les procédures, processus et systèmes liés aux responsabilités du poste.
Coordination de travailleurs juniors : Au besoin, déléguer certaines tâches à des ressources plus juniors, principalement des étudiants embauchés dans le cadre du Programme travail-études (PTE), et s’assurer que les tâches sont exécutées conformément aux normes et aux directives fournies.
Ce que vous apportez :
- Études postsecondaires en administration et en bureautique, ou toute combinaison équivalente de formation et d’expérience professionnelle
- Minimum de deux (2) années d’expérience démontrée dans un rôle similaire
- Bilinguisme – anglais et français (parlé et écrit)
- Expérience avec les systèmes et applications informatiques tels que Windows, les logiciels de traitement de texte, les tableurs, les bases de données, Internet et le courriel
- Excellentes compétences en communication, relations interpersonnelles et service à la clientèle
- Expérience dans l’interprétation, l’explication et l’application de politiques et règlements
- Expérience en rédaction administrative bilingue
- Expérience dans la production de rapports
- Capacité à produire un travail de haute qualité sous pression tout en respectant des délais serrés
- Initiative, autonomie et bon jugement
- Solides compétences organisationnelles
Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :
Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.
L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.
**Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :**Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus
S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.
Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.
About University of Ottawa
À l’Université d’Ottawa, la plus grande université bilingue au monde, la population étudiante peut choisir d’étudier en français, en anglais, ou dans les deux langues. Située au cœur de la capitale du Canada, pays du G8, notre université jouit d’un accès direct aux plus grandes institutions du pays.
Ses avancées dans plusieurs disciplines attirent l’attention du monde entier, un reflet de sa passion pour la découverte et de la place qu’elle occupe parmi les 10 plus grandes universités de recherche du Canada.
The University of Ottawa is the largest bilingual university in the world, where it is possible for students to study in English, in French, or in both languages. Located in the capital of Canada, a G7 nation, we have ready access to the great institutions of our country.
Our breakthroughs in different disciplines attract global attention, reflecting our ranking among Canada’s top 10 research universities and our ongoing drive to discover.
Commis à la réception, Centre de santé et mieux-être étudiant
About the role
Type d’emploi :
Employé
Durée en mois(pour les emplois à durée déterminée) :
12
Famille d’emplois :
Soutien administratif
Nombre de postes à pourvoir :
1
Faculté/Service - Département :
Health and Wellness Centre, Reception
Campus :
Campus principal
Affiliation syndicale :
PSUO
Date d’affichage (AAAA/MM/JJ):
2025/09/18
Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):
2025/09/29
Heures par semaine :
35
Classe salariale :
SSUO Grade 06
Échelle salariale :
$54,118.00 - $68,361.00À propos des affaires étudiantes :
Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants, nous offrons de nombreuses activités récréatives et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore !
Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d'opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l'expérience autant que nos étudiants.
Raison d’être du poste:
Fournir un soutien dans l’exécution de diverses tâches administratives pour appuyer les opérations d’un service, d’un programme ou d’un événement spécifique, tout en veillant au respect des politiques et procédures en vigueur.
Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:
Tâches administratives : Effectuer diverses tâches administratives pour soutenir les opérations du service/programme/événement, telles que la saisie et la mise à jour de données, la rédaction et la préparation de divers documents, ainsi que la gestion des horaires et du courrier, conformément aux normes de qualité de l’Université d’Ottawa.
Organisation de réunions : Offrir un soutien administratif pour organiser et coordonner des réunions et des événements afin d’en assurer le bon déroulement. Réserver les salles de réunion, effectuer les arrangements nécessaires pour la restauration au besoin, et préparer les ordres du jour ainsi que tout autre document pertinent.
Service à la clientèle : Accueillir les visiteurs en personne ; répondre adéquatement aux demandes générales d’information des clients et les orienter dans l’application des procédures internes du service/programme/événement, dans une optique de service de qualité. Les demandes peuvent être reçues et traitées en personne, par courriel, par téléphone ou par la poste.
Achats et gestion des stocks : Effectuer les achats décentralisés de biens et services pour le service/programme/événement, au moyen de bons de commande ou de carte de crédit, conformément aux politiques en vigueur. Gérer l’inventaire de diverses fournitures, suivre la demande et réapprovisionner les stocks pour répondre aux besoins des clients internes.
Rapports : Fournir divers rapports simples, selon un calendrier établi ou au besoin, sur les activités du service/programme/événement afin de soutenir les opérations courantes et la planification stratégique.
Gestion des dossiers : Mettre en place et maintenir un système efficace de classement et de gestion des documents afin de préserver la confidentialité et d’assurer la disponibilité d’une documentation complète et exacte pour référence future ou à des fins d’audit. Tenir à jour les dossiers relatifs aux détenteurs de clés et aux accès de sécurité du personnel du secteur, en assurant la confidentialité de l’information.
Documentation : Rédiger et mettre à jour des documents à usage interne sur les procédures, processus et systèmes liés aux responsabilités du poste.
Coordination de travailleurs juniors : Au besoin, déléguer certaines tâches à des ressources plus juniors, principalement des étudiants embauchés dans le cadre du Programme travail-études (PTE), et s’assurer que les tâches sont exécutées conformément aux normes et aux directives fournies.
Ce que vous apportez :
- Études postsecondaires en administration et en bureautique, ou toute combinaison équivalente de formation et d’expérience professionnelle
- Minimum de deux (2) années d’expérience démontrée dans un rôle similaire
- Bilinguisme – anglais et français (parlé et écrit)
- Expérience avec les systèmes et applications informatiques tels que Windows, les logiciels de traitement de texte, les tableurs, les bases de données, Internet et le courriel
- Excellentes compétences en communication, relations interpersonnelles et service à la clientèle
- Expérience dans l’interprétation, l’explication et l’application de politiques et règlements
- Expérience en rédaction administrative bilingue
- Expérience dans la production de rapports
- Capacité à produire un travail de haute qualité sous pression tout en respectant des délais serrés
- Initiative, autonomie et bon jugement
- Solides compétences organisationnelles
Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :
Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.
L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.
**Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :**Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus
S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.
Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.
About University of Ottawa
À l’Université d’Ottawa, la plus grande université bilingue au monde, la population étudiante peut choisir d’étudier en français, en anglais, ou dans les deux langues. Située au cœur de la capitale du Canada, pays du G8, notre université jouit d’un accès direct aux plus grandes institutions du pays.
Ses avancées dans plusieurs disciplines attirent l’attention du monde entier, un reflet de sa passion pour la découverte et de la place qu’elle occupe parmi les 10 plus grandes universités de recherche du Canada.
The University of Ottawa is the largest bilingual university in the world, where it is possible for students to study in English, in French, or in both languages. Located in the capital of Canada, a G7 nation, we have ready access to the great institutions of our country.
Our breakthroughs in different disciplines attract global attention, reflecting our ranking among Canada’s top 10 research universities and our ongoing drive to discover.