Position: Regional Head of Fund Services (Americas)

Location: Montreal, Canada

About Us

The Maples Group is a global leader in financial services, trusted by many of the world’s largest hedge fund managers, private equity firms, and international corporations. Our side-by-side financial and legal teams consistently deliver award-winning services to a global client base, offering unrivalled learning and career opportunities to our 2,500 colleagues worldwide.

Roles and Responsibilities

The RHFS is responsible for directing teams of client service professionals that collaborate with global centres of excellence to deliver services to clients through an integrated operating model. The RHFS has overall responsibility for business unit performance, client service delivery and operational risk management within the region. This includes, but is not limited to, the following:

Business and Team Management

• acting as a local sponsor of global fund operations initiatives with local client service teams in the Cayman Islands and Montreal to facilitate successful and positive change;
• forward planning of resources to ensure that the team is properly resourced, recommending recruitment or reduction, as appropriate;
• assisting with the recruitment and selection process and reviewing job descriptions;
• monitoring staff productivity and capacity; optimising profitability through effective management of people;
• designing and implementing an effective organisational structure with clearly defined roles and responsibilities for team members;
• effective management of the team including motivation towards a common vision and reinforcement of a positive team culture;
• maintaining a high level of employee engagement, as measured by our periodic engagement surveys;
• responsibility for team performance in accordance with agreed Key Performance Indicators (“KPIs”);

Client Work and Client Service

• overseeing the on-boarding of new mandates; resolving escalated client issues with SVPs and VPs;
• developing and continuously improving business partnerships with client decision makers, ensuring MaplesFS is viewed as the trusted and preferred service provider - actively seeking feedback on the effectiveness of service delivery, leading efforts to improve client satisfaction;

Centre of Excellence Management and Integration

• managing a KYC centre of excellence, and managing interactions with centres of excellence in other jurisdictions to achieve process standardisation and centralization;
• leading process reengineering needed to optimize utilization of centres of excellence in different geographic time zones;

Risk Management

• reporting team and business issues on a time basis to GHFS and/or other EMC members as appropriate;
• identifying, managing and resolving incidents, liaising with other centre of excellence heads, other regional heads, support functions and the GHFS as appropriate;

Operational Compliance

• working closely with AML officers and AEOI (FATCA) to ensure that regulatory and reporting obligations for clients and the company are met (e.g. Cayman AMLRs, FATCA, BOTA);
• ensuring that fund administration teams are working with Client Accounting, AML and AEOI teams effectively; and

Budgeting, Financial and Reporting

• creating staffing budgets with the input of the team, reviewing and agreeing them with the GHFS at the outset of the financial year;
• preparing regular and ad-hoc management reporting, as required; and

Requirements

• 15+ years of experience in a senior leadership role in fund administration (fund accounting and investor services)
• Experience as member of global operating committees
• Experience in managing large teams across multiple jurisdictions
• Experience in establishing business processes involving global centres of excellence
• Working knowledge of SS&C/Advent Geneva, FIS Investran and Linedata MShare
• CPA (Chartered Professional Accountant) designation

You can learn more about the Maples Group on our corporate website. Experience our culture and our people on our Careers Page or on LinkedIn.

Disclaimer: All personal information collected during the application process will be used for recruitment-related purposes only. Please refer to our Job Applicant Privacy Notice at maples.com/privacy for details on how we handle personal information relating to job applicants.

Poste : Responsable régional des services de fonds (Amériques)

Emplacement : Montréal, Canada

Rôles et responsabilités

Le responsable régional des services de fonds est chargé de diriger des équipes de professionnels du service à la clientèle qui collaborent avec des centres d’excellence mondiaux pour fournir des services aux clients dans le cadre d’un modèle opérationnel intégré. Le responsable régional des services de fonds assume la responsabilité globale du rendement des unités d’exploitation, de la prestation de services aux clients et de la gestion des risques opérationnels dans la région.Cela comprend, sans s’y limiter, les fonctions suivantes :

Gestion d’affaires et d’équipe

• agir en tant que responsable local d’initiatives mondiales en matière d’opérations de fonds avec les équipes locales de service à la clientèle dans les îles Caïmans et à Montréal afin de faciliter la réussite de changements positifs;
• planifier les ressources pour s’assurer que l’équipe dispose des ressources nécessaires, en recommandant le recrutement de personnel ou la réduction de l’effectif, selon le cas;
• participer au processus de recrutement et de sélection et réviser les descriptions de postes;
• contrôler la productivité et les capacités du personnel; optimiser la rentabilité grâce à une gestion efficace des ressources humaines;
• concevoir et mettre en œuvre une structure organisationnelle efficace avec des rôles et des responsabilités clairement définis pour les membres de l'équipe;
• gérer l’équipe de façon efficace, notamment avec une motivation à l’égard d’une vision commune et le renforcement d’une culture d’équipe positive;
• maintenir un niveau élevé d’engagement des employés, tel que mesuré par nos sondages périodiques sur l'engagement;
• assumer la responsabilité du rendement de l’équipe conformément aux indicateurs de rendement clés (« IRC ») convenus;

Travail et service à la clientèle

• superviser l’intégration de nouveaux mandats; résoudre les problèmes des clients soumis à un autre palier d’intervention avec les premiers vice-présidents et les vice-présidents;
• assurer le développement et l’amélioration continue des partenariats commerciaux avec les clients décideurs, en veillant à ce que MaplesFS soit considéré comme le fournisseur de services privilégié et de confiance, en cherchant activement à obtenir des commentaires sur l’efficacité de la prestation de services et en dirigeant les efforts visant l’amélioration de la satisfaction des clients;

Gestion et intégration des centres d’excellence

• gérer un centre d’excellence sur la connaissance de la clientèle et gérer les interactions avec les centres d’excellence se trouvant dans d’autres territoires afin de parvenir à la standardisation et à la centralisation des processus;
• diriger la réingénierie des processus nécessaire pour optimiser l’utilisation des centres d’excellence situés dans des fuseaux horaires différents;

Gestion des risques

• signaler en temps utile les problèmes de l’équipe et du secteur au responsable mondial des services de fonds ou à d’autres membres du Comité de haute direction, le cas échéant;
• repérer, gérer et résoudre les incidents, en liaison avec d’autres responsables de centres d’excellence, d’autres responsables régionaux, les fonctions de soutien et le responsable mondial des services de fonds, le cas échéant;

Conformité opérationnelle

• travailler en étroite collaboration avec les responsables de la lutte contre le blanchiment d’argent et de l’échange automatique de renseignements (FATCA) afin de s’assurer le respect des obligations réglementaires et de déclaration liées aux clients et à la société (par exemple, les règlements sur la LBA des îles Caïmans, FATCA, BOTA);
• veiller à ce que les équipes chargées de l’administration des fonds collaborent efficacement avec les équipes chargées de la comptabilité client, de la lutte contre le blanchiment d'argent et de l’échange automatique de renseignements; et

Budgétisation, finances et production de rapports

• créer des budgets de dotation avec l’aide de l’équipe, les examiner et les approuver avec le responsable mondial des services de fonds au début de l’exercice financier;
• préparer des rapports de gestion réguliers et ad hoc, le cas échéant; et

Exigences

• 15 ans d'expérience ou plus dans un rôle de direction dans le domaine de l’administration de fonds (comptabilité de fonds et services aux investisseurs);
• expérience en tant que membre de comités opérationnels mondiaux;
• expérience de la gestion de grandes équipes dans plusieurs territoires;
• expérience dans la mise en place de processus opérationnels liés à des centres d’excellence mondiaux;
• connaissance pratique de SS&C Advent de Geneva, de FIS Investran et Linedata MShare;
• diplôme universitaire;
• titre de CPA (Chartered Professional Accountant).

Vous pouvez en savoir plus sur le Groupe Maples sur notre site Web d’entreprise. Découvrez notre culture et notre équipe sur notre page Carrières ou sur LinkedIn.

Clause de non-responsabilité : tous les renseignements personnels recueillis au cours du processus de candidature seront utilisés uniquement aux fins de recrutement. Veuillez consulter notre avis sur la protection de la vie privée des demandeurs d’emploi à l’adresse maples.com/privacy (en anglais seulement) pour en savoir plus sur la manière dont nous gérons leurs renseignements personnels.