Job percentage: 100% of 35 hours, regular full-time.

NATURE OF WORK

The main and usual role of the employee in this job class is, in collaboration with management, to support school teams in creating the master schedule for the school or center and other schedules such as the exam schedule, based, among other things, on rationalization and efficiency criteria and, in addition, to adapt and apply the necessary procedures for the organization of administrative operations such as student enrolment, school enrolment control, examinations, preparation of report cards, eligibility for English-language schooling and certification of studies, and summer school scheduling.

THE POSITION

The main and usual role of the employee in this job class is, in collaboration with management, to support school teams in creating the master schedule for the school or center and other schedules such as the exam schedule, based, among other things, on rationalization and efficiency criteria and, in addition, to adapt and apply the necessary procedures for the organization of administrative operations such as student enrolment, school enrolment control, examinations, preparation of report cards, eligibility for English-language schooling and certification of studies, and summer school scheduling.

THE RESPONSIBILITIES

• Supports school teams in the preparation of school or center timetables, taking into account relevant factors such as course options offered, student course choices, teaching fields, pedagogical regime, available premises, group formation rules, teaching periods and other constraints such as dispersion of premises and availability of transportation; submits recommendations on timetables to school secretaries and follows up with the principal, providing support for requested modifications.
• Assists in the collection of data required for student registration and course selection; participates in the design and adaptation of a form for this purpose, ensures that the school secretary manages the return of forms after they have been completed, that school secretaries make corrections as agreed, and produces the various statistics required to draw up a timetable.
• Carries out analyses, extractions, specific evaluations and reports, using appropriate software, to enable controls or to comply with the procedure laid down for subjects such as enrolment management, report card production, management and transmission of data to school authorities, financing, accounting, budgeting, student overruns, permanent student codes, student absences, supply teaching, school transport, failures and various other lists or reports for transmission, in particular to the Ministry.
• Ensures that student files are up to date by supporting each school with the guidelines and policies surrounding these files.
• Provides training and support on school organization procedures and the use of various software programs to the people involved in these operations; when necessary, uses word processing, spreadsheets and the Internet.
• May be called upon to respond to requests for information from other school, board or parent personnel; may be called upon to initiate less experienced school secretaries and to coordinate the work of support staff in the tasks they perform in carrying out technical operations programs under his/her responsibility.
• May perform other related duties as required.

Social Advantages

• Sick leave

• Insurance

• Paid holidays

• Dental insurance

• Employee Assistance Program (EAP)

• Pension scheme

• Telework

• Holidays

• Free parking

• Continuing Education

• Recognition of years of service

• Social activities organized by the company

• Reimbursement of mileage

Pourcentage de la tâche: régulier temps plein 35h

Nature du travail

Le rôle principal et habituel de l'employé dans cette classe d'emploi consiste, en collaboration avec la direction, à soutenir les équipes scolaires dans la création de l'horaire-maître de l'école ou du centre et d'autres horaires tels que l'horaire des examens, en se basant, entre autres, sur des critères de rationalisation et d'efficacité. De plus, il ou elle adapte et applique les procédures nécessaires à l'organisation des opérations administratives telles que l'inscription des élèves, le contrôle des inscriptions scolaires, les examens, la préparation des bulletins, l'admissibilité à l'enseignement en langue anglaise, la certification des études et la planification des cours d'été.

Attributions caractéristiques

• Soutient les équipes scolaires dans la préparation des horaires de l'école ou du centre, en tenant compte des facteurs pertinents tels que les options de cours offertes, les choix de cours des élèves, les champs d'enseignement, le régime pédagogique, les locaux disponibles, les règles de formation des groupes, les périodes d'enseignement et d'autres contraintes telles que la dispersion des locaux et la disponibilité des transports; soumet des recommandations sur les horaires aux secrétaires d'école et assure le suivi avec le directeur, en fournissant un soutien pour les modifications demandées.
• Aide à la collecte des données requises pour l'inscription des élèves et le choix des cours; participe à la conception et à l'adaptation d'un formulaire à cet effet, veille à ce que la secrétaire d'école gère le retour des formulaires une fois remplis, que les secrétaires d'école effectuent les corrections convenues et produit les diverses statistiques nécessaires à l'élaboration d'un horaire.
• Effectue des analyses, des extractions, des évaluations spécifiques et des rapports, en utilisant des logiciels appropriés, pour permettre des contrôles ou se conformer à la procédure établie pour des sujets tels que la gestion des inscriptions, la production des bulletins, la gestion et la transmission des données aux autorités scolaires, le financement, la comptabilité, la budgétisation, les dépassements d'élèves, les codes permanents des élèves, les absences des élèves, l'enseignement suppléant, le transport scolaire, les échecs et diverses autres listes ou rapports à transmettre, en particulier au Ministère.
• Veille à ce que les dossiers des élèves soient à jour en soutenant chaque école avec les lignes directrices et les politiques entourant ces dossiers.
• Fournit de la formation et du soutien sur les procédures d'organisation scolaire et l'utilisation de divers programmes logiciels aux personnes impliquées dans ces opérations; lorsque cela est nécessaire, utilise le traitement de texte, les tableurs et Internet.
• Peut être appelé à répondre aux demandes d'information d'autres personnels scolaires, de la commission scolaire ou des parents; peut être appelé à initier les secrétaires d'école moins expérimentés et à coordonner le travail du personnel de soutien dans les tâches qu'ils accomplissent dans le cadre de l'exécution des programmes d'opérations techniques sous sa responsabilité.
• Peut accomplir d'autres tâches connexes selon les besoins.

Avantages sociaux

• Congés de maladie
• Assurance
• Congés payés
• Assurance dentaire
• Programme d'aide aux employés (PAE)
• Régime de retraite
• Télétravail
• Vacances
• Stationnement gratuit
• Formation continue
• Reconnaissance des années de service
• Activités sociales organisées par l'entreprise
• Remboursement du kilométrage