Administrateur(trice) des admissions et des dossiers
About the role
Veuillez référer au guide
Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)
pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Résumé du poste :
Relevant de l’agente des admissions et travaillant en collaboration avec l’administratrice des dossiers, l’administratrice de l’immigration et l’équipe élargie de la FMPD, l’administrateur(trice) des admissions et des dossiers offre un soutien administratif complet dans la coordination et l’exécution des processus d’admission et de gestion des dossiers. Le ou la titulaire veille à l’exactitude et à la cohérence des données, respecte les exigences réglementaires et facilite la communication entre les parties prenantes internes et externes. Ce poste joue un rôle essentiel durant les périodes de pointe et agit comme personne de soutien pour les unités des admissions et des dossiers. Une composante majeure du rôle consiste à maintenir et mettre à jour le contenu du site Web lié aux admissions de la FMPD afin d’en assurer l’exactitude, l’accessibilité et la pertinence.
Responsabilités principales :
- Administration des admissions
- Soutient le cycle complet des admissions, y compris la révision des dossiers de candidature, le suivi des documents et la mise à jour des bases de données des candidats pour les programmes de résidence et de fellowship.
- Communique avec les candidats, les directeurs de programme et les commanditaires externes pour coordonner les documents de candidature et répondre aux demandes.
- Aide à la préparation de la documentation et de la correspondance pour le Collège des médecins du Québec (CMQ), y compris les lettres d’admissibilité et les demandes de prolongation de formation.
- Soutient diverses tâches liées au processus de jumelage du Service canadien de jumelage des résidents (CaRMS), selon les directives du superviseur.
- Collabore avec l’administrateur(trice) des admissions pour les programmes de résidence afin d’assurer l’alignement des processus et la continuité durant les périodes de pointe.
- Coordonne le soutien en immigration pour les résidents et fellows entrants, y compris la collecte de documents et la liaison avec l’administrateur(trice) de l’immigration.
- Aide à compiler des données statistiques et à préparer des rapports sur les admissions, au besoin.
- Soutien aux dossiers
- Aide à la gestion de la liste des sites accrédités par le CMQ.
- Soutient le traitement des demandes d’externat en vérifiant la conformité, en préparant la documentation et en maintenant des dossiers précis.
- Soutient les programmes éducatifs centralisés en assistant aux tâches d’intégration, aux inscriptions et aux communications avec les organismes concernés, ce qui peut inclure la saisie de données, le suivi, la préparation de documents et le soutien aux réunions (ex. PEAP, CIP).
- Aide à la gestion des demandes de congé, des dispenses de formation et des crédits, en assurant un traitement et une tenue de dossiers exacts.
- Aide à l’intégration des coordonnateurs de programme, en fournissant l’accès HYFEN, des directives procédurales et une couverture de soutien.
- Coordonne le soutien en immigration pour les résidents et fellows inscrits, y compris la collecte de documents et la liaison avec l’administrateur(trice) de l’immigration.
- Gestion des données et des systèmes
- Met à jour les informations des candidats et des stagiaires dans les systèmes internes.
- Aide à la tenue des dossiers conformément aux normes d’accréditation et réglementaires.
- Prépare des rapports et maintient des statistiques liées aux processus d’admission, d’immigration et d’accréditation.
- Gestion du site Web
- Maintient et met à jour les sections du site Web de la FMPD liées aux admissions et aux dossiers pour refléter les politiques, procédures, échéances et informations sur les programmes actuels.
- Coordonne avec les parties prenantes concernées pour assurer l’exactitude et la convivialité du contenu du site Web.
- Propose et met en œuvre des améliorations pour accroître l’accessibilité et la clarté pour les candidats, les stagiaires et le corps professoral.
- Communication et liaison
- Répond aux demandes des candidats, résidents, fellows, commanditaires, membres du corps professoral et du personnel, en fournissant des informations sur les procédures d’admission et de gestion des dossiers.
- Fait le lien avec les services internes (ex. Services d’inscription, Juridique, Immigration) et les organismes externes (ex. CMQ, IRCC, CMFC, CRMCC) selon les besoins.
- Sert de ressource pour les directeurs et coordonnateurs de programme, en offrant des conseils administratifs sur les questions liées aux admissions et aux dossiers.
- Soutien transversal et remplacement
- Participe aux réunions d’équipe, aux groupes de travail et aux projets spéciaux selon les directives.
- Aide le vice-doyen associé et le personnel supérieur dans les dossiers urgents liés aux candidats non jumelés, aux prolongations de formation et autres enjeux prioritaires.
Autres compétences et/ou aptitudes requises :
- Parfaitement bilingue avec d’excellentes compétences en communication écrite et orale (les compétences en communication seront évaluées).
- Solides compétences administratives et organisationnelles avec un grand souci du détail.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et/ou de Google Workspace.
- Capacité à travailler de façon autonome et en collaboration dans un environnement à volume élevé et axé sur le respect des échéances.
- Excellentes compétences interpersonnelles et en service à la clientèle, avec la capacité d’interagir de manière professionnelle avec des parties prenantes diverses.
- Maîtrise des bases de données et familiarité avec les environnements de formation médicale (un atout).
- Expérience dans la mise à jour de contenu Web fortement souhaitée.
- Capacité démontrée à traiter des informations confidentielles avec discrétion.
Formation et expérience minimales requises :
DEC III 3 ans Expérience connexe avec DEC III /
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau H) $33.05 - $40.97
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Admissions Officer
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
2025-10-13
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
accessibilityrequest.hr@mcgill.ca
.
About McGill University
McGill University is one of Canada's best-known institutions of higher learning and one of the leading universities in the world. With students coming to McGill from some 150 countries, our student body is the most internationally diverse of any research-intensive university in the country. McGill was founded in 1821 thanks to a generous bequest by James McGill, and since then, we've grown from a small college to a bustling university with three campuses, 11 faculties, some 300 programs of study, and more than 37,500 students. The University also partners with four affiliated teaching hospitals to graduate over 1,000 health care professionals each year.
The goal of McGill University's social media platforms is to strengthen our community, which includes students, faculty, and alumni. The aim is to provide information on events, campus news and promote networking.
McGill University fosters freedom of expression, while valuing respect and collegiality. We encourage respectful dialogue and reserve the right to remove the following: Comments deemed offensive, vulgar or profane; comments off-topic and/or unrelated to posted content; content that infringes on an individual's privacy or copyright.
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- Répond aux demandes des candidats, résidents, fellows, commanditaires, membres du corps professoral et du personnel, en fournissant des informations sur les procédures d’admission et de gestion des dossiers.
- Fait le lien avec les services internes (ex. Services d’inscription, Juridique, Immigration) et les organismes externes (ex. CMQ, IRCC, CMFC, CRMCC) selon les besoins.
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- Parfaitement bilingue avec d’excellentes compétences en communication écrite et orale (les compétences en communication seront évaluées).
- Solides compétences administratives et organisationnelles avec un grand souci du détail.
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- Capacité à travailler de façon autonome et en collaboration dans un environnement à volume élevé et axé sur le respect des échéances.
- Excellentes compétences interpersonnelles et en service à la clientèle, avec la capacité d’interagir de manière professionnelle avec des parties prenantes diverses.
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Admissions Officer
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Date limite pour postuler :
2025-10-13
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
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McGill University is one of Canada's best-known institutions of higher learning and one of the leading universities in the world. With students coming to McGill from some 150 countries, our student body is the most internationally diverse of any research-intensive university in the country. McGill was founded in 1821 thanks to a generous bequest by James McGill, and since then, we've grown from a small college to a bustling university with three campuses, 11 faculties, some 300 programs of study, and more than 37,500 students. The University also partners with four affiliated teaching hospitals to graduate over 1,000 health care professionals each year.
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