La Société des ponts fédéraux Limitée (SPFL) est une société d'État responsable des intérêts fédéraux du Canada situés à quatre ponts internationaux entre le Canada et les États Unis. Son mandat consiste à assurer le niveau d'intendance le plus élevé de sorte que ses ponts internationaux et les structures connexes soient sécuritaires et efficaces pour les utilisateurs. La SPFL est propriétaire, gestionnaire et exploitante des ponts internationaux et des structures connexes à Sault Ste. Marie, Point Edward, Lansdowne (Mille-Îles) et Cornwall, en Ontario.

Résumé

Sous la responsabilité du gestionnaire, Communications, l’adjoint administratif (Ottawa) est chargé de divers services de soutien administratif de nature confidentielle, complexe et routinière. Le titulaire du poste communique efficacement au nom des cadres supérieurs de la Société et avec les intervenants externes, en collaboration avec tous les services de la SPFL.

Ce poste exige une présence au bureau pendant les heures d’ouverture (de 8 h 30 à 16 h 30). De plus, le titulaire peut être appelé à travailler selon un horaire modifié pour assurer certaines tâches administratives de la Société, lorsque nécessaire.

Fonctions et responsabilités

Services de soutien administratif et d’accueil de la SPFL 30 %

• Fournir un soutien administratif selon les besoins, notamment : rédaction de procès-verbaux, traduction, formatage, planification, préparatifs de voyage, présentations commerciales, rapports, correspondance, courrier entrant et sortant.
• Gérer la communication verbale et écrite avec les intervenants internes et externes.
• Coordonner et suivre les flux de travail, les projets et les mesures à prendre pour assurer leur réalisation.
• Traiter les demandes et les requêtes avec courtoisie professionnelle et des techniques de désescalade, au besoin.
• Agir avec autonomie pour évaluer les demandes reçues à l’accueil et les demandes administratives en faisant preuve d’un bon jugement.
• Servir de personne-ressource principale pour les visiteurs et les services de messagerie, en les dirigeant vers le personnel approprié.

Coordination du bureau 10 %

• Tenir à jour les stocks de fournitures de bureau et ouvrir des bons de commande au besoin.
• Gérer les réservations des salles de conférence et s’assurer que tous les appareils audiovisuels et l’équipement de formation fonctionnent correctement, en réglant de façon anticipée les problèmes informatiques.
• Organiser des réunions virtuelles au besoin.
• Planifier la logistique des salles de réunion pour accueillir le Conseil d’administration, les cadres supérieurs et les intervenants externes (café, eau, traiteur, etc.)
• Assurer le bon fonctionnement du matériel de bureau (photocopieur, déchiqueteuse) et organiser les travaux de réparation.
• Veiller à la propreté et au bon ordre de toutes les salles de réunion et aires communes.
• Gérer les cartes d’accès des visiteurs et les permis de stationnement, en veillant à maintenir à jour les autorisations et les registres des clés.
• Assurer l’exécution des tâches administratives essentielles habituellement effectuées par d’autres membres de l’équipe, en leur absence.

Soutien administratif propre au site 25 %

• Coordonner et consigner les activités, les événements et les visites sur le terrain du Conseil d’administration et des comités, en collaboration avec la secrétaire générale et le conseiller principal, Planification ministérielle et gouvernance.
• Participer à la mise à jour des données contenues dans les répertoires de documents se rapportant au Conseil et aux comités.
• Agir comme personne-ressource principale pour les services qui organisent des activités ou des séances de formation au bureau d’Ottawa.
• Tenir à jour les répertoires de contacts internes et externes (p. ex., SAGE).
• Aider le service de gestion de l’information à garder les systèmes de suivi et les dossiers organisationnels conformes avec la politique en vigueur.
• Porter à l’attention de la direction les éléments pertinents et les questions urgentes, au besoin.

Normes organisationnelles et liaison avec les services de traduction 25 %

• Agir à titre d’agent de liaison principal pour le processus de traduction externe, gérer les échéanciers, les communications avec les fournisseurs, le suivi des demandes et la vérification du formatage à la réception.
• Afficher des articles internes sur SharePoint et mettre à jour le contenu télévisuel de la SPFL selon les directives du gestionnaire, Communications.
• Veiller au respect des normes des modèles administratifs et organisationnels, y compris la correction d’épreuves et le formatage des présentations et des politiques.
• Relire les présentations au Conseil afin de garantir leur exactitude grammaticale, leur cohérence terminologique et une mise en forme appropriée.

Soutien des ressources humaines 10 %

• Assurer la maintenance des systèmes informatiques de RH en français et la gestion des dossiers du personnel.
• Répondre aux besoins langagiers en français des projets de RH.
• Assurer des services de communication, de documentation, de recrutement et d’intégration au bureau d’Ottawa en français.
• Toute autre tâche s’inscrivant dans le cadre, l’esprit et l’objectif du poste.

Compétences essentielles

• Il est souhaitable d’avoir une connaissance de l’administration des affaires normalement acquise dans le cadre d’études postsecondaires ou une expérience d’au moins trois ans à un poste d’adjoint administratif bilingue.
• Expérience confirmée de la rédaction d’actes administratifs bilingues, de la révision et la mise en forme de textes.
• Maîtrise des systèmes informatiques et des logiciels, tels que la suite MS Office.
• Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer une charge de travail de manière proactive et de rendre compte de l’avancement des tâches.
• Capacité de travailler avec un minimum de supervision tout en établissant des relations constructives en équipe.
• Compétences avérées en service à la clientèle et en désescalade, notamment la capacité de mener plusieurs tâches de front tout en traitant diverses demandes et plaintes émanant de toutes les parties prenantes, tant par écrit que verbalement, avec une attitude professionnelle, courtoise et serviable.
• Solides normes éthiques et grande discrétion dans le traitement des renseignements confidentiels ou protégés.
• Capacité démontrée de travailler avec des systèmes de gestion de l’information comme GCDocs, un atout.
• Expérience dans l’organisation de réunions et la gestion des déplacements, un atout.
• Capacité d’obtenir et de conserver une cote de fiabilité est requise.
• Capacité de démontrer et de conserver un niveau de bilinguisme anglais-français (bilingue – CCC).

Nous remercions tous les postulants. La SPFL est un employeur offrant l’égalité des chances d’emploi, favorisant une culture d’inclusion et de diversité. Des mesures d’adaptation sont disponibles tout au long du processus de dotation et peuvent être demandées à tout moment auprès du représentant désigné des ressources humaines.