Concours : 2526S15 – affichage interne

Secrétaire de gestion

Service du secrétariat général, des communications et du transport scolaire

Le Service du secrétariat général, des communications et du transport scolaire soutient les instances administratives, assure la gestion des communications internes et externes, et veille à l’organisation sécuritaire et efficace du transport scolaire. Il joue un rôle clé dans la coordination des affaires juridiques, documentaires et corporatives du centre de services scolaire.

Soumettez votre candidature ! Le processus ne vous prendra que quelques minutes.

La nature du travail de secrétaire de gestion

En plus des tâches définies à la classe d’emploi de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emploi consiste à travailler en collaboration avec une ou plusieurs personnes en exerçant, de façon relativement autonome, des tâches de secrétariat de nature complexe.

Lieu de travail : Centre administratif du Centre de services scolaire au Cœur-des-Vallées

Horaire de travail : Du lundi au vendredi, de 8h à 12h et de 13h à 16h

Statut : Régulier à temps plein

Salaire : 25.20 $ à 29.07 $, selon la scolarité et l’expérience

Supérieur immédiat : Responsable de la gestion administrative du Service du secrétariat général, des communications et du transport scolaire

Date d’entrée en fonction : Dès que possible

Attributions caractéristiques

• Répondre aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont elle s’acquitte et, au besoin, effectuer des rappels;
• Transmettre la documentation pertinente;
• Examiner le courrier, rechercher, recueillir et agencer les renseignements pertinents;
• Préparer un projet de réponse, acheminer le tout à la personne concernée et en assurer le suivi, dans les limites de sa fonction;
• Préparer la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée;
• Recevoir la personne qui se présente à son unité administrative, fournir l’information relevant de sa compétence ou la référer à la personne concernée;
• Voir à l’organisation matérielle des réunions, convoquer les participants, préparer les dossiers nécessaires, rédiger selon les instructions reçues un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillir et, au besoin, assister à ces réunions et rédiger un projet de compte rendu ou de procès-verbal;
• Rédiger, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués; participer à l’élaboration du système de classement; archiver les documents de son secteur selon la politique en vigueur;
• Utiliser un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison;
• Effectuer des recherches;
• Faire le suivi du courrier électronique;
• Être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun. Être appelée à initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires de gestion ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien;
• Accomplir toute autre tâche connexe, au besoin.

Pour visualiser le plan de classification et consulter la nature du travail et les attributions caractéristiques au poste, consultez, ce lien en vous référant aux pages 84 et 85.

En plus de ces attributions caractéristiques, le secrétaire de gestion accomplira les tâches suivantes :

• Traitement et tri de dossiers, courrier interne et gestion des demandes via le site Internet;

• Soutien au bon fonctionnement de la réception du centre administratif, notamment en accueillant certains visiteurs - en collaboration avec le Service des ressources matérielles (SRM);

• Traitement des absences dans Scolago et intégration à la paie pour le personnel du Service du secrétariat général, des communications et du transport scolaire;

• Traitement et saisie des factures;

• Ouverture et envoi des demandes d’accès à l’information sur la plateforme Aristote;

• Support aux instances scolaires en offrant un appui administratif au comité de parents et au conseil d’administration;

• Suivi des incidents et rapports : réception, consignation et compilation des rapports d’incidents survenus dans les écoles;

• Autres tâches connexes.

Qualifications requises

Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente*****.

• Des lettres d’attestation d’expérience des employeurs précédents seront alors exigées. Les lettres doivent comporter les informations suivantes : fonction exercée, date de début et de fin, nombre d’heures travaillées par semaine, nom, adresse et signature de l’employeur.

Exigences particulières

Une évaluation linguistique dont le seuil de réussite est établi à 60% pourrait être administrée selon les modalités prévues par le CSSCV.

Autres exigences

• Rigueur / assurance qualité;

• Gestion du temps et des priorités;

• Gestion du stress;

• Collaboration;

• Capacité à planifier et organiser;

• Orientation vers la clientèle;

• Maîtrise de la langue.

Processus d’embauche

Les candidats intéressés sont priés de déposer leur candidature en cliquant sur l'encadré vert « Postuler », et ce, avant le 30 septembre 2025 à 16 h.

Il nous fera plaisir d'analyser les candidatures reçues à condition que tous les documents requis aient été transmis. Ensuite, nous contacterons seulement les candidats retenus.

Rappel important : si votre parcours scolaire a été fait à l'extérieur du Québec, votre candidature sera considérée uniquement si une évaluation comparative des études effectuées hors Québec produite par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI) a été transmise lors du dépôt de votre candidature. Toute autre évaluation comparative émise par d’autres organismes que le MIFI ne sera pas acceptée, par exemple le Wes.

Seules les personnes dont la candidature sera retenue seront invitées à participer à une entrevue****le 9 octobre 2025 et devront fournir une autorisation à la prise des références professionnelles ainsi qu’à la vérification de leurs antécédents judiciaires. La personne devra également fournir les lettres d’attestation d’emploi de ses employeurs précédents comportant les informations suivantes : fonction exercée, date de début et de fin, nombre d’heures travaillées par semaine, nom, adresse et signature de l’employeur.

Seule la personne retenue ainsi que les personnes étant déjà à l’emploi du CSSCV recevront une réponse écrite.

Le genre masculin est utilisé au sens neutre et désigne tous les genres.

Le CSSCV applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les membres de minorités visibles, les membres de minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature.De plus, les personnes ayant besoin d’accommodements lors du processus de sélection sont invité**es à nous en faire part.

Le personnel du CSSCV est également soumis à la Loi sur la laïcité de l’État*.*