Title**:** Manager**,** People Team – Benefits, Leaves, and Accommodations

Level: Manager

Reports to: People Team Lead for Benefits, Leaves and Accommodations

Salary Range: $79,000 - $90,000 per annum

Preferred Location(s): BC, or Ontario

Language Requirements: English required; French is an asset.

Summary

This role will focus their time supporting the Castlemain business including the large, long term First Nations Child and Family Services and Jordan’s Principle Claims Helper Program, by assisting with benefits enrollment and determining eligibility, answering general questions, maintaining database and files, and ensuring compliance with required benefit notices. Approximately 65% of the time this role will support end to end process of leaves, accommodations and return to work plans for Castlemain. In this role you will be working with sensitive and thoughtful subject matters that may be emotionally challenging and complex. In your role you will need to provide a safe and respectful space for dialogue.

About Castlemain

Castlemain is a communications and engagement firm that specializes in Indigenous settlements. We partner with clients committed to righting the wrongs of the past and investing in better pathways forward. Our team is dedicated to providing trauma-informed, culturally safe communications and community support programs.

The First Nations Child and Family Services and Jordan’s Principle Settlement is aimed at compensating those harmed by discriminatory underfunding of the First Nations Child and Family Services Program, as well as those impacted by the federal government’s narrow interpretation of Jordan’s Principle. The Settlement Agreement was approved by the Federal Court on October 23, 2023.

Benefits, Leaves and Accommodations

• Distributes all benefits enrollment materials and determines eligibility.

• Responsible for day to day administration of benefits plans including changes, and terminations.

• Ensures the accuracy of all benefit enrollments to provide vendors with accurate eligibility information.

• Assists with questions regarding benefit claim issues and plan changes.

• Assists with questions regarding leaves and accommodations.

• Assists Benefits lead in obtaining information in renewal process of any benefit programs.

• Accurately manages HRIS, assuring compliance and confidentiality.

• Is the main point of contact and will lead the end-to-end process for any leave requests, accommodations and return to programs as required in Castlemain.

Benefits Operations

• Prepares pre-boarding paperwork required to place new hires on payroll and sets up person’s profile in HRIS.

• Assists with orientation to support a positive experience for new hires.

• Keeps records up-to-date in HRIS by processing changes in a timely manner.

• Processes new-hire, status change, and termination paperwork.

• Other operational duties as assigned.

Qualifications:

Required:

• Minimum five years’ experience in HR / People related roles that focus on benefits, leaves and accommodations.

• Successful background check.

Skills/Abilities:

• Extensive knowledge of benefits, leaves and accommodations process and management of these programs.

• Excellent organizational and time management skills.

• Proficient with Microsoft Office Suite or similar software.

• Excellent communication skills, both written and verbal and successful track record in working with staff at all levels.

• Consistently demonstrates a spirit of teamwork and readily collaborates with others.

• High level of critical and logical thinking, analysis, and reasoning skills to lead operational excellence.

• Consistently adheres to all company policies, procedures, and practices.

• Effective attention to detail and a high degree of accuracy.

• High level of integrity, confidentiality, and accountability. Well-honed interpersonal and communication skills will provide the sensitivity and relationship building skills required to work collaboratively with a successful track record in working with people at all levels.

• Solid knowledge of Canada Labour Code, Employment Standard Act, Human Rights and other applicable employment legislation across the country.

• Demonstrated knowledge and interest in Indigenous issues in Canada

• Self-identifying as Indigenous and/or having first-hand knowledge or experience living in and/or working with an Indigenous community will be considered an asset.

More generally, we are looking for someone who:

• Shares a passion for partnering with Indigenous communities to support their plans and goals.
• Demonstrates a passion for learning, both to improve your skill set as well as develop a better understanding of our clients and our company.

Work conditions

• Tight deadlines

• Use of desktop computer and peripherals

• We employ a hybrid work model and encourage individuals attend their closest office if they are within a 45 km radius 3 days per week. If outside of this radius we encourage individuals to attend functions when possible, to help drive connection to local colleagues and support a strong company culture.

Application Deadline: Open until filled

An Equitable Employer:

Castlemain is committed to advancing equity, diversity, and inclusion in all its forms, a commitment that enriches our company culture, the ideas that we generate, and the quality of service that we provide our clients.

We encourage applications from Indigenous communities, racialized communities, women, persons with disabilities, LGBTQ2S+ people, and people from other historically marginalized communities.

Castlemain is committed to providing employment accommodation under the Human Rights Code and the Accessibility Disabilities Act. If you require accommodation during the recruitment process, please let us know, and we will work with you to meet your needs.

Titre : Gestionnaire, équipe des ressources humaines – Avantages sociaux, congés et mesures d’adaptation

Niveau : Gestionnaire

Poste relevant de : Responsable, équipe des ressources humaines – Avantages sociaux, congés et mesures d’adaptation

Fourchette salariale : de 79 000 à 90 000 dollars par année

Emplacement(s) privilégié(s) : C.-B ou Ontario

Exigences linguistiques : L’anglais est requis; le français est un atout.

Résumé

Le ou la titulaire de ce poste consacrera son temps à soutenir les activités de Castlemain, et plus particulièrement le vaste programme à long terme des assistants aux réclamations relatif aux services à l’enfance et à la famille des Premières Nations et au principe de Jordan, en aidant les employées et employés à s’inscrire aux avantages sociaux et à déterminer leur admissibilité, en répondant aux questions générales, en tenant à jour la base de données et les dossiers, et en assurant la conformité aux avis de prestations requis. Ce poste consistera, à environ 65 % du temps, à soutenir l’ensemble du processus relatif aux congés, aux mesures d’adaptation et aux plans de retour au travail pour Castlemain. Dans le cadre de ce poste, vous travaillerez sur des sujets sensibles et délicats qui peuvent être difficiles et complexes sur le plan émotionnel. Dans le cadre de vos fonctions, vous devrez offrir un espace sécuritaire et respectueux favorisant le dialogue.

À propos de Castlemain :

Castlemain est une entreprise de communication et d’engagement spécialisée dans les règlements concernant les Autochtones. Nous travaillons en partenariat avec des clients qui s’engagent à réparer les torts du passé et à investir dans de meilleures perspectives. Notre équipe se consacre à fournir des programmes de communication et de soutien communautaire adaptés aux traumatismes et respectueux des cultures.

Le règlement relatif aux services à l’enfance et à la famille des Premières Nations et au principe de Jordan vise à indemniser les personnes lésées par le sous-financement discriminatoire du programme des services à l’enfance et à la famille des Premières Nations, ainsi que celles touchées par l’interprétation restrictive du principe de Jordan par le gouvernement fédéral. L’entente de règlement a été approuvée par la Cour fédérale le 23 octobre 2023.

Avantages sociaux, congés et mesures d’adaptation

• Distribue tous les documents d’inscription aux avantages sociaux et détermine l’admissibilité.

• Est responsable de l’administration quotidienne des régimes d’avantages sociaux, y compris les modifications et les cessations d’emploi.

• Veille à l’exactitude de toutes les inscriptions aux avantages sociaux afin de fournir aux fournisseurs des informations précises sur l’admissibilité.

• Répond aux questions concernant les demandes de prestations et les modifications apportées aux régimes d’avantages sociaux.

• Répond aux questions concernant les congés et les mesures d’adaptation.

• Aide le responsable des avantages sociaux à obtenir des informations sur le processus de renouvellement de tout programme d’avantages sociaux.

• Gère avec précision le Système d’information sur les ressources humaines (SIRH), en assurant la conformité et la confidentialité.

• Est la personne-ressource principale et dirige l’ensemble du processus pour toutes les demandes de congé, les mesures d’adaptation et les retours aux programmes, conformément aux exigences de Castlemain.

Opérations liées aux avantages sociaux

• Prépare les documents administratifs préalables à l’intégration des nouveaux employés et employées nécessaires pour les inscrire sur la feuille de paie et crée leur profil dans le SIRH.

• Contribuer à orienter les nouveaux employés et employées afin de favoriser une expérience positive.

• Tient à jour les dossiers dans le SIRH en traitant les changements en temps opportun.

• Traite les documents relatifs aux nouvelles embauches, aux changements de statut et aux cessations d’emploi.

• Autres tâches opérationnelles assignées

Qualités :

Essentielles :

• Au moins cinq ans d’expérience dans des fonctions liées aux ressources humaines ou au personnel axées sur les avantages sociaux, les congés et les mesures d’adaptation.

• Vérification des antécédents réussie.

Compétences et habiletés

• Possède une connaissance approfondie des processus liés aux avantages sociaux, aux congés et aux mesures d’adaptation, ainsi que de la gestion de ces programmes.

• Possède d’excellentes compétences en matière d’organisation et de gestion du temps.

• Maîtrise de la suite bureautique de Microsoft ou d’un logiciel similaire.

• Possède d’excellentes compétences en communication, tant à l’écrit qu’à l’oral, ainsi que des antécédents en matière de collaboration avec des membres du personnel de tous les échelons.

• Démontre constamment un esprit d’équipe et une capacité à collaborer facilement avec les autres.

• A un niveau élevé de réflexion critique et logique, d’analyse et de raisonnement afin de guider l’excellence opérationnelle.

• Se conforme constamment à toutes les politiques, procédures et pratiques de l’entreprise.

• A un souci du détail et fait preuve d’une grande précision.

• Fait preuve d’un degré élevé d’intégrité, de confidentialité et de responsabilisation. D’excellentes aptitudes en matière de relations interpersonnelles et de communications permettront au ou à la titulaire d’acquérir le niveau de sensibilité ainsi que les compétences relationnelles nécessaires pour travailler en collaboration avec des personnes de tous les échelons.

• Connaissance approfondie du Code canadien du travail, de la Loi sur les normes d’emploi, des droits de la personne et des autres lois applicables en matière d’emploi partout au pays.

• Connaissance et intérêt démontrés pour les questions autochtones au Canada.

• Le fait de s’identifier comme Autochtone ou d’avoir une connaissance ou une expérience de vie ou de travail de première main dans une communauté autochtone sera considéré comme un atout.

De manière plus générale, nous recherchons une personne qui :

• partage une passion pour le partenariat avec les communautés autochtones afin de soutenir leurs projets et leurs objectifs;
• démontre une passion pour l’apprentissage, tant pour perfectionner ses compétences que pour mieux comprendre nos clients et notre entreprise.

Conditions de travail :

• Échéanciers serrés

• Utilisation d’un ordinateur de bureau et de périphériques

• Notre modèle de travail est hybride et nous encourageons les employés et employées à se rendre au bureau le plus proche s’ils ou si elles se trouvent dans un rayon de 45 km, 3 jours par semaine. En dehors de ce rayon, nous encourageons les employés et employées à se rendre au bureau dans la mesure du possible, afin de favoriser les liens avec leurs collègues locaux et de soutenir une culture d’entreprise forte.

Date limite pour poser sa candidature : Jusqu’à ce que le poste soit pourvu

Un employeur équitable :

Castlemain s’engage à promouvoir l’équité, la diversité et l’inclusion sous toutes leurs formes. Cet engagement enrichit notre culture d’entreprise, les idées que nous générons et la qualité des services que nous offrons à nos clients.

Nous encourageons les candidatures des communautés autochtones, des communautés racialisées, des femmes, des personnes handicapées, des personnes de la communauté LGBTǪ2S+ et des personnes issues d’autres communautés historiquement marginalisées.

Castlemain s’engage à fournir des mesures d’adaptation à l’emploi en vertu du Code des droits de la personne et de la Loi provinciale sur l’accessibilité pour les personnes handicapées. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de recrutement, veuillez nous en informer et nous collaborerons avec vous afin de répondre à vos besoins.