Outreach Coordinator

Permanent, Full-Time

This position is being posted to fill an existing vacancy.

Hiring Range: $62,094 - $65,745.90

The College of Early Childhood Educators (the College) supports high-quality early learning and care by regulating more than 65,000 members of the profession in the public interest, pursuant to the Early Childhood Educators Act, 2007. We are one of the largest self-regulatory bodies in Ontario and the diversity of our members as well as our employees reflects the diversity of the children and families to whom they provide care. Our Commitment to Anti-Racism informs how we work and is embedded in the culture of the College, where we continue to create and strengthen a workplace of inclusion and belonging.

We are seeking an Outreach Coordinator to join the Communications, Partnership and Engagement team. This role is responsible for coordinating projects and activities that support the College’s relationships in the sector. This role supports the communication of the College’s purpose, values, and activities to the public, members of the profession, and other interest holders through print and digital communications, events, and other outreach initiatives.

In addition to coordinating outreach activities, the Coordinator manages communications and engagement requests such as maintaining website content, responding to inquiries, building and supporting interest holder relationships, and providing guidance to ensure consistency with the College’s brand, tone, and style. This role requires strong communication and collaboration skills to keep priorities aligned and activities on track.

Reporting to the Manager, Partnership and Engagement

• Coordinate and support the development, editing, formatting and distribution of College communications through different channels. (e.g. e-newsletters, surveys, printed materials, social media posts, PowerPoint presentations, letters, registration guides, disciplinary decisions etc.).

• Generate and maintain the College’s distribution lists to maximize the outreach potential.

• Track and generate reports against key performance indicators (KPIs) (e.g. page views, click-through, open rates, document downloads, etc.) to evaluate the success of the College’s communications.

• Provide administrative support (e.g. answer inquiries, process invoices, order supplies, schedule events, technical support) to members, vendors, internal employees and external interest holders (e.g. post-secondary institutions, municipalities, child care providers, school boards etc.).

• Monitor and update the College’s websites, social media channels (e.g. post on Instagram, LinkedIn and YouTube) and daily media alerts. Flag urgent issues/comments to alert senior employees and support the development of responses.

• Coordinate, execute and track performance metrics of communications campaigns and/or events (e.g. Council election, annual report) for the College to communicate legislative requirements, news and/or professional practice requirements to members.

• Coordinate logistics for, and manage the hosting of, presentations and webinars on virtual meeting platforms.

• Lead coordination of the College’s annual meeting of members.

• Lead project management initiatives regarding print and digital publications or major College campaigns for the public by creating and implementing major communication campaigns for the College’s departments. (e.g. collecting input from employees, setting timelines for reviews, approvals and translation).

• Keep up-to-date with applicable legislation, trends and practices.

• Other duties as assigned.

Qualifications

• Two or three-year college or university program with a focus on communications, journalism, public relations or marketing.

• Bilingual (English/French) preferred, including a French proficiency test.

• 3 to 5 years’ experience including technical experience with hosting meetings and webinars on virtual meeting and presentation platforms (Teams, Zoom), website content management, third-party email marketing services, social media monitoring and content management.

• Current knowledge of Ontario’s early years sector.

• Knowledge of project management to manage communications and marketing projects.

• Knowledge of HTML, CSS, third-party email marketing services, as well as office/administrative software (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).

• Flexibility to work well independently and in a team environment with changing priorities.

• Written communication skills, as well as proofreading and editing skills, to develop and support a variety of communications and marketing materials for the College (e.g. website content, social media posts, presentations).

• Verbal communication skills to communicate with a variety of internal clients to seek clarification and/ or provide information about communications and marketing materials/products/campaigns, and with external vendors to project manage website, printing and mailing, video or other external production needs.

• Time management skills to prioritize tasks and ensure timely completion of work (e.g. digital publications, public campaigns).

• Organizational skills and attention to detail to develop and manage project schedules, delegate and track tasks, and clearly and accurately communicate with colleagues and interest holders.

The College encourages applications from members of equity deserving groups.

The College is committed to providing accommodation. If you require accommodation, please contact us and we will work with you to meet your needs.

We have a remote work environment and we offer a competitive compensation package.

Please submit your cover letter and resume on our website. This posting will remain open until the position is filled. We thank all applicants, however, only those considered for an interview will be contacted.

Coordonnateur(trice) des relations externes

Poste permanent à temps plein

Ce poste est affiché afin de pourvoir un poste vacant existant

Échelle salariale: 62 094 $ – 65 745,90 $

Conformément à la Loi de 2007 sur les éducatrices et les éducateurs de la petite enfance, l’Ordre des éducatrices et des éducateurs de la petite enfance (l’Ordre) appuie la prestation de services d’apprentissage et de garde des jeunes enfants de haute qualité en réglementant plus de 65 000
membres de la profession dans l’intérêt du public. Nous sommes l’un des plus grands organismes d’autoréglementation en Ontario, et la diversité de nos membres - et de nos employés - reflète celle des enfants et des familles à qui ils fournissent des soins et des services éducatifs. Notre engagement envers l’antiracisme guide notre façon de travailler et fait partie intégrante de la culture de l’Ordre, qui poursuit sa mission de créer et de consolider un milieu de travail favorisant l’inclusion et l’appartenance.

Nous sommes à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) des relations externes pour se joindre à l’équipe Communications, partenariats et engagement. Ce rôle consiste à coordonner des projets et des activités à l’appui des relations de l’Ordre dans le secteur. Il promeut la communication de la mission, des valeurs et des activités de l’Ordre auprès du public, des membres de la profession et d’autres parties prenantes au moyen de communications imprimées et numériques, d’événements et d’autres initiatives de rayonnement.

En plus de coordonner les activités de rayonnement, la personne titulaire du poste gère les demandes de communication et d’engagement, notamment en assurant la mise à jour du contenu du site Web, en répondant aux demandes de renseignements, en établissant et en maintenant les relations avec les parties prenantes, et en fournissant des conseils pour garantir la cohérence avec l'image de marque, le ton et le style de l'Ordre. Ce poste requiert de solides compétences en communication et en collaboration afin d’assurer l’alignement des priorités et le respect des échéanciers.

Relevant du/de la Chef, Partenariats et engagement:

• Coordonner et appuyer l’élaboration, la révision, la mise en forme et la diffusion des communications de l’Ordre au moyen de différents canaux (p. ex. infolettres électroniques, sondages, documents imprimés, publications sur les médias sociaux, présentations PowerPoint, lettres, guides d’inscription, décisions disciplinaires, etc.).

• Créer et tenir à jour les listes de diffusion de l’Ordre afin de maximiser la portée de ses communications.

• Assurer le suivi et produire des rapports sur les indicateurs clés de performance (ICP) (p. ex. nombre de vues, taux de clics, taux d’ouverture, téléchargements de documents) afin d’évaluer l’efficacité des communications.

• Fournir un soutien administratif (p. ex. répondre aux demandes, traiter les factures, commander des fournitures, planifier des événements, offrir un soutien technique) aux membres, fournisseurs, employés internes et parties prenantes externes (p. ex. établissements postsecondaires, municipalités, fournisseurs de services de garde, conseils scolaires).

• Surveiller et mettre à jour les sites Web de l’Ordre, ses canaux de médias sociaux (p. ex. Instagram, LinkedIn, YouTube) et les alertes médiatiques quotidiennes. Signaler les enjeux ou commentaires urgents aux membres de la haute direction et contribuer à l’élaboration des réponses.

• Coordonner, mettre en œuvre et suivre les indicateurs de performance des campagnes de communication ou des événements (p. ex. élections du conseil, rapport annuel) permettant à l'Ordre de communiquer au membres les exigences législatives, les actualités ou les exigences en matière d’exercice professionnel.

• Coordonner la logistique et assurer l’animation de présentations et de webinaires sur des plateformes de réunion virtuelle.

• Assurer la coordination de l’assemblée annuelle des membres de l’Ordre.

• Diriger la coordination des initiatives de gestion de projets liées aux publications imprimées et numériques ou aux campagnes majeures de l’Ordre destinées au public, en créant et en mettant en œuvre des campagnes de communication pour les différents services (p. ex. recueillir les commentaires du personnel, établir des échéanciers de révision, d’approbation et de traduction).

• Se tenir à jour quant aux lois, tendances et pratiques pertinentes.

• Effectuer toute autre tâche connexe.

Qualifications

• Diplôme collégial ou universitaire de deux ou trois ans dans un domaine lié aux communications, au journalisme, aux relations publiques ou au marketing.

• Bilinguisme (anglais-français) privilégié, incluant la réussite d'un test de compétence en français.

• De 3 à 5 années d’expérience, y compris une expérience technique dans l’animation de réunions et de webinaires sur des plateformes virtuelles (Teams, Zoom), la gestion de contenu Web, l'utilisation de services tiers de marketing par courriel, ainsi que la surveillance et la gestion de contenu sur les médias sociaux.

• Connaissance actuelle du secteur de la petite enfance en Ontario.

• Connaissance de la gestion de projets pour gérer des initiatives de communication et de marketing.

• Connaissance des langages HTML et CSS, des services tiers de marketing par courriel, ainsi que des logiciels bureautiques (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).

• Capacité à travailler de façon autonome et en équipe dans un environnement où les priorités évoluent.

• Compétences en communication écrite, ainsi qu’en révision et en correction, afin de produire divers documents de communication et de marketing (p. ex. contenu Web, publications sur les médias sociaux, présentations).

• Compétences en communication verbale pour interagir avec divers clients internes afin d’obtenir des précisions ou de fournir de l’information sur les documents, produits ou campagnes de communication et de marketing, ainsi qu’avec des fournisseurs externes dans le cadre de projets (site Web, impression, envois postaux, production vidéo, etc.).

• Excellentes compétences en gestion du temps afin d’établir des priorités et de respecter les échéanciers (p. ex. publications numériques, campagnes publiques).

• Sens de l’organisation et souci du détail afin de planifier et gérer des projets, déléguer et suivre les tâches, et communiquer clairement avec les collègues et les parties prenantes.

L’Ordre encourage les membres des groupes en quête d’équité à présenter leur candidature.

L’Ordre s’engage à prendre des mesures d’adaptation. Si tel est votre cas, veuillez communiquer avec nous et nous ferons en sorte de satisfaire vos besoins.

Nous offrons un environnement de travail à distance et une rémunération compétitive avec des avantages sociaux.

Veuillez soumettre votre lettre de motivation et votre curriculum vitæ sur notre site Web. Cette offre d’emploi demeurera affichée jusqu’à ce que le poste soit pourvu. Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature; toutefois, seules celles retenues pour une entrevue seront contactées.