Aperçu du poste :

L’assistant(e) de direction du bureau de l’Avocat général apporte son soutien à tous les aspects du ministère dans le cadre d’activités administratives et parajuridiques. Le bureau de l’Avocat général comprend les services juridiques de la ville de Saint John ainsi que les contrats et la conformité, et les questions immobilières. Travaillant en étroite collaboration avec les membres du personnel d’encadrement, ce poste requiert un haut niveau d’organisation, des compétences en matière de communication écrite et orale et une expérience de la gestion des dossiers, tout en maintenant un haut niveau de confidentialité.

La candidate ou le candidat retenu travaillera directement et en collaboration avec le personnel des différents services de la ville. Il y aura également des contacts directs avec des membres du public, d’autres paliers de gouvernement, des cabinets d’avocats et diverses institutions. Le ou la titulaire travaille dans un environnement où il ou elle doit faire face à des situations imprévues et à des problèmes qu’il ou elle ne connaît pas. Ses journées de travail seront variées, et la personne devra être ouverte aux occasions d’amélioration continue et manifester un désir d’apprendre.

PARAJURIDIQUE : La personne retenue participera à la rédaction de documents liés aux biens immobiliers, à la planification, à l’application des règlements, aux questions de travail et aux litiges, et effectuera des recherches sous la direction d’avocats. Examiner les documents reçus au ministère pour en vérifier l’exactitude et l’exhaustivité, et s’assurer que toute lacune à cet égard est corrigée par la source appropriée. L’étendue de la supervision et de la direction à fournir par les juristes du service variera en fonction de la complexité et de la spécificité de la tâche à accomplir.

IMMOBILIER ET RESPECT DES CONTRATS : Le bureau de l’Avocat général est responsable de la conformité des contrats et de l’immobilier. L’assistant administratif participera à la gestion des aspects administratifs d’une transaction immobilière jusqu’au moment de sa clôture, y compris la préparation de la documentation, et soutiendra les efforts d’application des règlements, de contentieux et de gestion des contrats.

Les autres tâches peuvent comprendre : la rédaction d’ententes de lotissement et de développement sur la base des résolutions du Conseil, des rapports du personnel et d’autres renseignements généraux; le traitement des accords et la vérification de l’adéquation des documents d’assurance, des instruments de sécurité et de tout autre document connexe.

TRAVAIL ADMINISTRATIF : Cette fonction consiste à fournir du soutien administratif à tous les membres du bureau de l’Avocat général, qui comprend la division de la gestion des contrats et de l’immobilier ainsi que les avocats. Les responsabilités quotidiennes comprennent, par exemple, des tâches administratives telles que la saisie des heures de paie des employés du ministère, la gestion du système d’archivage, la gestion des dossiers, des contrats et des documents, le paiement des factures, l’achat de fournitures de bureau et la gestion générale de l’aspect administratif du bureau. L’assistant de direction participera au processus budgétaire, à la tenue du calendrier et à la programmation des réunions, tout en contribuant à la fonction de service à la clientèle du bureau.

Qualifications Essentielles :

Une capacité à lire de manière critique, à penser de manière analytique et à communiquer efficacement, tant à l’oral qu’à l’écrit.

Avoir fait preuve d’initiative dans le travail, d’indépendance dans l’accomplissement des tâches du poste et de maturité dans la prise de décisions et en assumer la responsabilité.

Capacité avérée à travailler en collaboration avec d’autres personnes.

Capacité à faire preuve d’une discrétion absolue à l’égard des renseignements confidentiels.

Une maîtrise démontrée de l’utilisation de logiciels bureautiques (y compris les applications avancées Word, Power Point, Excel, HTE) et de l’équipement général de bureau.

ÉDUCATION : Le candidat idéal doit être titulaire d’un diplôme de deux ans en gestion d’entreprise, en droit juridique ou dans un domaine connexe.

CERTIFICATION : Un niveau intermédiaire en français, tel que déterminé par l’examen de compétence orale de la province du Nouveau-Brunswick, est un atout.

EXPÉRIENCE : Un minimum de cinq ans d’expérience dans ce domaine est souhaité. Une combinaison de formation et d’expérience peut être envisagée.

Le(la) candidat(e) retenu(e) peut être admis(e) à participer à un programme d’horaires flexibles qui prévoit la possibilité de travailler quatre (4) ou cinq (5) jours par semaine, en fonction des exigences opérationnelles.

Employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi :

La Ville de Saint John est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Nous nous engageons à recruter du personnel représentatif de la diversité des collectivités dans lesquelles nous vivons et des populations que nous servons. Nous encourageons et soutenons les candidatures des autochtones, des personnes en situation de handicap et des membres des minorités visibles. Les candidats qui appartiennent à ces groupes et qui répondent aux exigences requises se verront accorder une préférence au moment de la sélection.

Seulement les candidatures reçues en ligne seront prises en compte dans ce processus. Les candidats qualifiés doivent envoyer leur lettre de motivation et leur curriculum vitae à l’adresse suivante :

Ville de Saint John
À l’attention de : Comité de recrutement
www.saintjohn.ca (carrières/possibilités d’emploi)

Seules les personnes sélectionnées pour la suite du processus seront avisées. Des tests peuvent être effectués dans le cadre de l’examen d’une candidature à un emploi.