Department Campus Saint-Jean - Campus Saint-Jean

Salary range $68,541.59 to $94,863.60

Hours per week 37.5

Grade 10

Posted date August 20, 2025

Closing date September 9, 2025

Position Type Full Time - Operating Funded

Description

Chef.fe d’équipe, Services aux étudiants

Veuillez noter que le Campus Saint-Jean est la faculté francophone de l’Université de l’Alberta. Les candidats doivent donc parler et écrire couramment le français. Les candidatures doivent être soumises en français pour être prises en compte.

Type de position – Poste à temps plein, permanent

Ce poste fait partie de l’Association du personnel non académique de l'Université de l'Alberta / Non-Academic Staff Association of the University of Alberta (NASA).

Ce poste offre une prime de bilinguisme et un ensemble complet d'avantages sociaux que vous pouvez consulter à l'adresse suivante: Bénéfices des employés.

Emplacement - Les travaux se déroulent principalement au Campus Saint-Jean, à Edmonton.

Travailler à l'Université de l'Alberta

L'Université de l'Alberta reconnaît que nous sommes situés sur le territoire du Traité 6 et respecte les histoires, les langues et les cultures des Premières Nations, des Métis, des Inuits et de tous les premiers peuples du Canada, dont la présence continue d'enrichir notre communauté dynamique.

L'Université de l'Alberta est une communauté de personnes qui recherchent le savoir, des acteurs du changement qui forgent le monde et qui mènent avec intention, jour après jour. Notre communauté comprend plus de 14 000 membres du corps professoral et du personnel, plus de 40 000 membres de la communauté étudiante et 260 000 alumni dans le monde entier.

Votre travail aura une influence significative sur un large éventail de personnes — de notre corps étudiant aux membres de notre communauté, en passant par nos équipes de recherche et d’innovation renommées. Vous contribuerez ainsi à des découvertes et des solutions qui rendent le monde plus sain, plus sûr, plus fort et plus juste. En savoir plus.

L’organisation : Campus Saint-Jean de l'Université de l'Alberta

Le Campus Saint-Jean (CSJ) est une communauté multiculturelle de la Francophonie au sein de l'une des institutions académiques les plus importantes et les plus prestigieuses au monde, l'Université de l'Alberta. C'est un lieu de culture diversifiée et d'inclusion. Un lieu de recherche et d'enseignement innovateurs et de qualité. Un établissement qui offre des possibilités à tous, qui offre un enseignement supérieur en français en Alberta, pour le Canada et le monde. Au Campus Saint-Jean, nous formons la prochaine génération de penseurs, de chercheurs, d'enseignants, d'acteurs, de leaders, d'entrepreneurs et de cadres qui répondront aux besoins de la francophonie, de la dualité linguistique canadienne et de la société, qui ouvriront de nouveaux horizons à l'économie du savoir et qui répondront à l'appel des grands défis mondiaux.

Le poste

Le.la Chef.fe d'équipe des services aux étudiants est la personne conseillère principale en matière de services académiques et d'admissions. Le.la titulaire du poste assure le leadership, l'orientation et la direction dans les situations et les questions qui nécessitent une enquête ou une réponse. La personne surveille les conflits qui peuvent survenir entre les conseillers, les programmes et les personnes étudiantes, et élabore et fixe les normes, les buts et les objectifs de performance de l'unité. En plus de participer à toutes les responsabilités liées au conseil et aux admissions, le.la chef.fe d'équipe assure la supervision fonctionnelle des activités opérationnelles quotidiennes des conseillers académiques, du personnel chargé des admissions et du personnel administratif des services aux étudiants (Coordinatrice des horaires). Il.elle est chargé.e de veiller à ce que les décisions et les questions confidentielles et urgentes soient traitées, et peut être appelé.e à participer à l'évaluation des questions non académiques concernant les personnes étudiantes.

Les tâches du poste incluent :

Leadership d’équipe et coaching

• Supervise les opérations fonctionnelles quotidiennes et la performance d'une équipe de cinq personnes.
• Coordonne les activités de l'équipe en fonction des priorités de l'unité. Attribue et répartit le travail entre les membres de l'équipe. Fixe les délais. Guide et forme les membres de l'équipe dans leurs activités quotidiennes.
• Participe au recrutement, à la sélection et à la gestion des performances des membres de l'équipe. Identifie les besoins en matière de développement de chaque membre de l'équipe.
• Réalise les évaluations formelles de performance annuelles et de fin de période d'essai.
• Approuve les demandes d'absence et de congés, tout en veillant au respect des périodes d'interdiction et en assurant une couverture adéquate et une répartition efficace de la charge de travail.
• Facilite la formation et informe le personnel des nouvelles initiatives et procédures, ainsi que des changements apportés aux politiques ou procédures.
• Examine les changements ou avancées technologiques liés aux services aux étudiants et aux admissions, et recommande des formations et des améliorations appropriées si nécessaire.

Admissions / Évaluation des demandes

• Dirige et gère les opérations liées aux processus d'admission et aux dossiers des étudiants (admission directe, transfert, transfert externe, etc.).
• Identifie les problèmes potentiels avant qu'ils ne surviennent.
• Prend l'initiative de rédiger/réécrire les procédures, si nécessaire.
• Évalue en permanence les procédures d'admission des programmes (en particulier BEd.AD).
• Travaille en étroite collaboration avec la personne Responsable de l'équipe du recrutement afin de s'assurer que les recruteurs sont informés des changements apportés aux programmes et aux procédures d'admission.

Conseils sur les programmes après l'admission

• Supervise le processus d'inscription aux cours avec les conseillers.
• Résout les problèmes signalés par les conseillers. Peut alerter les membres du personnel académique en cas de besoin.
• Se tient au courant des changements apportés au calendrier et aux politiques, et s'assure que le service aux étudiants dispose des informations les plus récentes.
• Conseille l'équipe de direction sur les questions complexes ou inhabituelles concernant les admissions, les exigences des programmes, les retraits d'inscription aux cours et le niveau académique, et traite les appels et les requêtes.

Administration Académique

• Supervise le travail du personnel chargé de la planification des services aux étudiants, notamment le calendrier des cours, la planification des examens, la réservation des salles et les examens accommodés.
• Supervise le fonctionnement des programmes de bourses et d'aide financière aux étudiants en collaboration avec la coordinatrice des services du campus.
• Supervise le travail du personnel embauché pour se concentrer sur les projets destinés aux étudiants internationaux, les programmes pilotes et autres programmes financés par le gouvernement fédéral.
• Collabore avec le vice-doyen et le doyen associé, Recherche, études supérieures et internationalisation, à la mise en œuvre de tous les aspects opérationnels des services aux étudiants dans le cadre des accords d'échange internationaux et des programmes d'échange nationaux.

Autres tâches selon les besoins.

Nous recherchons une personne possédant les qualifications suivantes :

• Un diplôme de premier cycle est requis.
• Au moins 3 ans d'expérience effective et démontrée en supervision sont préférables.
• Au moins 2 ans d'expérience dans un rôle de conseiller auprès d'étudiants de niveau postsecondaire sont requis.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale en français et en anglais.
• Expérience dans la gestion de documents confidentiels conformément à la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée.
• Expérience avec les technologies des systèmes d'administration des étudiants dans un environnement postsecondaire, par exemple PeopleSoft (Campus Solutions), Slate, Academic Advisement Requirements Tool, Alfresco et FreshService.
• Maîtrise de Microsoft Office, Google Suite et des systèmes de gestion de fichiers.
• Capacité démontrée à communiquer de manière professionnelle, avec tact et efficacité dans tous les contextes.
• Engagement et capacité démontrés à établir des relations de travail positives avec les collègues.
• Capacité à s'adapter à des changements de procédures continus tout en restant cohérent dans un environnement multitâche.
• Connaissance des processus d'admission dans l'enseignement supérieur ; compréhension du calendrier de l'Université de l'Alberta.
• Compétences méticuleuses en matière de tenue des dossiers, souci du détail et solide compréhension de l'intégrité des données.
• Engagement à contribuer à une culture de confiance, d'efficacité et d'exécution.

Les candidatures doivent inclure un CV et une lettre de motivation en français pour être prises en considération. Le Campus Saint-Jean est engagé pour une culture de confiance, d’efficacité et d’exécution. Dans votre lettre de présentation, veuillez nous dire ce que cela signifie pour vous. Les candidatures reçues sans lettre de motivation et/ou les candidatures reçues sans lettre de motivation comprenant une réponse à la question de la culture de la confiance, de l’efficacité et de l’exécution ne seront pas prises en considération.

Team Lead, Student Services

Please note that as Campus Saint Jean is the Francophone faculty of the University of Alberta, applicants must be fluent in spoken and written French. APPLICATIONS MUST BE SUBMITTED IN FRENCH TO BE CONSIDERED.

Position type – Full time, Permanent

This position is a part of the Non-Academic Staff Association of the University of Alberta (NASA).

This position offers a bilingual premium and a full benefits package, which can be viewed at: Faculty & Staff Benefits.

Location - Work primarily takes place at Campus Saint-Jean, Edmonton.

Working at the University of Alberta

The University of Alberta acknowledges that we are located on Treaty 6 territory, and respects the histories, languages and cultures of First Nations, Métis, Inuit and all First Peoples of Canada, whose presence continues to enrich our vibrant community.

The University of Alberta is a community of knowledge seekers, change makers and world shapers who lead with purpose each and every day. We are home to over 14,000 faculty and staff, more than 40,000 students and a growing community of 300,000 alumni worldwide.

Your work will have a meaningful influence on a fascinating cross-section of people — from our students and community members, to our renowned researchers and innovators, making discoveries and generating solutions that make the world healthier, safer, stronger and more just. Learn more.

The organization: Campus Saint-Jean at the University of Alberta

Campus Saint-Jean (CSJ) is a multicultural Francophone faculty within one of the most important and prestigious academic institutions in the world, the University of Alberta. It is a place of diverse culture and inclusion; a place of innovative and quality research and teaching; an institution of opportunity for all, offering higher education in French in Alberta, for Canada and the world. At Campus Saint-Jean, we are shaping the next generation of thinkers, researchers, teachers, doers, leaders, entrepreneurs, and executives who will serve the needs of the Francophonie within Canada's dual linguistic society; opening new horizons for a knowledge economy and responding to the call of the world's great challenges.

The position:

The Team Lead, Student Services is the Lead Academic and Admissions Advisor. The incumbent provides leadership, guidance and direction for situations and issues which require investigation or response. They monitor any conflicts that may arise between advisors, the program, and the student, and they develop and set unit performance standards, goals, and objectives. In addition to participating in all advisor-type and admissions responsibilities, the Team Lead provides functional supervision in the daily operational activities of unit academic advisors, admissions staff, and student services administrative staff (i.e. Scheduler-Coordinator). They are responsible for ensuring confidential and time-sensitive decisions and issues are addressed and may be called on to assist with the assessment of non-academic related student issues.

Select duties include:

Team Leadership & Coaching

• Oversees day-to-day functional operations and performance of a team of five people.
• Coordinates team activities based on unit priorities. Assigns and allocates work to team members. Sets deadlines. Guides and instructs team members on day-to-day activities.
• Participates in recruitment, selection and performance management of team members. Identifies development needs for individual team members.
• Completes formal probationary and annual performance appraisals.
• Approves absences and vacation requests, while ensuring blackout period is respected and maintaining adequate coverage and effective distribution of workload.
• Facilitates training and updates to staff on new initiatives and processes, and changes to policies or procedures.
• Reviews technological changes or advancements pertaining to the Student Services and Admissions and recommends appropriate training and improvements as needed.

Admissions / Application Assessment

• Leads and manages the operations of admission processes and student records (Direct entry, transfer, external transfer etc).
• Identifies potential issues before they occur. Takes initiative to write/ rewrite procedures where necessary.
• Constantly evaluates programs’ admission procedures (specifically BEd.AD).
• Work closely with Recruitment Team Lead to ensure Student Recruiters are aware of Program changes, admission changes ad help resolve any applicant issues if and when necessary.

Program Advising Post Acceptance

• Oversees course registration process with Advisors.
• Resolves escalated issues from advisors. May alert academic staff members of concerns where necessary.
• Keeps up to date on calendar and policy changes, and ensures Student Services has the most up to date information.
• Advises Senior Administration team on complex or non-routine queries with respect to admissions, program requirements, course registration withdrawals and academic standing, and processes appeals and petitions.

Academic Administration

• Oversees the work of student services scheduling staff including the Course Master Timetable, examination scheduling, room booking, accommodated student exams.
• Oversees the operations of student awards and bursaries programs alongside the Campus Services Coordinator.
• Oversees the work of staff hired to focus on international student focused projects, pilot programs and other federally funded programs.
• Work with Vice Dean and the Associate Dean, Research, Graduate Studies & Internalisation on implementing any operational student service aspects to international exchange agreements, and domestic exchange programs.

Other duties as required.

We are looking for someone with the following qualifications:

• An undergraduate degree is required.
• A minimum of 3 years of effective, demonstrated supervisory experience preferred.
• A minimum of 2 years’ experience in a post-secondary student-advising role required.
• Excellent French and English communication skills both written and spoken.
• Experience managing confidential material in accordance with the Freedom of Information and Protection of Privacy Act.
• Experience with student administration system technology in a post-secondary environment e.g. PeopleSoft (Campus Solutions), Slate, Academic Advisement Requirements Tool, Alfresco and FreshService.
• Proficiency in Microsoft Office, Google Suite, and file management systems.
• Demonstrated ability to communicate professionally, tactfully, and effectively in all contexts.
• Demonstrated commitment and ability to building positive working relationships with colleagues.
• Ability to adapt to continuous procedural change while maintaining consistent in a multi-tasking environment is required.
• Knowledge of post-secondary admissions processes; Understanding of the University of Alberta Calendar.
• Meticulous records maintenance skills, attention to detail, and strong understanding of data integrity.
• Commitment to contributing to a culture of trust, effectiveness and execution.

Applications must include both a resume and a cover letter and be submitted in French to be considered. Campus Saint-Jean is committed to a culture of trust, effectiveness, and execution. In your cover letter, please tell us what this means to you. Applications received without a cover letter that includes a response to the question of a culture of trust, effectiveness, and execution, will not be considered.

At the University of Alberta, we are committed to creating an inclusive and accessible hiring process for all candidates. If you require accommodations to participate in the interview process, please let us know at the time of booking your interview and we will make every effort to accommodate your needs.

We thank all applicants for their interest; however, only those individuals selected for an interview will be contacted.

All University employees have a responsibility to foster a workplace that prioritizes safety in all its forms—physical, cultural, and psychological. This is achieved by promoting a safe environment, adhering to all safety laws, policies and procedures, completing all required safety training, identifying hazards and implementing controls, reporting incidents, and contributing to a culture of inclusivity and respect, while endeavoring to ensure that all colleagues feel valued and safe to express their thoughts, perspectives and concerns.

The University of Alberta is committed to creating a university community where everyone feels valued, barriers to success are removed, and thriving connections are fostered. We welcome applications from all qualified persons. We encourage women, First Nations, Métis and Inuit persons, members of visible minority groups, persons with disabilities, persons of any sexual orientation or gender identity and expression, and all those who may contribute to the further diversification of ideas and the University to apply.

L’Université de l’Alberta s’engage à créer une communauté universitaire où chaque personne se sent valorisée, où les obstacles à la réussite sont éliminés et où des connexions enrichissantes peuvent se développer. Nous accueillons les demandes de toutes les personnes qualifiées. Nous encourageons les femmes; Premières nations, Métis et Inuits; membres des groupes minoritaires visibles; personnes handicapées; personnes ayant une orientation sexuelle ou une identité et une expression sexospécifique; et tous ceux qui peuvent contribuer à la diversification des idées et à l'université à postuler.

Note: This opportunity will be available until midnight September 9, 2025, Edmonton, Alberta local time.