Vous fournirez un soutien administratif de haut niveau au chef ou à la cheffe de la direction informatique et à l’équipe de direction des TI. Vous gérerez des calendriers complexes, préparerez des communications destinées à la direction, coordonnerez des réunions et faciliterez la gestion courante du service informatique mondial. Vous tirerez parti de votre grand sens de l’organisation, de votre attitude proactive et de votre capacité à gérer avec discrétion des renseignements confidentiels et urgents.

Your future duties and responsibilities

Soutien à la direction :

• gérer et tenir à jour le calendrier complexe du chef ou de la cheffe de la direction informatique, prioriser les réunions et les événements importants en collaboration avec les autres adjoints ou adjointes de direction;
• organiser et coordonner des réunions internes et externes pour le chef ou la cheffe de la direction informatique et l’équipe de direction mondiale des TI, ce qui comprend la gestion logistique, la préparation des ordres du jour et des comptes rendus ainsi que le suivi des tâches à faire;
• aider à la préparation et à la communication des rapports et des dossiers importants pour les réunions du comité directeur, les séances de l’équipe de direction et les rencontres externes;
• gérer la boîte de réception et prioriser les messages qui nécessitent une attention immédiate;
• répondre aux courriels et aux demandes verbales, en faire le suivi au besoin et rédiger les réponses;
• gérer les tâches administratives, notamment la préparation des comptes de frais, des déclarations d’heures, des demandes d’approvisionnement, des factures, des demandes d’embauche, etc.;
• tenir à jour le calendrier des communications pour le chef ou la cheffe de la direction informatique; collaborer avec l’équipe mondiale des TI pour assurer la communication efficace et opportune des initiatives en TI;
• gérer et organiser la documentation, les contrats et autres documents importants au besoin;
• agir comme intermédiaire de confiance à l’interne et à l’externe pour l’équipe de direction, préserver la confidentialité et faire preuve de discrétion et de professionnalisme en tout temps;
• coordonner les préparatifs pour les voyages nationaux et internationaux, comme les vols, l’hébergement et le transport pour le chef ou la cheffe de la direction informatique et l’équipe de direction des TI.

Required qualifications to be successful in this role

• diplôme d’études postsecondaires dans le domaine de l’administration ou des sciences sociales, ou expérience équivalente.

• plus de cinq années d’expérience comme adjoint ou adjointe de direction, préférablement auprès de la haute direction;

• expérience reconnue dans la réalisation de tâches administratives complexes;

• expérience dans une organisation matricielle mondiale, un atout important.

Compétences :

• solides compétences organisationnelles, capacité à prioriser les tâches et à gérer efficacement son temps; grande autonomie et capacité à trouver des solutions;

• maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et connaissance des outils de collaboration (p. ex., Microsoft Teams);

• solides compétences en résolution de problèmes et souci du détail;

• excellentes aptitudes en communication écrite et verbale (français et anglais); fortes aptitudes en rédaction, révision et mise en page;

• intuition, capacité à anticiper les besoins et attitude proactive;

• haut niveau de professionnalisme et grande discrétion dans la gestion des renseignements confidentiels;

• excellentes compétences en organisation et en gestion du temps.

Conditions de travail :

• environnement de travail dynamique et au rythme rapide;

• disponibilité occasionnelle en dehors des heures de travail pour des urgences ou des réunions sur plusieurs fuseaux horaires;

• présence au bureau quatre jours par semaine (jusqu’à cinq au besoin) auprès du chef ou de la cheffe de la direction informatique et de l’équipe de direction des TI.

#LI-LG1

Ensemble, en tant que propriétaires, mettons notre savoir-faire à l’œuvre.

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