Who We Are

The Canadian Society for Exercise Physiology (CSEP) is a national not-for-profit organization and the leading body for physical activity, health, fitness research, and personal training in Canada.

Our mission: To champion excellence in the application, certification, and advancement of evidence-informed exercise science research and practice.

Our vision: The health, fitness, and athletic performance of all Canadians is optimized through the science of exercise.

Who You Are

We are seeking an experienced and energetic event and project management professional who is passionate about CSEP’s mission and brand. You bring strong project management skills, creativity, and determination, with the ability to deliver exceptional event experiences.

You are highly organized and able to manage multiple projects simultaneously while ensuring registrants, exhibitors, presenters, and sponsors feel engaged and supported. You are a collaborative team player and communicator who keeps stakeholders aligned with organizational goals.

You have experience planning and executing events ranging from 50 to 1,000 attendees in virtual, hybrid, and in-person formats. Key skills include:

• Contract negotiation and risk management
• Audience engagement and stakeholder management
• Strong written and verbal communication (French fluency is a strong asset)
• Excellent organization, time management, and attention to detail
• Ability to multitask and perform under pressure
• Strong self-awareness and collaborative communication

Technical experience includes event and project tools such as Pheedloop, Fourwaves, Monday.com (or similar), MS Office , and analytics platforms such as SurveyMonkey , as well as design tools like Canva or Photoshop .

What You Will Do

Reporting to the Associate Executive Director , the Manager of Events will:

• Lead planning and delivery of CSEP’s annual scientific conference in collaboration with the Local Organizing Committee. The 2025 conference hosted 500+ in-person and 400 virtual participants .
• Coordinate site selection and manage vendor relationships including venues, tourism partners, travel, audiovisual services, and food and beverage providers.
• Support planning and execution of professional development workshops, webinars, and Board retreats .
• Identify opportunities for new event programming and partnerships across Canada.

Key Competencies

• Innovative and collaborative mindset
• Ability to independently manage multiple projects
• Strong problem-solving and issue identification skills
• Data-informed approach to improving attendee experience and engagement
• Commitment to continuous learning and contributing to a positive team culture aligned with CSEP’s values

Experience and Education

• Proven experience planning and executing events such as conferences, education programs, webinars, or corporate events
• Experience managing scientific conference abstract submissions is a strong asset
• Event management certifications such as CMP, CMM, or Certified Special Events Professional are considered assets -5+ years of event or project management experience
• Relevant post-secondary diploma or degree, or equivalent professional experience

Compensation and Perks

The salary range for this full-time, permanent position is $60,000–$70,000 per year , depending on experience. CSEP also offers:

• Employer-paid benefits
• RRSP matching contributions
• Ongoing professional development opportunities
• Comprehensive leave policy including annual holiday closure
• Flexible hybrid work environment
• Opportunities to collaborate with a passionate team and contribute to leading events in the exercise science field

The Canadian Society for Exercise Physiology is committed to equity, diversity and inclusion in all aspects of the Society’s business. CSEP welcomes applications and participation from women, members of racialized groups/visible minorities, Indigenous persons, persons with disabilities, persons of any sexual orientation, and persons of any gender identity or gender expression. Should you require accommodation, please indicate this in your cover letter.

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Qui nous sommes

La Société canadienne de physiologie de l’exercice (SCPE) est une organisation nationale à but non lucratif et le principal organisme canadien consacré à l’entraînement personnel et à la recherche sur l’activité physique, la santé et la condition physique.

Notre mission : Offrir des certifications de pointe et promouvoir l’excellence et l’avancement de la recherche et de la pratique fondée sur des données probantes dans le domaine de l’exercice.

Notre vision : Optimiser la santé, la condition physique et les performances athlétiques de l’ensemble de la population canadienne grâce à la science de l’exercice.

Qui êtes-vous ?

Nous recherchons une personne passionnée par notre vision et notre mission. Vous êtes un professionnel expérimenté et énergique de la gestion de projets et d’événements, capable de livrer des expériences événementielles exceptionnelles.

Vous apportez créativité, curiosité et rigueur en gestion de projet, et savez organiser plusieurs événements simultanément tout en assurant une expérience positive pour tous les participants (inscrits, exposants, conférenciers et partenaires). Communicateur efficace et collaboratif, vous mobilisez les parties prenantes autour d’objectifs communs.

Vous possédez une solide expérience dans la planification et l’exécution d’événements de 50 à 1000 participants, en formats virtuel, hybride et en personne.

Compétences recherchées :

• Expertise en négociation de contrats et gestion des risques financiers
• Capacité à soutenir des publics divers à l’interne et à l’externe
• Excellentes compétences écrites et verbales (le français est un atout important)
• Solides compétences en organisation, gestion du temps et attention aux détails
• Capacité à gérer plusieurs tâches et à travailler sous pression
• Haut niveau de conscience de soi et d’autorégulation
• Communication claire, collaborative et transparente

Expérience avec des outils tels que Pheedloop, Fourwaves, Monday.com (ou équivalent), MS Office, ainsi que des outils d’analyse comme SurveyMonkey et de conception comme Canva ou Photoshop, est un atout.

Ce que vous ferez dans ce rôle

Relevant du directrice ex è cutive, le ou la gestionnaire des événements :

• Dirige la planification du congrès scientifique annuel de la SCPE en collaboration avec le comité organisateur local (plus de 500 participants en personne et 400 en ligne en 2025).
• Participe à la sélection des sites, à la négociation des contrats (lieu, tourisme, déplacements, audiovisuel, nourriture et boissons) et à la planification du programme.
• Soutient l’organisation d’ateliers et webinaires de perfectionnement professionnel, de retraites du conseil d’administration et le développement de nouvelles activités et partenariats événementiels à travers le Canada.

Autres compétences clés

• Promouvoir innovation et créativité tout en travaillant de façon collaborative
• Gérer plusieurs projets de manière autonome
• Identifier et résoudre les défis opérationnels liés aux événements
• Améliorer l’expérience et l’engagement des participants grâce à l’analyse des données des événements précédents
• Contribuer à une culture organisationnelle positive et vivre les valeurs de la SCPE
• Faire preuve de passion, d’apprentissage continu et de rigueur professionnelle

Expérience et formation

• Expérience démontrée dans la création, l’organisation et la réalisation d’événements (conférences, événements éducatifs, corporatifs, etc.)
• Expérience de gestion d’appels à résumés pour des conférences scientifiques considérée comme un atout
• Certification en gestion d’événements (CMP, CMM ou équivalent) considérée comme un atout
• 5 ans ou plus d’expérience pertinente en gestion de projets et d’événements
• Diplôme d’études postsecondaires pertinent ou expérience équivalente

Rémunération et avantages

Salaire annuel de 60 000 $ à 70 000 $, selon l’expérience.

Le poste permanent à temps plein comprend également :

• Un régime d’avantages sociaux payé par la SCPE
• Des cotisations de contrepartie à un REER
• Des occasions de développement professionnel continu
• Un environnement de travail flexible et hybride
• La possibilité de contribuer, avec une équipe passionnée, à des événements de calibre international dans le domaine de la science de l’exercice.

Équité, diversité et inclusion

La SCPE s’engage à promouvoir l’équité, la diversité et l’inclusion. Nous encourageons les candidatures des femmes, des personnes racialisées, des Autochtones, des personnes handicapées, ainsi que des personnes de toute orientation sexuelle et identité ou expression de genre.

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation dans le cadre du processus de candidature, veuillez l’indiquer dans votre lettre de présentation.