Coordonnateur(trice) des affaires étudiantes
About the role
Veuillez référer au guide
Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)
pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Sommaire du poste :
Sous la direction du supérieur immédiat, assurer un soutien administratif au service des affaires étudiantes. Fournir des renseignements détaillés sur les politiques et le règlement de l’Université. Vérifier, traiter et approuver les documents ayant trait aux admissions, aux inscriptions, à la remise des diplômes et à la présentation des notes. Coordonner les activités relatives aux admissions, aux examens, aux inscriptions et à la remise des diplômes. Fournir des rensignements et résoudre des problèmes relatifs à leur dossier. Produire des documents et coordonner leur distribution.
Principales responsabilités :
- Obtenir des renseignements et les transmettre aux étudiants en guise d’explication. Contribuer à l’organisation des admissions et des inscriptions. Préparer, examiner et vérifier les dossiers d’admission et d’inscription aux sessions. Assurer le suivi. Remplir et approuver des formulaires relatifs aux changements apportés aux cours ou aux programmes, aux inscriptions interdépartementales ou interuniversitaires et aux programmes de résidence et de stages.
- Aider les conseillers pédagogiques concernant des questions comme les équivalences, la reconnaissance des cours des autres établissements, le transfert des crédits et la situation probatoire. Établir et vérifier des dossiers. Coordonner les entrevues des étudiants et en établir le calendrier.
- Informer les étudiants au sujet de leur dossier. Résoudre des problèmes. Veiller au respect des règlements de l’Université et des échéances. Selon les besoins de l’unité, déterminer la rotation des résidences et les autres calendriers des activités étudiantes en contactant les responsables afin de coordonner et de vérifier les placements.
- Coordonner le processus de demande de récompenses et de bourses d’études et de recherche. Distribuer les formulaires de demande et fournir des renseignements sur les marches à suivre et les échéances. Vérifier si les dossiers des étudiants sont complets et, au besoin, assurer la liaison avec le processus des admissions.
- Assurer la liaison avec les étudiants, le personnel enseignant, les départements, les facultés, les services, les écoles secondaires, les cégeps, les centres de formation et les dirigeants de l’Université et des gouvernements. Fournir des explications relatives au règlement universitaire, aux dossiers des étudiants, aux programmes et aux calendriers.
- Contrôler les inscriptions aux cours. Compiler les renseignements et vérifier et mettre à jour les inscriptions dans les horaires et les calendriers. Coordonner les soumissions au système d’ordonnancement central et agir comme personne-ressource pour l’unité. Maintenir un dossier à jour des cours, des calendriers, des programmes, des étudiants et des diplômés. Coordonner les processus administratifs entourant la soutenance détaillée et à l’oral des thèses et la présentation des thèses et des mémoires.
Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.
Autres compétences et/ou aptitudes :
Doit être axé sur le client et le service, avec une capacité avérée à établir des relations de travail constructives avec le personnel de tous niveaux. Capacité avérée à transmettre et à recevoir clairement des informations, ainsi qu'une grande capacité d'écoute et d'assistance aux administrateurs en cas de problème. Expérience du travail avec diverses populations d'étudiants, notamment des étudiants de premier cycle, des diplômés et des étudiants en formation continue. Compétences organisationnelles avérées et capacité à établir des priorités et à effectuer des tâches multiples pour respecter des échéances régulières. L'expérience de la fourniture d'un soutien aux professeurs/chercheurs est un atout. Capacité avérée à travailler de manière indépendante et en équipe. Grand souci du détail. Discrétion dans le traitement des informations confidentielles. Capacité à travailler dans un environnement informatique en utilisant des bases de données spécialisées, le traitement de texte, les tableurs, les logiciels de présentation, le courrier électronique et l'Internet. Expérience de travail avec Banner/Minerva SIS, FIS, Workday HRIS et le système de gestion Web de McGill, un atout. Anglais (parlé et écrit) et français (parlé).
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Graduate Program Supervisor
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
2025-10-26
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
accessibilityrequest.hr@mcgill.ca
.
About McGill University
McGill University is one of Canada's best-known institutions of higher learning and one of the leading universities in the world. With students coming to McGill from some 150 countries, our student body is the most internationally diverse of any research-intensive university in the country. McGill was founded in 1821 thanks to a generous bequest by James McGill, and since then, we've grown from a small college to a bustling university with three campuses, 11 faculties, some 300 programs of study, and more than 37,500 students. The University also partners with four affiliated teaching hospitals to graduate over 1,000 health care professionals each year.
The goal of McGill University's social media platforms is to strengthen our community, which includes students, faculty, and alumni. The aim is to provide information on events, campus news and promote networking.
McGill University fosters freedom of expression, while valuing respect and collegiality. We encourage respectful dialogue and reserve the right to remove the following: Comments deemed offensive, vulgar or profane; comments off-topic and/or unrelated to posted content; content that infringes on an individual's privacy or copyright.
Coordonnateur(trice) des affaires étudiantes
About the role
Veuillez référer au guide
Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)
pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Sommaire du poste :
Sous la direction du supérieur immédiat, assurer un soutien administratif au service des affaires étudiantes. Fournir des renseignements détaillés sur les politiques et le règlement de l’Université. Vérifier, traiter et approuver les documents ayant trait aux admissions, aux inscriptions, à la remise des diplômes et à la présentation des notes. Coordonner les activités relatives aux admissions, aux examens, aux inscriptions et à la remise des diplômes. Fournir des rensignements et résoudre des problèmes relatifs à leur dossier. Produire des documents et coordonner leur distribution.
Principales responsabilités :
- Obtenir des renseignements et les transmettre aux étudiants en guise d’explication. Contribuer à l’organisation des admissions et des inscriptions. Préparer, examiner et vérifier les dossiers d’admission et d’inscription aux sessions. Assurer le suivi. Remplir et approuver des formulaires relatifs aux changements apportés aux cours ou aux programmes, aux inscriptions interdépartementales ou interuniversitaires et aux programmes de résidence et de stages.
- Aider les conseillers pédagogiques concernant des questions comme les équivalences, la reconnaissance des cours des autres établissements, le transfert des crédits et la situation probatoire. Établir et vérifier des dossiers. Coordonner les entrevues des étudiants et en établir le calendrier.
- Informer les étudiants au sujet de leur dossier. Résoudre des problèmes. Veiller au respect des règlements de l’Université et des échéances. Selon les besoins de l’unité, déterminer la rotation des résidences et les autres calendriers des activités étudiantes en contactant les responsables afin de coordonner et de vérifier les placements.
- Coordonner le processus de demande de récompenses et de bourses d’études et de recherche. Distribuer les formulaires de demande et fournir des renseignements sur les marches à suivre et les échéances. Vérifier si les dossiers des étudiants sont complets et, au besoin, assurer la liaison avec le processus des admissions.
- Assurer la liaison avec les étudiants, le personnel enseignant, les départements, les facultés, les services, les écoles secondaires, les cégeps, les centres de formation et les dirigeants de l’Université et des gouvernements. Fournir des explications relatives au règlement universitaire, aux dossiers des étudiants, aux programmes et aux calendriers.
- Contrôler les inscriptions aux cours. Compiler les renseignements et vérifier et mettre à jour les inscriptions dans les horaires et les calendriers. Coordonner les soumissions au système d’ordonnancement central et agir comme personne-ressource pour l’unité. Maintenir un dossier à jour des cours, des calendriers, des programmes, des étudiants et des diplômés. Coordonner les processus administratifs entourant la soutenance détaillée et à l’oral des thèses et la présentation des thèses et des mémoires.
Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.
Autres compétences et/ou aptitudes :
Doit être axé sur le client et le service, avec une capacité avérée à établir des relations de travail constructives avec le personnel de tous niveaux. Capacité avérée à transmettre et à recevoir clairement des informations, ainsi qu'une grande capacité d'écoute et d'assistance aux administrateurs en cas de problème. Expérience du travail avec diverses populations d'étudiants, notamment des étudiants de premier cycle, des diplômés et des étudiants en formation continue. Compétences organisationnelles avérées et capacité à établir des priorités et à effectuer des tâches multiples pour respecter des échéances régulières. L'expérience de la fourniture d'un soutien aux professeurs/chercheurs est un atout. Capacité avérée à travailler de manière indépendante et en équipe. Grand souci du détail. Discrétion dans le traitement des informations confidentielles. Capacité à travailler dans un environnement informatique en utilisant des bases de données spécialisées, le traitement de texte, les tableurs, les logiciels de présentation, le courrier électronique et l'Internet. Expérience de travail avec Banner/Minerva SIS, FIS, Workday HRIS et le système de gestion Web de McGill, un atout. Anglais (parlé et écrit) et français (parlé).
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Graduate Program Supervisor
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
2025-10-26
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
accessibilityrequest.hr@mcgill.ca
.
About McGill University
McGill University is one of Canada's best-known institutions of higher learning and one of the leading universities in the world. With students coming to McGill from some 150 countries, our student body is the most internationally diverse of any research-intensive university in the country. McGill was founded in 1821 thanks to a generous bequest by James McGill, and since then, we've grown from a small college to a bustling university with three campuses, 11 faculties, some 300 programs of study, and more than 37,500 students. The University also partners with four affiliated teaching hospitals to graduate over 1,000 health care professionals each year.
The goal of McGill University's social media platforms is to strengthen our community, which includes students, faculty, and alumni. The aim is to provide information on events, campus news and promote networking.
McGill University fosters freedom of expression, while valuing respect and collegiality. We encourage respectful dialogue and reserve the right to remove the following: Comments deemed offensive, vulgar or profane; comments off-topic and/or unrelated to posted content; content that infringes on an individual's privacy or copyright.