WHO WE ARE
ONE KIDS PLACE Children’s Treatment Centre provides rehabilitation and related support services for children and youth (up to the age of 19) and their families living in the Districts of Muskoka, Nipissing and Parry Sound. All staff will provide service within an interdisciplinary team environment committed to family-centered practice.

THE OPPORTUNITY

Position: Administrative Assistant - Accounting

Location: Nipissing
Effective: ASAP
Status: Non-unionized
Job type: Permanent, Full Time – 8:30 AM to 4:30 PM

POSITION SUMMARY: The Administrative Assistant – Accounting will work in a team environment supporting all areas of Financial services which includes processing accounts payable invoices, generating the accounts receivable billings and handling/recording of related payments and donations, conducting related finance activities and providing administrative support to the team. They will conduct their work in a timely and efficient manner ensuring that activities and transactions are accurate and comply with payment terms, legislation, ministry reporting requirements, the collective agreement, and agency policies, procedures and internal controls. They will possess a strong knowledge of accounting practices within a computerized system, to perform monthly and year end procedures, auditing, account reconciliations, and general ledger within a healthcare environment.

JOB DUTIES:

• Accounts Payable:

  • Prepare invoices, employee expense claims and requisitions for payment, adding expense and department coding, addressing invoice issues/discrepancies with vendors and/or manager/staff and processing into Sage (300 Premium) & Quadient (Beanworks).

  • Create distribution set templates in Excel to aid in coding complex invoices

  • Ensure OKP policies are followed for employee expense claims and vendor invoices, identifying discrepancies to responsible manager and informing Director of Finance of contentious circumstances

  • Prepare cheques for signature by appropriate managers and mail to vendors or pay via online bank or electronic file transfer

  • Communicate with vendors on invoice discrepancies and related matters

  • Monitor organizational contracts to ensure timely renewal & adherence to language with respect to fiduciary items

• Accounts Receivable, Donations and Cash Receipts:

  • Prepare ad-hoc, monthly or quarterly invoices for fee for service, fundraising and community partners
  • Record receipt of payments and donations (cash, cheque, credit card or EFT) and deposit to appropriate bank accounts
  • Prepare summary and detailed report for HST refund
  • Process fundraising donations and issue receipts to donors
  • Perform a monthly reconciliation of A/R and follow-up on aged accounts
  • Deposit cash and cheques into appropriate banks accounts
  • Allocate and invoice photocopier, postage meter and fleet vehicle costs

• General Ledger:

  • Complete monthly bank reconciliations for approval

  • Prepare and post monthly G/L entries

  • Records Ministry transfers and reconcile

  • Perform various reconciliations and prepare appropriate corrective entries for review

  • Maintain corporate accounts, gas cards, hotels on direct billing, long distance codes, photocopy codes, etc.

  • Conduct year-end procedures and prepare auditor reports including year-end reports with supporting documentation, asset report, balancing responsible GL accounts, and petty cash reconciliations

  • Develop and maintain procedure manuals

  • Maintain purchase order processes and systems

  • Maintaining vendor files, and other related Finance files (physical files, Sage 300, Quadient and other)

• Other:

  • Provide excellent customer service to staff and leadership and vendor relations
  • Provide training on expenses, AP/AR, purchase ordering process, and relevant topics
  • Provide back-up as required within Finance/HR, Executive Assistant and reception
  • Create and maintain a variety of Excel files related to Finance/ Purchasing
  • Preparing a variety of correspondence related to the position

The preceding described duties are representative and should not be construed as all-inclusive.

QUALIFICATIONS:

• Post-secondary education in Business Administration, or Accounting or a related field (preferably in a health service setting)

• Minimum of two (2) years’ experience in a similar role (within a healthcare setting preferred)

• Strong demonstrated proficiency at an intermediate to advanced level utilizing Microsoft Office software (especially Excel and Word) and computerized accounting software [Sage 300 and Quadient (Beanworks)] is an asset.

• Excellent time management with ability to prioritize and adhere to strict timelines.

• Attention to detail and accuracy is required with the ability to manage a diverse range of assignments and projects with high efficiency,

• A self-starter who is resourceful and independent, but comfortable working within a team-oriented environment and who requires minimal supervision

• Demonstrated mathematical, analytical and problem solving skills including excellent attention to detail

• Experience with various financial data reporting to government including MCCSS; HST; and applying not-for-profit sector accounting practices

• Experience in interpreting, implementing/adhering to administrative procedures, guidelines

• Experience with asset management and purchasing practices

• Excellent communication, customer service and interpersonal skills with ability to maintain confidentiality

• Bilingual in English and French (oral and written) is preferred

• Travel, valid driver’s license and proof of insurance required

• Proof of COVID Vaccinations as required by the sector

WHAT WE OFFER

As an employee at One Kids Place, you will become part of a team of skilled professionals working together to meet the special needs of children, youth and their families. The work environment includes the family-centered principles and values of mutual respect, collaboration, accessibility and community inclusivity. One Kids Place provides opportunities for ongoing education and development through mentorships, workshops, conferences, and seminars.

COMPENSATION: $26.27 - $32.66 hourly

BENEFITS:

• An amazing pension plan
• Employee Health Benefits
• Employee & Family Assistance Plan
• 4 weeks of paid vacation to START!
• Paid sick time, paid breaks, and more!

ADDITIONAL PERKS:

• All of our locations benefit from Northern Ontario living – work and live minutes from numerous ski-hills, beaches, lakes, trails and outdoor activities for all seasons, as well as unique art, cultural and shopping experiences.

• Relocation assistance may be available to candidates who qualify.

HOW TO APPLY

For an opportunity to be part of our exciting future, please apply via this job posting or send your resume attention to:
Human Resources
One Kids Place, 400 McKeown Ave., North Bay ON P1B 0B2
E-mail: recruitment@onekidsplace.ca
www.onekidsplace.ca

One Kids Place Children’s Treatment Centre is committed to an inclusive and accessible environment. Please send an email to the address above to let us know if you require any accommodation during the recruitment process.

We thank all applicants for their interest. An acknowledgement will be sent only to those candidates who will be interviewed.

______________________________________________________________________________________________________________________________

QUI NOUS SOMMES

La place des enfants Centre de traitement pour enfants offre des services de réadaptation et de soutien connexe aux enfants et aux jeunes (jusqu'à l'âge de 19 ans) et à leurs familles vivant dans les districts de Muskoka, Nipissing et Parry Sound. Tout le personnel fournira des services au sein d’une équipe interdisciplinaire engagée dans une pratique centrée sur la famille.

L'OPPORTUNITÉ

Poste : Adjoint administratif - Comptabilité
Lieu : Nipissing
Efficace : dès que possible
Statut : Non syndiqué
Type d'emploi : temps-plein, permanent – 8h30 à 16h30

SOMMAIRE DU POSTE :
L'adjoint administratif (e) – Comptabilité travaillera en équipe et soutiendra tous les secteurs des services financiers, notamment le traitement des factures fournisseurs, la facturation des comptes clients, la gestion et l'enregistrement des paiements et dons, la conduite des activités financières connexes et le soutien administratif de l'équipe. Il (elle) effectuera son travail avec rapidité et efficacité, en veillant à l'exactitude des activités et des transactions, ainsi qu'à leur conformité aux conditions de paiement, à la législation, aux exigences de déclaration du ministère, à la convention collective, aux politiques, procédures et contrôles internes de l'organisme. Ils posséderont une solide connaissance des pratiques comptables au sein d'un système informatisé, pour effectuer des procédures mensuelles et de fin d'année, des audits, des rapprochements de comptes et un grand livre général dans un environnement de soins de santé.

FONCTIONS DU POSTE:

• Comptabilité fournisseurs :

  • Préparation des factures, des notes de frais et des demandes de paiement, ajout des codes de dépenses et de service, résolution des problèmes/écarts de facturation avec les fournisseurs et/ou le responsable/l'équipe, et traitement dans Sage (300 Premium) et Quadient (Beanworks).

  • Création de modèles de répartition dans Excel pour faciliter le codage des factures complexes.

  • Veille au respect des politiques La place des enfants pour les notes de frais et les factures fournisseurs, signalement des écarts au responsable responsable et information du directeur financier en cas de litige.

  • Préparez les chèques à signer par les responsables appropriés et envoyez-les par courrier aux fournisseurs ou payez via une banque en ligne ou un transfert de fichiers électronique.

  • Communication avec les fournisseurs sur les écarts de facturation et autres questions connexes.

  • Suivi des contrats organisationnels pour garantir leur renouvellement dans les délais et le respect des clauses fiduciaires.

• Comptes clients, dons et encaissements :

  • Préparer des factures ponctuelles, mensuelles ou trimestrielles pour les services payants, la collecte de fonds et les partenaires communautaires
  • Enregistrer les paiements et les dons (espèces, chèques, cartes de crédit ou virements électroniques) et les déposer sur les comptes bancaires appropriés
  • Préparer un rapport sommaire et détaillé pour le remboursement de la TVH
  • Traiter les dons liés aux collectes de fonds et délivrer des reçus aux donateurs
  • Effectuer le rapprochement mensuel des comptes clients et assurer le suivi des comptes anciens
  • Déposer les espèces et les chèques sur les comptes bancaires appropriés Allouer et facturer les coûts des photocopieurs, des machines à affranchir et des véhicules du parc automobile

• Grand livre général :

  • Effectuer les rapprochements bancaires mensuels pour approbation

  • Préparer et comptabiliser les écritures mensuelles du grand livre

  • Enregistrer les virements ministériels et les rapprocher

  • Effectuer divers rapprochements et préparer les écritures correctives appropriées pour révision

  • Gérer les comptes d'entreprise, les cartes d'essence, les hôtels en facturation directe, les codes interurbains, les codes de photocopie, etc.

  • Effectuer les procédures de fin d'année et préparer les rapports d'audit, y compris les rapports de fin d'année avec pièces justificatives, le rapport sur les actifs, la balance des comptes du grand livre responsable et les rapprochements de la petite caisse

  • Élaborer et tenir à jour les manuels de procédures

  • Gérer les processus et les systèmes de gestion des bons de commande

  • Gérer les dossiers fournisseurs et autres dossiers financiers connexes (dossiers physiques, Sage 300, Quadient et autres)

• Autres :

  • Offrir un excellent service client au personnel et à la direction, ainsi que gérer les relations avec les fournisseurs.

  • Former sur les dépenses, les comptes fournisseurs, le processus de commande et autres sujets pertinents.

  • Fournir un soutien, si nécessaire, au service des finances et des ressources humaines, à l'assistant de direction et à la réception.

  • Créer et tenir à jour divers fichiers Excel relatifs aux finances et aux achats.

  • Préparer divers documents liés au poste.

Les tâches dérites ci-dessus sont représentatives et ne doivent pas être interprétées comme exhaustives.

QUALIFICATIONS :

• Études postsecondaires en administration des affaires, en comptabilité ou dans un domaine connexe (de préférence dans un milieu de soins de santé).

• Au moins deux (2) ans d'expérience dans un rôle similaire (de préférence dans un milieu de soins de santé).

• Maîtrise avérée, de niveau intermédiaire à avancé, des logiciels Microsoft Office (en particulier Excel et Word) et des logiciels de comptabilité informatisée [Sage 300 et Quadient (Beanworks)] sont un atout.

• Excellente gestion du temps, capacité à établir des priorités et à respecter des échéanciers stricts.

• Le souci du détail et la précision sont requis, ainsi que la capacité de gérer une gamme variée de tâches et de projets avec une grande efficacité.

• Personne autonome, débrouillarde et indépendante, mais à l'aise au travail d'équipe et nécessitant un minimum de supervision.

• Compétences avérées en mathématiques, en analyse et en résolution de problèmes, y compris un excellent souci du détail.

• Expérience de la communication de diverses données financières au gouvernement, notamment au MSCSS, à la TVH, et application des pratiques comptables du secteur sans but lucratif

• Expérience dans l'interprétation, la mise en œuvre et le respect des procédures administratives et des lignes directrices

• Expérience en gestion d'actifs et en pratiques d'achat

• Excellentes compétences en communication, service à la clientèle et relations interpersonnelles, et capacité à préserver la confidentialité

• Le bilinguisme anglais-français (oral et écrit) est un atout

• Permis de conduire valide et preuve d'assurance requis

• Preuve de vaccination contre la COVID-19 exigée par le secteur

CE QUE NOUS PROPOSONS

En tant qu'employé de La place des enfants, vous ferez partie d'une équipe de professionnels qualifiés travaillant ensemble pour répondre aux besoins particuliers des enfants, des jeunes et de leurs familles. L'environnement de travail comprend les principes et les valeurs centrés sur la famille que sont le respect mutuel, la collaboration, l'accessibilité et l'inclusion communautaire. La place des enfants offre des opportunités de formation et de développement continus grâce à des mentorats, des ateliers, des conférences et des séminaires.

RÉMUNÉRATION : 26,27 $ - 32,66 $ l’heure (en fonction de l’expérience et de la convention collective)

AVANTAGES:

• Un régime de retraite incroyable

• Avantages sociaux pour les employés

• Plan d'aide aux employés et à leur famille

• 4 semaines de congés payés pour COMMENCER !

• Congés de maladie payés, pauses payées et bien plus encore !

AVANTAGES SUPPLÉMENTAIRES :

• Tous nos emplacements bénéficient de la vie dans le Nord de l'Ontario – travaillez et vivez à quelques minutes de nombreuses pistes de ski, plages, lacs, sentiers et activités de plein air pour toutes les saisons, ainsi que d'expériences artistiques, culturelles et de magasinage uniques.

• Une aide à la réinstallation peut être disponible pour les candidats admissibles.

COMMENT POSTULER

Pour avoir l'opportunité de faire partie de notre avenir passionnant, veuillez postuler via cette offre d'emploi ou envoyer votre CV à :
Ressources humaines
La place des enfants, 400, avenue McKeown, North Bay ON P1B 0B2
Courriel : recruitment@onekidsplace.ca
www.onekidsplace.ca/fr

La place des enfants est déterminé à offrir un environnement inclusif et accessible. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pour participer au processus de recrutement, veuillez l’indiquer en envoyant un courriel à l’adresse cidessus.

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt. Un accusé de réception sera envoyé uniquement aux candidats qui seront interviewés.