About the role
VUE D’ENSEMBLE Le ou la Réceptionniste soutient l’équipe administrative en assurant la gestion quotidienne de l’accueil, la mise à jour des registres du personnel, le traitement efficace du courrier et des appels téléphoniques, ainsi que la transmission des informations importantes auprès des visiteurs et du personnel. Le.la réceptionniste, relève du Responsable, Maintenance et sécurité.
RESPONSABILITÉS
- Accueillir les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques et diriger les communications vers les personnes concernées. Être capable de recevoir environ 55 appels par jours.
- Accueillir les visiteurs et les diriger au bon endroit
- S’assurer de la gestion de l’accueil des visiteurs, fournisseurs et employés sans carte d’accès. sous-traitant (enregistrement sur le registre, communication aux personnes concernés);
- Répondre et rediriger les appels téléphoniques. Au besoin, prendre les messages et les rediriger vers les employés;
- Recevoir, trier et distribuer les envois postaux / envois quotidiens;
- Répondre aux diverses demandes des employés du siège social (dans le cadre de ses fonctions);
- Effectuer le rapport de dépense mensuel (carte de crédit commercial);
- Support administratif de plusieurs départements (Communications, RH, etc.);
- Gestion des inventaires pour les fournisseurs sous sa responsabilité (G&T, Bureau en Gros, Amazon, services de courrier) en matière de fournitures diverses de bureau;
- Assurer les contrôles de sécurité à la réception et tenir les listes de contrôle d’accès;
- Maintenir les procédures de la réception à jour, ainsi que l’annuaire téléphonique;
- Effectuer diverses tâches de secrétariat : classements, vérification des salles de réunions, étiquettes, télécopie, numérisation, entrée des données, petite note de service;
- Maintenir à jour la base de données des stagiaires et consultants;
- S’occuper de la coordination des envois spécifique (Cadeaux de noël)
- Faire partie intégrante de l’équipe d’intervention d’urgence.
FORMATION GÉNÉRALE
- Diplôme d’études secondaire (DES).
COMPÉTENCES ET HABILETÉS
- Facilité à entrer rapidement en contact avec une clientèle variée (clients internes et externes) et à développer une relation de confiance avec ceux-ci.
- Maintenir une attitude professionnelle et discrète en tout temps, en représentant positivement l’image de l’entreprise
- Rigueur, autonomie et professionnalisme;
- Être en mesure de travailler de façon efficace avec des interruptions sporadiques;
- Avoir le souci du travail bien fait et de confidentialité des dossiers;
- Habilité à traiter des informations confidentielles;
- Bonne gestion des priorités;
- Diplomatie, tact, approche client;
- Excellente connaissance des outils informatiques.
LANGUES
- Bilingue, et ce, tant à l'oral qu'à l'écrit (français et anglais).
La connaissance de l’anglais est requise pour ce poste spécifique car Kruger fait affaire avec des partenaires partout en Amérique du Nord et le candidat retenu devra communiquer fréquemment avec ces derniers. Kruger a pris tous les moyens raisonnables pour éviter d'imposer la connaissance de l'anglais, notamment en évaluant les besoins linguistiques réels associés aux tâches à accomplir, en s'assurant que les connaissances linguistiques déjà requises des autres membres du personnel étaient insuffisantes pour l'exercice de ces fonctions et en limitant autant que possible le nombre de postes comportant des fonctions dont l'exercice requiert la connaissance de l'anglais.
About Kruger Inc.
A forward-looking and progressive company since its very foundation over a century ago, the Kruger organization is constantly evolving and looking for the best talent for its establishments located across Canada and the US.
In addition to its traditional industry sectors where the Company built a solid reputation worldwide, namely pulp and paper, paperboard and packaging, Kruger Inc. is now active in such diverse sectors as green energy, tissue products, recycling and biomaterials.
We put sustainable development and the responsible use of resources at the core of our success and several of our establishments and practices are certified under the strictest industry standards.
About the role
VUE D’ENSEMBLE Le ou la Réceptionniste soutient l’équipe administrative en assurant la gestion quotidienne de l’accueil, la mise à jour des registres du personnel, le traitement efficace du courrier et des appels téléphoniques, ainsi que la transmission des informations importantes auprès des visiteurs et du personnel. Le.la réceptionniste, relève du Responsable, Maintenance et sécurité.
RESPONSABILITÉS
- Accueillir les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques et diriger les communications vers les personnes concernées. Être capable de recevoir environ 55 appels par jours.
- Accueillir les visiteurs et les diriger au bon endroit
- S’assurer de la gestion de l’accueil des visiteurs, fournisseurs et employés sans carte d’accès. sous-traitant (enregistrement sur le registre, communication aux personnes concernés);
- Répondre et rediriger les appels téléphoniques. Au besoin, prendre les messages et les rediriger vers les employés;
- Recevoir, trier et distribuer les envois postaux / envois quotidiens;
- Répondre aux diverses demandes des employés du siège social (dans le cadre de ses fonctions);
- Effectuer le rapport de dépense mensuel (carte de crédit commercial);
- Support administratif de plusieurs départements (Communications, RH, etc.);
- Gestion des inventaires pour les fournisseurs sous sa responsabilité (G&T, Bureau en Gros, Amazon, services de courrier) en matière de fournitures diverses de bureau;
- Assurer les contrôles de sécurité à la réception et tenir les listes de contrôle d’accès;
- Maintenir les procédures de la réception à jour, ainsi que l’annuaire téléphonique;
- Effectuer diverses tâches de secrétariat : classements, vérification des salles de réunions, étiquettes, télécopie, numérisation, entrée des données, petite note de service;
- Maintenir à jour la base de données des stagiaires et consultants;
- S’occuper de la coordination des envois spécifique (Cadeaux de noël)
- Faire partie intégrante de l’équipe d’intervention d’urgence.
FORMATION GÉNÉRALE
- Diplôme d’études secondaire (DES).
COMPÉTENCES ET HABILETÉS
- Facilité à entrer rapidement en contact avec une clientèle variée (clients internes et externes) et à développer une relation de confiance avec ceux-ci.
- Maintenir une attitude professionnelle et discrète en tout temps, en représentant positivement l’image de l’entreprise
- Rigueur, autonomie et professionnalisme;
- Être en mesure de travailler de façon efficace avec des interruptions sporadiques;
- Avoir le souci du travail bien fait et de confidentialité des dossiers;
- Habilité à traiter des informations confidentielles;
- Bonne gestion des priorités;
- Diplomatie, tact, approche client;
- Excellente connaissance des outils informatiques.
LANGUES
- Bilingue, et ce, tant à l'oral qu'à l'écrit (français et anglais).
La connaissance de l’anglais est requise pour ce poste spécifique car Kruger fait affaire avec des partenaires partout en Amérique du Nord et le candidat retenu devra communiquer fréquemment avec ces derniers. Kruger a pris tous les moyens raisonnables pour éviter d'imposer la connaissance de l'anglais, notamment en évaluant les besoins linguistiques réels associés aux tâches à accomplir, en s'assurant que les connaissances linguistiques déjà requises des autres membres du personnel étaient insuffisantes pour l'exercice de ces fonctions et en limitant autant que possible le nombre de postes comportant des fonctions dont l'exercice requiert la connaissance de l'anglais.
About Kruger Inc.
A forward-looking and progressive company since its very foundation over a century ago, the Kruger organization is constantly evolving and looking for the best talent for its establishments located across Canada and the US.
In addition to its traditional industry sectors where the Company built a solid reputation worldwide, namely pulp and paper, paperboard and packaging, Kruger Inc. is now active in such diverse sectors as green energy, tissue products, recycling and biomaterials.
We put sustainable development and the responsible use of resources at the core of our success and several of our establishments and practices are certified under the strictest industry standards.