Responsabilités principales

Relevant du ou de la responsable administrative, secteur artistique et adjoint.e exécutif.ve du directeur musical de l’OSM, le ou la COORDONNATEUR.TRICE, ACCUEIL DES ARTISTES coordonne l’encadrement relatif aux séjours des artistes invités. Il ou elle réalise ses activités courantes dans le respect des valeurs et attitudes souhaitées.

Rôles et responsabilités

Assurer une présence (accueil) auprès du directeur musical et des artistes invités lors des répétitions et des concerts de l’OSM, incluant les concerts de musique de chambre;

Mettre à jour et assurer le suivi de tous les horaires de répétition des artistes invités;

Effectuer les suivis requis des contrats d’artistes invités et des lettres d’ententes;

Assurer un suivi de la gestion budgétaire en lien avec le séjour et voyages des artistes (bons de commande, comptes de dépenses, etc);

Effectuer toute la logistique requise pour accueillir les artistes invités;

Agir à titre d’intermédiaire pour les artistes invités avec la direction et le personnel de l’OSM (exigences techniques et artistiques : microphones, lutrins, éclairage, instruments, habilleuse, captations, éducation, philanthropie, etc.);

Coordonner, en collaboration avec le service à la clientèle de l'OSM, les demandes de billets de faveurs des artistes invités et collaborateurs;

Assurer un suivi avec les artistes à la suite de leur séjour (suivi du paiement du cachet, revue de presse, …);

Peut être appelé.e à effectuer les communications et suivis requis en lien avec les agents des artistes tout en informant son ou sa gestionnaire administratif.ve de toutes modifications ;

Peut être appelé.e à assister son ou sa gestionnaire administratif.ve dans tout autre type de tâches du service de la programmation;

Effectuer toute autre tâche connexe.

Exigences demandées

Diplôme d'études universitaires de 1er cycle dans une discipline appropriée ou l'équivalent;

Expérience pertinente de 1 à 3 ans dans une fonction similaire;

Connaissance de la musique classique, un atout;

Expérience en gestion d’artistes;

Excellente communication verbale et écrite (français et anglais);

Expérience en coordination;

Bonne maitrise de la Suite Office;

Disponibilité les soirs et fin de semaine.

Compétences et attitudes organisationnelles requises (valeurs OSM)

Excellence : dépassement – fierté – rigueur;

Innovation : curiosité – créativité – audace;

Passion : engagement – authenticité – plaisir;

Générosité : respect – collaboration – ouverture.

Compétences spécifiques au poste

Autonomie;

Approche client (respect des engagements, proactivité et réactivité);

Sens de la confidentialité et de la discrétion.

Autres compétences spécifiques au poste

Gestion des priorités / Temps;

Habileté à travailler en multi-dossiers;

Habileté à établir et maintenir des relations privilégiées;

Capacité à gérer un budget;

Sens de la planification et de l'organisation.