PURPOSE

This is a two-year contract role that supports the success of the logistics and back-office functions by ensures the efficient (cost and time) processing or cancellation of orders, and to keep key staff advised of potential short falls, or operational situations, and react on the information accordingly.

This position includes processing of incoming/outgoing shipments, preparation and processing of IRA orders, cancellations, assist with task and claims to resolve in a timely manner while adhering to Kitco standards and practices.

KEY RESPONSIBILITIES AND ACCOUNTABILITIES

• The responsibilities of this position include, but are not limited to the following:
• Adhere to all Kitco policies and procedures
• Ensure that all dealings are done with the highest level of professionalism
• Abide by all personnel policies as outlined in the Kitco handbook
• Comply with Kitco’s customer service standards
• Escalate to team lead/supervisor as issues arise
• Act as a backup to all other teams in the Logistics Division as required

ESSENTIAL FUNCTIONS AND TASKS

• Assist in the processing and shipping of transactions, both incoming and outgoing for customers
• Assist in the processing of both “we sell, and We buy” IRA orders.
• Run cancellation report daily, charge customer credit cards for cancellation fees, unpaid balances and past due invoices send payment warnings, and letters, and perform follow-up following Kitco cancellation procedure.
• Assist in confirmation of online orders through ‘Orders by Product’ function in Navision
• Ensure all orders have correct, pertinent, and up-to-date information and creates task to Customer Service team to contact customers if there are any discrepancies
• Assist in the validation and issuance of payments to customers by preparing and sending checks or bank wires
• Assist in the application of E-Marketing payments.
• Assist in the preparation and execution of transfers between depositories and ensuring policies and procedures for transfers are being followed
• Assist in the handling operational aspects of transfer processing
• Assist in the execution and processing of transactions and transfers for storage account orders (CAS), and relaying this information to the vaults
• Assist in the handling of customers’ complaints regarding shipments of products (incoming and outgoing)
• Assist in opening and follow official claims with the insurance companies when needed, fill out necessary paperwork and follow through with CCC and CCT until claims are resolved.
• Assist with KAS and other monthly billing, including application of these payments.
• Responsible for Waybill preparation
• Carry out anti-money laundering/counter-terrorist financing-related duties as required by compliance policy and procedures
• Answer all questions from internal & external customers as required
• Other duties as assigned

REQUIRED SKILLS AND COMPETENCIES:

• Ability to prioritize and multitask
• Vocational Certificate
• 2+ years experience in similar role
• Strong time management skills
• Ability to work under pressure
• Strong analytical skills
• Strong customer service skills
  • Listening, validating, and empathizing
  • Capacity to deal with angry or difficult customers
• Proven analytical skills
• Results oriented
• Self motivated and proactive
• Strong Computer/Internet skills (Microsoft Office and Outlook)
• Basic knowledge of SharePoint an asset
• Strong interpersonal skills
• Strong communication & organization skills
• Reliable with respect to work consistency and time and attendance
• Ability to adapt to change
• Positive attitude and team player
• Willing to learn and fast learner
• Bilingual, excellent skills in spoken and written English

Nearly all suppliers and depositaries for this role are located in the United States.
The Logistics and Backoffice Agent is required to coordinate daily with U.S. partners and colleagues, providing written instructions and process updates.
Given this international scope, proficiency in English is essential to ensure clear and effective communication.
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OBJECTIF

Ce poste est offert dans le cadre d’un contrat de deux ans et vise à soutenir le succès global des fonctions logistiques et administratives en assurant le traitement ou l'annulation efficace (en termes de coûts et de temps) des commandes, et de tenir le personnel clé informé des lacunes potentielles ou des situations opérationnelles, et de réagir à l'information en conséquence.
Ce poste comprend le traitement des expéditions entrantes et sortantes, la préparation et le traitement des commandes IRA, les annulations, l'aide aux tâches et aux réclamations afin de les résoudre en temps opportun tout en respectant les normes et les pratiques de Kitco.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS ET OBLIGATIONS DE RENDRE COMPTE:

• Les responsabilités liées à ce poste comprennent, sans s'y limiter, les éléments suivants :
• Respecter toutes les politiques et procédures de Kitco
• Veiller à ce que toutes les transactions soient effectuées avec le plus grand professionnalisme.
• Respecter toutes les politiques du personnel décrites dans le manuel de Kitco.
• Respecter les normes de service à la clientèle de Kitco.
• S'adresser au chef d'équipe ou au superviseur lorsque des problèmes surviennent.
• Agir à titre de remplaçant pour toutes les autres équipes de la division de la logistique, au besoin.

FONCTIONS ET TÂCHES ESSENTIELLES

• Aider au traitement et à l'expédition des transactions, à la fois entrantes et sortantes, pour les clients.
• Aider au traitement des commandes IRA "nous vendons" et "nous achetons".
• Exécuter quotidiennement le rapport d'annulation, débiter les cartes de crédit des clients pour les frais d'annulation, les soldes impayés et les factures en souffrance, envoyer des avertissements de paiement et des lettres, et assurer le suivi conformément à la procédure d'annulation de Kitco.
• Aider à la confirmation des commandes en ligne par le biais de la fonction "Commandes par produit" de Navision.
• S'assurer que toutes les commandes contiennent des informations correctes, pertinentes et à jour et confier à l'équipe du service clientèle la tâche de contacter les clients en cas de divergence.
• participer à la validation et à l'émission des paiements aux clients en préparant et en envoyant des chèques ou des virements bancaires
• Aider à l'application des paiements de marketing électronique.
• Aider à la préparation et à l'exécution des transferts entre dépositaires et s'assurer que les politiques et procédures de transfert sont respectées.
• participer à la gestion des aspects opérationnels du traitement des transferts
• participer à l'exécution et au traitement des transactions et des transferts pour les ordres de compte de stockage (CAS) et transmettre ces informations aux chambres fortes
• participer au traitement des réclamations des clients concernant les expéditions de produits (entrantes et sortantes)
• participer à l'ouverture et au suivi des réclamations officielles auprès des compagnies d'assurance, le cas échéant, remplir les documents nécessaires et assurer le suivi avec le CCC et le CCT jusqu'à ce que les réclamations soient résolues
• Aider à la facturation KAS et à d'autres facturations mensuelles, y compris l'application de ces paiements.
• Responsable de la préparation des feuilles de route.
• Effectuer des tâches liées à la lutte contre le blanchiment d'argent et le financement antiterroriste, conformément à la politique et aux procédures de conformité.
• Répondre à toutes les questions des clients internes et externes, le cas échéant.
• Autres tâches en fonction des besoins.

APTITUDES ET COMPÉTENCES REQUISES:

• Capacité à établir des priorités et à effectuer plusieurs tâches à la fois.
• Certificat professionnel
• 2 ans d'expérience ou plus dans une fonction similaire
• Solides compétences en matière de gestion du temps
• Capacité à travailler sous pression
• Solides compétences analytiques
• Solides compétences en matière de service à la clientèle
  • Écoute, validation et empathie
  • Capacité à gérer des clients en colère ou difficiles
• Compétences analytiques avérées
• Orienté vers les résultats
• Motivation personnelle et proactivité
• Solides compétences en informatique/Internet (Microsoft Office et Outlook)
• Une connaissance de base de SharePoint est un atout
• Solides compétences interpersonnelles
• Solides compétences en matière de communication et d'organisation
• Fiabilité en ce qui concerne la régularité du travail et le respect des horaires.
• Capacité à s'adapter au changement
• Attitude positive et esprit d'équipe
• Volonté d'apprendre et rapidité d'apprentissage
• Bilingue, excellentes compétences en anglais parlé et écrit.

Presque tous les fournisseurs et dépositaires liés à ce rôle se trouvent aux États-Unis.
L’agent logistique et de back-office doit coordonner quotidiennement avec des partenaires et collègues américains, en transmettant des directives écrites et des mises à jour de processus.
Compte tenu de cette portée internationale, la maîtrise de l’anglais est essentielle afin d’assurer une communication claire et efficace.

About Kitco Metals Inc.:

Founded in 1977, Kitco Metals Inc. is headquartered in Montreal and has offices in New York and Hong Kong. Kitco is one of the largest retailers of precious metals in the world, and a specialized supplier of refining services. The company is an authorized reseller of products made by some of the most prestigious government mints. Kitco’s website, the world’s #1 precious metals reference, is visited by close to a million people every day. A leading industry innovator, Kitco was one of the first precious metal companies to offer free real-time market information applications for smart phones.